Kad je riječ o e-porukama, obično sam prilično riječi.
Živim s intenzivnim strahom da se ne ispadnem previše izravno ili hladno, a postoji nešto u vezi tih dodatnih riječi, ljepota i (sramotno) uskličnika zbog kojih zvučim malo toplije i prijateljskije.
Ali, ovdje je stvar: u konačnici gubim svoje vrijeme - zajedno s vremenom osobe koja je čitala moju poruku.
Nitko ne želi trošiti svoju dragocjenu mentalnu energiju prolazeći kroz pahulje kako bi došli do svoje točke. Dakle, ako u vašem srcu imate mekanu mrvicu za razgovore i cvjetni jezik poput mene, kako možete uspjeti ukloniti vlastite poruke stvarima koje su doista važne?
Evo četiri korisna savjeta koji su mi pomogli:
1. Izrežite riječi i izraze za popunjavanje
Velike su šanse da u svoju e-poštu špricate fraze punila.
Ne vjerujete mi? Upišite e-poruku kolegi i pogledajte koliko ste puta uključili riječi "Mislim." Iako to pomaže da omekšate vaš jezik, to je posve nepotrebno. Pretpostavlja se da to mislite, jer ste vi onaj koji je napisao poruku.
Isto pravilo vrijedi i za riječ poput "pravedno". Svi je papričamo tu i tamo. Ali u većini slučajeva to bi se moglo potpuno izrezati.
Kad je riječ o filtriranju bilo kojeg drugog nereda koji bi se mogao sakriti, postoji još jedan savjet mojeg bivšeg instruktora novinarstva koji se još uvijek drži me: Potražite gdje ste uključili zareze. Mnogo puta slijede kvalifikator koji možete izbrisati. Znate, stvari poput "Nepotrebno je reći", "Međutim", "Zaista", ili čak "Znate" koje sam koristio za početak ove rečenice.
2. Koristite Bullet Bodove
Uključivanje potrebnog konteksta je jedno. Ali, pogotovo u e-porukama, primamljivo je pretjerati i napuniti svoju poruku prepunom svih vrsta nebitnih detalja.
Zato upotreba metaka za metke može biti od velike pomoći - oni vas natjeraju da budete daleko sažetiji i usredotočeni na svoje pisanje. Izazovite da utvrdite postoje li odlomci koje bi bilo bolje pretvoriti u skraćeni popis.
Iako ne želite da vam cijela e-pošta naizgled beskrajno predstavlja popis metaka, lomljenje nekih većih dijelova teksta može vam pomoći da vašu bilješku bude kraća (i daleko organiziranija).
3. Usmjerite ljude na odgovarajuće dokumente
S vremena na vrijeme, informacije koje očajnički pokušavate ugurati u svoju e-poštu već su zabilježene drugdje - bilo da se radi o dokumentu, prezentaciji, web stranici ili nečemu drugom.
Nema potrebe za izumljanjem kotača. Dakle, ako možete iskopati dodatni resurs koji već dijeli sve te informacije o znanju, uputite svog primatelja na to - umjesto da ga pokušavate sažeti.
4. Preskočite Mali razgovor
Ako ste išta poput mene, pogledali ste jedan savjet i pomislili, šalite li me? Preskakanje tih ugoda sigurno će me pretvoriti u uredsko čudovište!
Dolazim tamo odakle dolazite - preferiranje svake moje poruke prijateljskim pitanjem čini se uljudno. No, sve češće od toga ostaje bez odgovora. To je onaj potpuno nepotreban dio koji većina ljudi samo preglasa.
Slobodno se držite brzog i ugodnog „Nadam se da vam ide dobro!“ Međutim, vjerojatno je najbolje pritisnuti gumb za povratni prostor na bilo čemu što nadilazi.
Ovi trikovi na djelu
Želite dokaz da ovi savjeti zapravo djeluju? Pogledajte primjere u nastavku da biste vidjeli kako druga e-pošta dobiva istu točku kao i prva - s puno manje riječi.
- U ovom kvartalu prodajne brojke su u padu. Kako to možemo predstaviti na način koji nije previše negativan?
- Prezentacija bi mogla biti jača ako provjerimo redoslijed. Što misliš?
Prvi email je 198 riječi. Drugi? To je sažet i protumačen 93 riječi, što znači da je prva poruka bila dvostruko dulja od druge.
Budite upozoreni da će nekim porukama biti lakše primijeniti ove taktike u odnosu na druge. I, vjerojatno nećete moći presekati pola svakog pisanog na pola.
Ali ne dopustite da vas to obeshrabri. Umjesto toga, zapamtite da je najvažniji čin pokušaja da budete učinkovitiji i učinkovitiji u vašoj pisanoj komunikaciji. Sve dok je svjesno svjestan da se radi o nečemu što će se s e-mailom sigurno poboljšavati.
