Ako na sastanke gledate kao na nužno zlo kroz koje ćete proći, možda će propustiti idealnu postavku za pokazivanje svojih voditeljskih vještina.
Kao što Luann Pendy, potpredsjednik globalne kvalitete tvrtke Medtronic, objašnjava, „Sastanci su vaša najveća prilika da budete vidljivi i pokažete svojoj organizaciji ono što donesete za sto.“
Pendy bi trebala znati. Ona nadzire kvalitetne operacije i zadužena je za osiguravanje medicinskih proizvoda za pacijente širom svijeta koje su najviše kvalitete i pouzdanosti. "Sastanci su kako postižemo posao", nastavlja ona. Ali ona nije uvijek ta koja zove pucnjeve. „Većinu svog vremena provodim sudjelujući u sastancima, a ne vodeći sastanke. Cilj mi je biti dobar sudionik sastanka, jer tada vođe žele da dođem na njihove sastanke kako bih im pomogao. "
Vidite, kako biste bili prepoznati kao vođa u nadolazećoj fazi, morat ćete pružiti dokaze da ste sposobni isporučiti mnogo više nego što vaš opis posla traži. Kako Pendy kaže, „Možete koristiti svoje vrijeme na sastancima da biste pokazali svoju učinkovitost, inteligenciju i svoje liderske sposobnosti.“ Teško je pokazati taj potencijal kada sjedite za radnom stanicom, glavom prema dolje i radeći svoj posao.
Govor i sudjelovanje na sastancima može vam biti najbolja prilika da preusmjerite percepciju drugih o vama: od taktičara do stratega, od izvršitelja zadataka do agenta promjene i od izvršitelja do vođe. Sa svojim suigračima, menadžmentom i povremeno ključnim visokim vođama u sobi sastanci su prilagođena platformi za oblikovanje načina na koji vas drugi u vašoj organizaciji doživljavaju.
Kako biste iskoristili tu priliku, evo četiri Pendyna savjeta o tome kako voditi sastanke, čak i kad niste voditelj sastanka.
1. Znajte svoju ulogu
Prije sastanka proučite dnevni red i shvatite svoju ulogu u konferenciji. Pendy preporučuje razmotriti nekoliko ključnih pitanja poput: Zašto ste pozvani na sastanak? Kako vođa želi da sudjelujete? Koja je svrha sastanka? Što se očekuje od vas?
Zatim, nadmašite ta očekivanja. "Vrlo je važno osigurati da ispunite ulogu koja se očekuje od vas", dodaje ona.
Na primjer, jeste li tu da biste ažurirali status svog dijela poslovanja? Nemojte samo reći: "Stvari idu dobro", kada možete donijeti činjenice i podatke da biste svoje mišljenje učinili većim. Umjesto toga, recite "Zadovoljstvo kupaca je više za 3% u odnosu na prošli mjesec", i dajte analizu zašto. Ili ako dolazite kao vanjski stručnjak (npr. Kao marketinški stručnjak koji prisustvuje inženjerskom sastanku), pokušajte predstaviti jedinstvenu perspektivu, poput kupca.
Ako ne znate svoju ulogu, pitajte. U najmanju ruku, zaradit ćete bodove za brigu.
2. Govori gore
Prije nekoliko godina Pendy je dobivala povratne informacije da je na sastancima doživljava kao teško čitanje i tišinu, a kao rezultat toga ljudima je bilo teško raditi s njom.
Ovi komentari su Pendyju bili privlačni za oči. "Išao bih na sastanke i bio bih vrlo uljudan i pošten", objašnjava Pendy. "Slušala sam što svi govore, obrađivala i naučila", rekla je. Radeći to, međutim, neki su suradnici smatrali da ona nije angažirana niti zainteresirana za ono što se događa.
