Koliko ste puta razgovarali o tome?
Očito je izuzetno frustrirajuća situacija. Kako ste trebali češljati kroz desetine poruka e-pošte koje ste dobili u proteklih nekoliko sati sami kako biste pronašli onu ključnu poruku koja je imala zadatak koji je trebao pronto? Ako koristite e-poštu pametnim putem - samo provjeravate pretinac pristigle pošte nekoliko puta na dan - možda još niste ni vidjeli poruku!
To je uobičajena dilema, na koju je vjerojatno netko u radnoj snazi naišao u nekom ili drugom trenutku (ako ne redovito). Postavlja se i važno pitanje: Koji je oblik komunikacija prikladan za zahtjeve u stvarnom vremenu u odnosu na zadatke koje je potrebno ispuniti u narednim danima?
Da biste riješili ovo pitanje etiketa za uredsku komunikaciju, Cyrus Stoller, programer, ima sustav koji biste trebali razmotriti među svojim suradnicima. Raščlanjivanje je prilično jednostavno:
- Ako vam je potrebno nešto učiniti u roku od 30 minuta, nazovite osobu.
- Ako vam je potrebno nešto u roku od dva sata, javite mu se.
- Ako trebate nešto obaviti u radnom danu, pozovite osobu.
- Ako vam je potrebno nešto učiniti u narednih par dana, pošaljite mu e-poštu .
Iako stvarni kvar može varirati ovisno o načinu na koji vaš ured radi (na primjer, u malom uredu, možda bi imalo smisla samo se zaustaviti za nečijim stolom, a ne nazvati), ono od čega dolazi Stoller je ključno: E-pošta ne smije biti zadana sredstva za komunikaciju kako bi se pronašlo preko svega što treba znati ili se baviti u stvarnom vremenu.
Naravno, ovaj je sustav prilično jednostavan za implementaciju tijekom rada s bliskim kolegama i klijentima, ali kako navesti druge ljude u uredu da igraju? Evo nekoliko pokušaja:
- Postavite automatski odgovor na e-poštu koji će ljudima reći kako da stupe u kontakt s vama ako se o tom pitanju treba riješiti u narednih sat ili dva.
- Ako naiđete na e-poštu sa zahtjevom za akciju u stvarnom vremenu, pristojno podsjetite svoje suradnike da biste željeli da se ova poruka prenese putem telefonskog poziva ili teksta, jer možda nećete stići na njihov e-mail na vrijeme ako dođe do još jednog hitnog slučaja.
- Ako ste u nekoj vrsti upravljačke uloge, postavite standarde u uredu. Neka vaši zaposlenici otvoreno razgovaraju o tome kako bi željeli da drugi komuniciraju s njima ako nešto treba učiniti umjesto da svi pretpostave da je e-pošta u redu.
Za kraj, podsjetite sve da je ovakav sustav zaista win-win. Nitko nije prikovan za pristigle pošte i hitni zadatak se više nikada neće poništiti.
