Kada zaposlenik nervozno pristupi vašem uredu s vlažnim rukama i glavom prema dolje, to može značiti samo nekoliko stvari: Ona je samo "slučajno" ljutitoj klijentici podelila dio svog razmišljanja, pogrešno je stavila konačnu kopiju financijskog izvještaja u papir prolije ili - daje vam otkaz za dva tjedna.
Nadamo se da se nikad nećete morati baviti cijelom stvari oko drobljenja papira, ali kao menadžer, prije ili kasnije naći ćete ostavku zaposlenika. Bez obzira na to je li zvjezdana zaposlenica za koju ste mislili da živi ili ste oboje vidjeli da to dolazi, na vama je da sljedeća dva tjedna - i prijelaz nakon - učinite što jednostavnijim za vas, vaš tim i za vaš tim uskoro postati bivši zaposlenik.
Pregledajte situaciju
Prema mom iskustvu, način na koji zaposlenik prilazi svojim preostala dva tjedna može biti potpuno nepredvidiv. Imala sam zaposlenike koji su bili vrhunski zaposleni i održavali svoj zvjezdani posao do zadnjeg petka u pet sati, ali isto tako sam imao i tipično sjajne zaposlenike koji se pretvaraju u neproduktivne i kisele - konkretno jednu, koja je otvoreno najavila svoje nezadovoljstvo poslom. njezine suradnice i otvoreno mi je rekla (njen neposredni nadzornik!) da je „više nije briga više.“
Dakle, vaš prvi korak je da pripazite na opći stav zaposlenika kada daje ostavku. Izražava li zabrinutost što će završiti svoj preostali posao? Ili, poput ostavke, moja ostavka odjednom joj daje mogućnost da se otvoreno žali i ne poštuje preostali posao?
Procjena njezine reakcije može vam pomoći na nekoliko načina. Prvo, pomoći će vam da odlučite kako najbolje najaviti njen odlazak ostatku tima - bilo da to prepustite vama da to kažete svojim kolegama ili ćete sazvati brzi sastanak tima kako biste mogli postaviti ton prije nje. To može dovesti i do rasprave o tome kako će se snaći u sljedeća dva tjedna. Iako je očito njezin izbor da u svom privatnom životu razgovara o nezadovoljstvu (ili svom uzbuđenju zbog svog novog posla), radno mjesto nije odgovarajuće mjesto - i možda ćete joj morati to reći.
Razviti plan tranzicije
Sljedeći je korak zajedno s zaposlenicima razviti plan tranzicije. Njezina ideja o onome što treba dovršiti prije nego što napusti tvrtku može se razlikovati od vaše, pa je važno zajednički napraviti popis svih svojih redovnih tjednih obveza, projekata na kojima trenutno radi i s klijentima s kojima održava neposredan kontakt. Provedite dovoljno vremena na ovom popisu čineći ga sveobuhvatnijim jer ćete uskoro trebati odlučiti tko će kratkoročno preuzeti te projekte i odgovornosti. Trebali biste zajedno odlučiti kako proaktivno kontaktirati zaposlenike redovitim klijentima, dobavljačima i kolegama kako njihovi e-mail i telefonski pozivi odjednom neće ostati bez odgovora.
Plan tranzicije trebao bi se spustiti sve do bilo kojih određenih labavih krajeva koje je potrebno vezati prije nego što se kolač koji odlazi iseče u petak popodne (npr., Primanje konačnog odjave iz prošlogodišnjeg proračuna ili dovršavanje plana za sljedeći mjesec sastanak odjela). Imajući konkretan i konačan popis konačnih zadataka, vašem će zaposleniku pružiti osjećaj svrhe i strukture posljednja dva tjedna - i osigurati će da njegov prijelaz bude što lakši.
Preporučujem da to učinite u roku od tjedan dana od kada se obavijestila, a zatim se ponovno prijavila nekoliko dana prije odlaska kako bi se uvjerila da je na putu da sve završi.
Budite sigurni da znate što ona zna
Prije nego što vaš zaposlenik izađe kroz vrata, pobrinite se da sa sobom ne uzima bitne informacije. Ne mislim da biste trebali provjeriti njezinu torbu za kopije financijskog izvješća tvrtke - ali ako je dugo bila s tvrtkom, velika je šansa da je razvila neke jedinstvene vještine ili znanje koje možda vi i ostatak tima možete ne biti svjestan. A ako ne prebacite to znanje na drugog člana tima, to će se otvoriti kroz vrata zajedno s tim zaposlenikom.
Prije otprilike godinu dana jedan moj zaposlenik napustio je tvrtku prilično iznenada. Nakon što je nije bilo nekoliko dana, shvatio sam da je ona posljednja zaposlenica cijelog odjela s radnim znanjem starog softverskog programa - onog kojeg više nismo prodavali, ali ponudili smo tehničku podršku. Budući da je ona jedina koja je znala raditi taj softver - bili smo u velikoj nevolji.
Dakle, uzmi to od mene - važno je procijeniti znanje zaposlenika koji je podnio ostavku. Ako otkrijete da ona zna nešto što treba podijeliti s timom, sjednite s njom i provedite "prijenos znanja" - to je, neka joj temeljno objasni (ili još bolje, dokumentira) to znanje, tako da vam nije ostalo u žurbi kad ode za par tjedana.
Procijenite potrebu za nadomještanjem
Nakon što izradite plan tranzicije i obavite prijenos znanja, imat ćete prilično dobru ideju o tome što je točno učinio vaš zaposlenik i koliko će posla ostati kad je nema. Zatim ćete htjeti usporediti te podatke s trenutnim prioritetima, zadacima i radnim opterećenjem vašeg tima kako biste odredili treba li i kada trebate zaposliti zamjenu.
Na primjer, možda shvatite da je njezino radno opterećenje tako zastrašujuće da biste trebali što prije dobiti temp. U drugim ćete slučajevima moći dijeliti sve njene projekte trenutnim članovima tima nekoliko tjedana dok čekate da pronađete pravog kandidata. Ili ste možda shvatili da je sada pravo vrijeme da restrukturirate poziciju i kako se ona uklapa u vaš tim. Ako ste, primjerice, jednostavno mogli prepustiti preostali posao svog zaposlenika drugim članovima tima, možda se možete odreći zapošljavanja drugog voditelja projekta i umjesto toga odlučite se zaposliti prodajnog suradnika koji može započeti generirati više potencijalnih klijenata.
U svakom slučaju, dobra je ideja što prije započeti bilo kakve procese zapošljavanja. Dakle, u roku od nekoliko dana nakon što je dala ostavku, polirajte taj opis posla, prijavite HR i spremite se da iskopate neke životopise.
Poželite svom zaposleniku dobro
Za kraj, zapamtite da je posao gubitka zaposlenika više nego pravedan posao. Bez obzira na okolnosti, pobrinite se da oboje odete pod dobrim odnosima. Poželite joj dobro u novom položaju, ponudite joj da bude referenca u budućnosti i potaknite je da ostane u kontaktu. Čak i ako njezin učinak nije bio najveći tijekom ta posljednja dva tjedna, nema potrebe za spaljivanjem tog mosta - nikad se ne zna kada ćete u budućnosti opet preći staze.
Gubitak zaposlenika (posebno velikog) je težak - ali kao menadžer, s tim ćete se morati suočiti prije ili kasnije. Dakle, najbolje je biti pripremljen s akcijskim planom - i naravno, srdačna čestitka i oproštajni kolač uvijek mogu pomoći u olakšavanju bolova.
