Podignite ruku ako ste se našli u nekoj od sljedećih situacija na poslu:
- Sastanak koji završi i prisiljava vas da se ili kasno pojavite na sljedećem sastanku, ne budete u mogućnosti dovršiti projekt na vrijeme ili propustiti događaj nakon posla.
- Sastanak koji je toliko neorganiziran da iz njega razmišljate, što se upravo dogodilo?
- Sastanak koji završava je potpuni gubitak vremena.
Vidim li sve ruke u zraku? I mislio sam. Svaki od ovih problema mogao bi se riješiti jednom jednostavnošću: dnevnim redom sastanka .
Što je to čarobni koncept, pitate? Dokument koji pokriva sljedeće stavke:
- Što trebate unaprijed pripremiti ili donijeti na sastanak
- Tko prisustvuje
- Zašto se sastajete i koje sve ciljeve želite ostvariti
- O čemu ćete razgovarati, tko će govoriti o čemu i koliko vremena će vam svaka tema trebati za raspravu
- Sve sljedeće korake koje želite poduzeti nakon sastanka
Vjerojatno ste i prije koristili nešto slično, ali na manje formalni način. Na primjer, možda ste ispunili odjeljak s bilješkama kalendara kako biste obavijestili ljude na koje se dokumente trebaju pozivati. Ili ste kratko poslali e-poštu, u kojoj je opisana točka tog sastanka u utorak, na koji ste upravo pozvali cijelu tvrtku.
Ali detaljniji, konkretni izgled za točno kako bi vaš sastanak trebao i proći može biti nevjerojatno koristan. Kao prvo, ključna je dokumentacija - pismeno zapisujući ono o čemu ste razgovarali i odluke koje ste donijeli, imate nešto na što se može obratiti ako bilo tko (uključujući šefa) dovede u pitanje vaše buduće odluke.
I još nešto, pomaže čak i najgrubljim skupinama ljudi da se organiziraju i usredotoče, a istovremeno ih smatraju odgovornim. Ljudi mogu doći do pripremljenog razgovora, što znači da možete učinkovito iskoristiti ograničeno vrijeme zajedno, možete se uvjeriti da je sastanak bio produktivan i da lakše odredite sljedeće korake koji su podesni.
I srećom po vas, stvorili smo predložak dnevnog reda koji trenutno možete popuniti, a to će vam uštedjeti vrijeme pisanja vlastitog. Samo otvorite dokument, napravite kopiju i zatražite da je vaš voditelj ispuni.
Nakon što ga ispunite, pošaljite ga svim uključenim kad zakažete svoj sastanak. (Možda bi bilo pametno uključiti bilješku koja kaže Molimo pregledajte dnevni red sastanka prije nego što se sastanemo. )
Dnevni red je koristan upravo za bilo koji sastanak. Za prijave pruža transparentnost i vrijeme za pripremu bilo kakvih pitanja za praćenje, za sastanke s klijentima pokazuje liderstvo, za grupne brainstorms osigurava da se ne ometate, a za sve pokazuje da cijenite njihovo vrijeme.
Svi pobjeđuju!