"Tako sam se promijenila", prepričava. Počela je govoriti i odmah je počela dobivati više pozitivnih povratnih informacija. „Zaposlenici su rekli:„ Hvala na podršci. “ Moji vršnjaci su rekli: "Hvala što dijelite svoje misli i svoje ideje." A uprava je rekla: "Hvala što ste vodili."
Umjesto da čekate dozvolu ili pozivnicu za razgovor, pripremite se s očekivanjem da ćete dati svoj doprinos. Brainstormirajte najmanje tri točke za razgovor unaprijed i izazovite sebe da prikažete svaku točku tijekom sastanka. Kako se sastanak odvija, sve je teže probiti se u razgovor, pa rano govorite da uspostavite svoj „glas“ u sobi.
A ako nemate prijedloge koji dodaju vrijednost razgovoru? Ako se založite za zalaganje stajališta suradnika ili postavljanje dobro osmišljenog pitanja, može ići jednako daleko.
3. Pronađite mentore za sastanke
Pendy predlaže pronalazak uzora koji dobro kreće na sastancima. „Pronađite nekoga u vašoj organizaciji koji će dobro znati s korporativnim etiketom i uspješan u vođenju i sudjelovanju na sastancima. Promatrajte ih da vidite kako njihovo ponašanje doprinosi njihovom uspjehu ", nudi ona. "Naučit ćete puno o kulturi i etiketu vaše organizacije."
Na primjer, shvatite koliko pitanja i komentara se smatraju prikladnima i što se gore smatra. U nekim korporacijskim kulturama pitanja se mogu bolje primiti izvan sastanka, a ako radite protiv tog etiketa, teško ćete uspjeti.
Ili, na primjer, recimo da vidite učinkovitiji način za strukturiranje vremenske trake projekta. Pomaže znati da li sastanak etiketa naređuje da se promjena vrši grupnim konsenzusom tu i tamo, ili ako vjerojatno ne biste trebali trošiti vrijeme sastanka, raspravljajući o pitanju koje bi se moglo brzo riješiti u privatnom razgovoru.
Pažeći pažljivo prema nepisanim i neizrečenim pravilima sastavljanja etiketa, možete se voditi učinkovito izbjegavajući pogrešne korake koji mogu naštetiti vašoj reputaciji.
4. Budite prisutni
Ako ste bili uključeni u pozivnicu za sastanak, očekuje se da budete tamo da date svoj doprinos. Važan dio toga je sjediti za stolom. "Često vidim kako mlađi zaposlenici ulaze u sobu u kojoj postoji veliki, dugački konferencijski stol i pokušavaju pronaći stolicu u kutu od stola", rekao je Pendy. "To ne izgleda kao da su pozitivni, samouvjereni, angažirani i oduševljeni. Način da se sjedne za stol je doći na vrijeme ili rano, tako da postoji otvoreno sjedalo. "
Prema Pendyju, važno je i vaše držanje. "Stavite laktove na stol - nešto što vas je majka naučila da nikada ne radite za večerom", preporučuje ona. Iznenađeni? "Kad ste na poslovnom sastanku, ako se nagnete naprijed i stavite laktove na stol, to govori grupi da ste angažirani, zainteresirani i imate nešto za pridonijeti."
Suradnica profesorice Harvard Business School Amy Cuddy TED Razgovor je prikupio više od 16 milijuna pogleda, popularizirajući poziciju moći - „Čudesna žena“ koja podiže samopouzdanje i povećava percepciju drugih o vašem autoritetu.
Prema Cuddyju, ustanite i govorite ako je to moguće, s udobnim razdvojenim nogama, ramenima, bradi i raširenim rukama, tako da govor tijela dodaje vašoj poruci vjerodostojnost. Djeluje i kad sjedite; sjedeći ravno s ispruženim rukama povećava prostor koji zauzimate, što je demonstracija moći.
Na kraju, ne napustite sastanak bez volontiranja da biste nešto vodili ili preuzeli akciju. Jamčite si mjesto na dnevnom redu na sljedećem sastanku.
