Da li se ikada osjećate kao da vičete u crnu rupu kad pošaljete e-poštu ili nekome ostavite govornu poštu? Izložite svoj zahtjev u svemir - a zatim sjednete za svoj stol s prekriženim prstima nadajući se pravovremenom odgovoru.
Zahvaljujući svom poslu u PR svijetu, sve sam to vidio kada su u pitanju poruke bez odgovora. Vodio sam prepisku s CEO klijentima (aka neprestano zauzetima), rukovoditeljima i pravnim timovima klijenata mojih klijenata (aka onima koji misle da nisam važan) i medijima (aka onima koji ne žele se baviti PR osobama). I usput sam naučio puno o tome kako dobiti odgovore kad ti trebaju.
Bez obzira na razlog kašnjenja, evo nekoliko savjeta kako zaposliti one koji su zaposleni (i da, dosadni) sporih odgovornih osoba da obrate pažnju.
Uspostavite vezu
Prvo i najvažnije, kada se povezujete s drugom osobom, morate mu dati razlog da vam želi pomoći.
Započnite izbjegavanjem grešaka koje trenutno isključuju prijemnik. Napisati krivo njegovo ime je dobar primjer: znam da je to osnovno, ali ne mogu vam reći koliko e-poruka dobivam za Ashely ili Ashleigh - a kad to učinim, osjećam se iznervirano i manje je vjerojatno da ću brzo odgovoriti. Također, pokušajte ne zvučati poput prodaje (na primjer, "Želio bih razgovarati s vama o tome …") - nitko se ne želi baviti time.
Umjesto toga, privucite pažnju svog kontakta čineći sve relevantnim za njega ili nju. Volim reći sve što je moguće s "vi" - na primjer, umjesto da kažem: "Moram da pogledate ove obrasce", recite, "vašem klijentu je potrebno odobrenje za ove obrasce." To je jednostavan, ali učinkovit trik.
Također možete ugoditi ljudima igrajući se na njihovu osobnost ili gumbe. Na primjer, netko tko ima pomalo ego vjerojatno će najbolje reagirati na potvrdu koliko je on važan (npr. „Shvaćam važnost vašeg vremena, pa predlažem da se javimo na 10-minutni poziv za razgovor. studija slučaja. ").
Ostavite jednostavan odgovor brzo
Čak i ako je vaš kontakt zainteresiran za pomoć, osoba koja je zauzeta neće imati vremena plivati kroz zbunjenu e-poštu ili slušati dugačku bešćutnu govornu poštu. Dakle, potrudite se da pojednostavite svoju poruku i olakšate mu brzo reagiranje pomoću sljedećih taktika.
Imati informativnu liniju
Pomoću retka predmeta odmah naznačite svoje potrebe i pomognite primatelju da prioritizira vaš zahtjev. Počevši s nečim poput "Za pregled", "Zahtijeva povratne informacije" ili "Molim odgovorite do utorka", brz je način da vaša očekivanja postanu jasna od početka.
Dođite ravno do točke
Ne trošite puno vremena na svoju poruku s nerelevantnim informacijama ili uslugama. Budite pristojni s kratkim, „Nadam se da jutros dobro postupa s vama“, zatim zaronite u uvod i razlog za zadovoljavanje prijemnika. Neka i ovo bude jednostavno (npr. "Vaš klijent X i ja radimo zajedno na Y, a obaviješten sam da ste najbolji kontakt za Z").
Dajte rokove za zadatke
Da biste spriječili da se vaša e-pošta ili glasovna pošta stavi na hrpu "kad god dođem do nje", postavite određena pitanja ili postavite radnje i odredite vremensku traku za kada biste radije odgovorili. S određenim projektima i klijentima postigao sam uspjeh tvrdeći, "Molimo vas da nam pošaljete povratne informacije do petka. Tada ću ažurirati i poslati ovaj dokument ostatku tima na pregled. "To je lijep način da se podrazumijeva:" Ako ne stignete na vrijeme, izgubili ste govor oko toga. „.
Dajte preporuku
Ako tražite odgovor na pitanje ili rješenje problema, uvijek navedite nekoliko različitih opcija i svoju preporuku. Radeći to, osoba s kojom kontaktirate mora što manje razmisliti, a može odgovoriti brzo "Da, preporuka je u redu" ili "Idemo s opcijom br. 1".
Pratite pametno
Tako ste olakšali svom primatelju da odgovori, a još uvijek ne dobijate odgovor. Što sad? Vrijeme je za praćenje. U ovom je trenutku teško biti ravnoteža korisna i dosadna, ali moguće je slijedeći ispravnu liniju komunikacije.
Nakon vašeg početnog e-maila, pošaljite brzo slijedenje koje ima smisla prema vašem roku. Ova adresa e-pošte treba sadržavati vaš originalni e-mail s kratkom rečenicom na vrhu koji podsjeća na vaš kontakt na izvorni zahtjev i rok. Također obavezno priložite sve potrebne materijale.
Drugi e-mail, a još uvijek ne dobivate odgovor? Vrijeme je za telefonski poziv. (Pričekajte najmanje 24 sata nakon slanja sljedeće e-pošte, osim ako vam nešto prije apsolutno ne treba.) Bilo da ste osobu poslali na telefon ili ostavili govornu poštu, budite kratki. Podsjetite ga na izvornu e-poštu, tko ste i što trebate.
Bez obzira na to kako nastavite, uvijek ostavite sljedeći korak u vašim rukama - „Slijedeću opet sutra“ ili „Ako se ne vratim od vas do kraja dana, bit ću koji uključuje preostale povratne informacije i slanje klijentu. "
Obavezno pratite sve pokušaje kontaktiranja te osobe - pozivanje na njih može vam pokazati hitnost i može vam biti korisno ako ste prisiljeni da unesete pomoćne podatke da vam pomognu.
Izvucite velike puške
Na toj bilješci ako ste pokušali stupiti u kontakt s nekim više puta bezuspješno, pokušajte kopirati druge strane na vaše zahtjeve. Odgovorite na izvornu poruku e-pošte (ponovo), dodajte "Samo sam htio prijaviti na donju adresu e-pošte. Jeste li imali priliku …? “I kopirati svog šefa, klijenta ili bilo koga drugog za koga mislite da će ga potaknuti. Nije mi najdraža stvar za učiniti i možda ćete malo iritirati prijemnik, ali sigurno ćete dobiti odgovor u kratkom roku.
Vaša je posljednja mogućnost pronaći drugi kontakt koji može odgovoriti na vaše pitanje ili gurnuti izvorni prijemnik da odgovori. To bi mogao biti unutarnji kontakt s kim imate dobar odnos ili netko s više moći. Caveat: Kada se doselite u ovoj situaciji, nikada ne želite kriviti izvorni kontakt. Umjesto toga, samo zamislite to: "Moram dobiti ovaj pokretni što prije - možete li mi pomoći?"
Tko je znao da e-pošta ili glasovna pošta mogu biti toliko složeni? Bez obzira u kojoj se industriji nalazite, dopisivanje s drugima gotovo je uvijek nužno i nažalost, spori pokreti uvijek će postojati. Ali pomoću ovih savjeta trebali biste biti u stanju pravovremeno (ili barem u nekom trenutku) dobiti potrebne odgovore. Sad izađite i potražite neke odgovore!
