Dobio posao? Ona koja uključuje računalo, internetsku vezu i stol?
Tada ćete vjerojatno napisati roman vrijedan e-pošte ove godine - dok se bavite sa oko 100 e-poruka dnevno.
Mislim da se svi možemo složiti: Preopterećenje e-pošte doseže vrućinu. (A nije dobra groznica, poput diskoa ili kukavice. Loša groznica. Kao tifus.)
Kao i većina ljudi, i ja sam proveo dosta vremena razmišljajući kako organizirati e-poštu, odrediti prioritete i brže odgovoriti na e-poruke. Ali u posljednje vrijeme razmišljam o zanimljivijem pitanju: Kako mogu „trenirati“ ljude (nježno i ljubavno, naravno) da mi u prvom redu šalju manje e-mailova?
Ovdje su tri moje omiljene tehnike.
Jesu li to revolucionarni koncepti? Ne baš. Jesu li zdravi, razumni podsjetnici? Mislim da da. Ako se slažete, nadam se da ćete mi poslati e-poštu i reći mi sve o tome. (Samo se šalim. Potpuno.)
1. Ne odgovarajte odmah na svaku e-poštu (ili uopće)
Ovo možda zvuči kontratuktivno, ali kada se zaista ukopčate u njega, puno "hitnih e-poruka" ima tendenciju da se riješe bez vaše pomoći.
Dokazan slučaj: Otprilike jednom dnevno dobit ću nepristojnu e-poštu od simpatičnog klijenta, kolege ili kupca koji kaže nešto poput:
„Alex! Pomozite! Pokušavam to učiniti _________, ali ne mogu se sjetiti što si mi rekao da radim u vezi s _________. Možete li me ponovo podsjetiti? "
Otprilike u 90% vremena, ako čekam sat ili dva i ne učinim ništa, ta ista osoba uzvrati odgovor i kaže:
„Alex! Hura! Shvatio sam. Moja greška. Nema veze!"
Odabirom da ne reagirate odmah, „obučavate“ ljude da budu samouvjereniji - dok stvarate razumna, realna očekivanja o tome koliko ćete brzo moći odgovoriti.
Ovdje se, naravno, poslužite zdravim razumom. Ako radite na poziciji za korisnike - a ključni element vašeg posla je da brzo reagirate na ljude kojima je potrebna vaša pomoć - onda će očito vaša definicija "kome treba moja pomoć" biti drugačija od nečijeg.
Ali bez obzira kakav posao imate, možete pokušati s tim sljedećim korakom.
2. Stvorite automatski odgovor s korisnim odgovorima na često postavljana pitanja
Napravite popis Često postavljanih pitanja koja vam ljudi šalju, iz dana u dan. Zatim ukucajte svoje odgovore u automatski odgovor koji ljudima pruža upravo ono što im treba.
Vrlo je učinkovit, i opet šalje suptilnu poruku da cijenite ljude koji su spremni pomoći sebi.
Evo jednostavnog primjera:
Hej!
Hvala na pisanju.
Ako čitate ove riječi, to znači da sam duboko u koljenu u velikom, uzbudljivom projektu - i neću provjeravati svoju e-poštu nekoliko sati.
Ali zahvaljujući čaroliji e-pošte, još uvijek vam mogu pomoći u ovom trenutku!
Ako šaljete e-poštu da biste postavili sastanak:
Koristite moj alat za raspolaganje putem interneta ovdje. To je najbolji način za zaključavanje vremena.
Ako šaljete e-poštu kako biste ažurirali status na Project XYZ:
Molimo pogledajte ovdje ažuriranu vremensku traku.
Ako imate krajnje osjetljivo pitanje:
Molim te, zvoni moju ćeliju na ### - ### - ####. Ili uđite do mog stola na trećem katu. Ja ću biti okolo.
3. Odgovorite deklaracijama, a ne više pitanja
Ako svoju e-poštu zaključujete otvorenim pitanjima poput ovih:
"Što mislite, koji biste trenutak trebali ručati?"
"Sjećate li se kako ažurirati web mjesto ili vam treba pomoć?"
"Što mislite, kako bismo trebali postupiti odavde?"
Vaša će pitanja generirati samo više e-poruka, uz još više pitanja, koja će vam trebati stalnu misao i pažnju.
Dakle, umjesto otvorenog pitanja, pokušajte završiti svoju e-poštu s jasnom izjavom, poput:
"Idemo na ručak u 12:30. Vidimo se u kafiću Luna. "
„Kada ste spremni ažurirati web mjesto, evo WordPress vodiča i poveznice na smjernice za robnu marku naše tvrtke. Ovdje sam ako vam treba dodatna pomoć. "
„Ponovno se povežemo za jedan tjedan. Nazvat ću vas u 10 ujutro sljedeći ponedjeljak. "
Ako ono što predlažete ne uspije za vaše primatelje, dobro, obavijestit će vas! Ali većinu vremena bit će vam zahvalni na vašoj preciznosti. Eliminiraš mentalne noge nogu za njih - a da ne spominjemo dugi niz nepotrebnih utvrda.
Da sve to zbrojim?
Ako želite osposobiti ljude da vam šalju manje (i boljih) poruka e-pošte: Modelirajte ponašanje koje želite vidjeti u svijetu.
Ako steknete običaj slati e-poštu prijateljima i kolegama i pitati za savjete o stvarima koje bi vam vjerojatno mogao biti samo Google, onda će i drugi vjerojatno isto učiniti s vama.
Ako pišete dugačke, brbljajuće, slagalice-zagonetke, e-poruke, dobit ćete odgovore koji su podjednako mistični.
Ali ako ste promišljeni i sažeti, tada ćete povisiti traku za sve iz svog kruga - podučavajući ostale kako želite da se prema njima postupa.
Dakle, budite jasan i dosljedan učitelj. Vaša pošta (i psiha) će vam zahvaliti.
