Najbolji šefovi imaju politiku otvorenih vrata - zar ne? Ali, što to konkretno znači u praksi? Znači li dobar menadžer da vaš tim može ući, sjesti i "odabrati mozak" kad god poželi?
To ne zvuči vrlo učinkovito - i to zato što nije. Dostupnost zahtijeva mnogo vremena i energije, dva od vaših najvrijednijih i konačnih resursa. Ključno je shvatiti da li se isplati trošak / korist davanja tolikog broja vašim zaposlenicima. Moguće je da ih vaša pretjerana uključenost ne frustrira samo, već vas sprečava da imate vremena za kreativno razmišljanje i za rješavanje zadataka izvan nadzora drugih.
Srećom, četiri su koraka koja danas možete započeti provoditi kako biste popravili ovu situaciju i vratili svoj stil upravljanja:
1. korak: Nula u pitanju
Lako je reći, „moj tim treba mene“, i uključiti se u svačiji rad. Teže je odstupiti i ispitati možete li sebi priuštiti malo odstupanja.
Samosvijest započinje samodijagnozom. Da biste otkrili jeste li previše dostupni, postavite sebi sljedeća pitanja:
- Rastežu li se vaši zaposlenici kad uđete u stanku?
- Nalazite li redovito radeći kasno i vikendom kako biste obavili svoj posao?
- Dolazite li ujutro da nađete liniju zaposlenika koja vas čeka na vratima?
Ako ste odgovorili da na bilo koje (ili sva) pitanja, previše ste dostupni.
2. korak: promijenite svoje navike
Sada kada znate da biste i vi i vaši zaposlenici mogli imati manje koristi, postavite granice stvarajući vrijeme kada ste u svom uredu sa zatvorenim vratima. (Radite u otvorenoj postavci? Blokirajte vrijeme u svom kalendaru kao DND da biste stvorili isti učinak.)
Ali tu se ne zaustavlja. Zajedno s raspoređivanjem vremena za obavljanje poslova za radnim stolom, pružite istim ljubaznostima svojim zaposlenicima. Istina je da želite ostati u kontaktu sa svojim osobljem kako biste maksimizirali mogućnosti prepoznavanja dobro obavljenog posla, pružanja kritičnih povratnih informacija i identificiranja problematičnih područja - ali ne morate im biti 24/7.
Brzi popravak za to je započeti zakazivanje tjednih sastanaka jedan na jedan sa svakim vašim izravnim izvješćima. Jasno navedite da je vrijeme da se prijavite na bilo koja hitna pitanja i postavite bilo kakva pitanja - bilo da se radi o trenutnom projektu ili nadolazećoj inicijativi tvrtke. Za to vrijeme pobrinite se da toj osobi date potpunu, nepodijeljenu pažnju. Provodeći 15 do 30 minuta na razgovor o radu, postignut ćete puno više od odgovaranja na jednokratna pitanja tijekom dana dok žurite s jedne na drugu stvar.
Korak 3: Ostanite na temi
Kada je u pitanju pažnja, previše menadžera koji prenaglašavaju svoju dostupnost nadoknađuju ne slušanjem dovoljno ili svom punom pažnjom. (Ako ih njihovi zaposlenici uvijek traže, kad god će drugi odgovoriti na e-poštu?). Ograničite ove prekomjerne rezerve tako da budete jasni koje su (a ne) odgovarajuće teme za vaš tim.
Primjerice, jednom sam imao izvršnog asistenta koji je činio naviku dijeliti sa mnom nekoliko puta duboko osobne probleme koji nisu povezani s radom. Nakon nekoliko dana takvog ponašanja, učinio sam dvije promjene. Prvo sam organizirao taj tjedni sastanak jedan na jedan kako bih pregledao njene projekte i zatražio da tada osmisli sve što je u vezi s njenim radom (koji tada nije bio hitan). Drugo, zamolio sam je da objedini svoje brige i ograniči ih na teme vezane uz ured na tim sastancima. Upalilo je. Prestala mi je dolaziti s osobnim problemima i rasli smo jači radni odnos.
Dakle, to ne znači da nikad ne možete preći iz teme. Nisi robot, a niti jedan je vaš tim, i trebali biste njegovati odnose s njihove popise obaveza. Međutim, postavljanjem jasnih granica prigodnog vremena za razgovor o njihovim vezama, životima za izlaske, njihovim redovima na Netflixu i planovima za vikend, možete uštedjeti puno prekida. Jednostavno kao kad kažem od 9 ujutro do podne, ja intenzivno radim na ispunjavanju rokova projekta, pa vas molim da pripazite samo ako je to zaista važno.
Korak 4: Poduzmite male korake za osnaživanje (i ponovno obučavanje) svojih zaposlenika
Koliko god dugo bili zaduženi, rekli ste zaposlenicima da mogu da se jave u bilo koje vrijeme tijekom radnog dana i da vam šalju e-poštu u bilo koje vrijeme izvan radnog vremena. U pravu ste kada mislite da ne možete jednostavno poslati e-poštu na kojoj piše: "Od sada, molim vas, krenite mi samo sa hitnim pitanjima i ostavite me da radim ostatak vremena."
Umjesto toga, potaknite promjenu po malo. Kad vam vaš tim dođe s pitanjem, umjesto da odmah date odgovor, raspitajte se što bi on radio. Ako vam netko dođe tijekom vremena koji biste stavili na kalendar kao "DND", pitajte treba li hitnu pomoć ili se može vratiti kasnije.
Kad se razgovor okrenuo osobnom, budite jasni u vezi s tim da morate ispuniti rok ili riješiti neki drugi problem. Ako želite nastaviti razgovor, svakako postavite vrijeme za razgovor o tome, po mogućnosti u radnom okruženju, poput kave ili ručka.
Politike otvorenih vrata i aktivno slušanje izvrsne su strategije upravljanja. Međutim, čak i najbolje prakse dovedene do krajnosti stvaraju neučinkovitost i neučinkovitost. Negdje u svemiru šefova postoji ravnoteža između pravog uključivanja i pretjeranog broja ljudi. Ali znati da je u redu i produktivnije stvoriti vrijeme za zatvaranje vrata - doslovno i figurativno - sjajan je početak.
