Ako ste trenutno zaposleni - a vi ljudi - onda znate za veliku slast e-pošte. Dobivate više od onoga što možete odgovoriti svakodnevno, a često vas to sprečava da radite svoj "stvarni posao". Ali u ovom modernom svijetu, ako budete impresionirali šefa i napredovali, biti je iznad pristigle pošte.
Sada mnogi ocjenjuju koliko dobro postupaju s e-poštom prema broju e-poruka koje su provukli. "Provela sam tri sata danas popodne i odgovorila na 120 e-mailova" povod je za slavlje i hvalisanje prava u većini ureda. Ali u većini slučajeva to je ogromna pogreška.
Istina je da postoje tri vrste e-poruka:
Ako se suoče sa ograničenim vremenom da napadnu poštu, većina ljudi započinje s brzinama. Zadovoljan je način da ih se izbjegne, ukupan broj e-poruka u vašoj pristigloj pošti pada puno više, a za njih nije potrebno previše snage.
Ali zapravo biste trebali zauzeti suprotan pristup. To je stara metafora stijena, šljunka, pijeska: Zamislite da vam dade staklena posuda koja predstavlja vaše vrijeme, kao i stijene, šljunak i pijesak. Jedini način da se to sve pokrene je da započnete s najvećim stvarima: svojim stijenama. Ako svoju posudu prvo napunite pijeskom, nikad nećete uklopiti sve.
U smislu e-pošte, osigurajte da svoju posudu ne napunite pijeskom odgovaranjem na prve i brze i jednostavne e-poruke - nikad nećete doći do velikih, važnih. Umjesto toga, kad se suočite s dvosatnim vremenskim blokom, uvijek biste trebali započeti s e-mailovima koji zahtijevaju 30 minuta ili više i nabavite barem jednu ili dvije one prije nego što napravite brže. S druge strane, ako imate samo 15 minuta do svog sljedećeg sastanka, to je savršeno vrijeme da se brzi e-mail poruke skrenu s puta.
Najlakši način da se ova strategija neprimjetno implementira u svakodnevni život je dodavanje dvije oznake (ili filtera u Gmailu): "brzi odgovor" i "zahtijeva usredotočeno vrijeme". Stoga bi svaka e-pošta koja nije označena spadala u srednju kategoriju, za što bi bilo potrebno pet do 30 minuta.
Kad znate da imate čvrst blok neprekidnog vremena, počnite s otvaranjem usredotočene mape vremena i odlučite koja vam je najpotrebnija rješavanje. Prepoznavanje koliko su rijetki ti veliki blokovi vremena je ključ uspjeha: Kad ga imate, u potpunosti ga iskoristite! I sljedeći put kad vam bude preostalo nekoliko minuta dok čekate autobus ili u redu za kavu, otvorite svoju mapu "brzi odgovor" umjesto da provjerite Instagram.
