Sukob (posebno radno sučeljavanje) nikome nikad nije zabavno. Ali još neugodnije od pokušaja da se nečijem licu kaže nešto neugodno pokušava iskazati te osjećaje putem e-pošte.
Kao suosnivač potpuno virtualne organizacije koja ima više od 120 suradnika u cijelom svijetu, imao sam dobar dio neugodnih e-poruka o sukobu. Dakle, što biste trebali učiniti ako se nađete u nevolji putem e-pošte? Evo nekoliko savjeta.
1. Ne pribjegavajte e-pošti, osim ako ne morate
To bi trebalo biti razumljivo, ali važno je: E-pošta nikada ne bi trebala biti prije vašeg prvog izbora za komunikaciju s sukobom. Zapravo, treba ga koristiti samo kao krajnje sredstvo.
Ne šaljite poruku e-pošte za konfrontaciju nekome osim ako niste pokušali s njim kontaktirati na svaki drugi mogući način bez uspjeha ili ako je problem toliko hitan da mu je potrebno odmah reći i jedini dostupan opcija je e-pošta. Uz to, e-poruke o konfrontaciji trebaju se koristiti samo za manje probleme, a ne za velike događaje koji mijenjaju život (poput otpuštanja nekoga; u idealnom slučaju, to bi se barem moglo učiniti na Skypeu ili platformi na kojoj možete vidjeti nečije lice).
Postoje dva glavna razloga za to obrazloženje. Prvo, interakcija licem u lice (čak i ako to radi putem Skypea ili Google Hangouta) omogućuje drugoj osobi da se po određenoj mjeri pokaže na crtama lica i govoru tijela, što vam može pomoći da bolje shvatite. Drugo, riječi u e-pošti mogu se vrlo lako izvući iz konteksta (kao i kontekst same e-pošte), a ne želite da vam se dogodi situacija u kojoj će vam se raznijeti lice (zamijenite drugu osobu koja ide svom šefu da se žali tvoj email).
Međutim, definitivno će doći vremena kada ćete morati koristiti e-poštu i vjerujte mi, u tim je situacijama bolje komunicirati putem e-pošte nego uopće ne.
2. Budite što jasniji i precizniji
Najvažniji dio pisanja e-pošte je upravo reći ono što želite reći. Izvucite iz svog komentara ili druge strane misli (ovo ne bi trebao biti roman), i krenite ravno na stvar. Cijeli vaš e-mail o sučeljavanju trebao bi biti samo nekoliko rečenica, a cilj bi trebao biti što brži prijenos komunikacije izvan mreže i stvarnog života.
Što to znači? Nemojte se tući oko grma, ne recite povraćajte sve što vam padne na pamet i definitivno se nemojte ispričavati zbog onoga što govorite. To još uvijek možete učiniti bez namjere - primjer, pogledajte e-poštu u nastavku koju sam poslao jednom od svojih pisaca koji pišu doprinose.
Također, ako vam se čini da svoj slučaj ne možete objasniti u šest rečenica ili manje, možda je tema prevelika i dlakava za e-poštu. Uostalom, ne želite smanjiti osjetljivu situaciju. Kratko adresiranje e-pošte s propuštenim rokovima, kvalitetom zadatka, nepostojanjem ili napretkom je u redu - ali možete samo zamisliti koliko bi bilo grozno poslati e-poštu na kojoj je pisalo: "Hej, tako, samo sam htio obavijestiti vas napisano je. Cool „.
3. Ponudite da budete dostupni za chat
Drugi problem koji se pojavi kada se nekoga suočite putem e-pošte jest taj što je internetska komunikacija vrlo jednostrana. Netko se drugi ne može odmah s vama složiti; umjesto toga oni primaju vašu e-poštu, čitaju je, odgovaraju i tako dalje. Stoga može potrajati neko vrijeme dok obje strane dobiju bodove, a obično nije mnogo toga postignuto.
Iako ste konfrontaciju poslali e-poštom, drugoj osobi trebate dati mogućnost da odgovori putem drugog medija. Završavajući pismo s nečim poput: "Definitivno mi javite ako imate bilo kakvih pitanja, a želite li dodatno raspravljati o tome, apsolutno možemo uzeti ručak ili skoknuti na Skype."
4. Razmislite prije nego što pošaljete
Prije nego što pošaljete svoju e-poštu zviždajući kroz kibernetički prostor, razmislite sebi: Ako su moji nadređeni to vidjeli, što bi oni mislili o onome što sam rekao? Na taj način možete spriječiti slanje e-pošte koja je previše oštra ili koja daje drugačiju vibraciju nego što ste se nadali. Ako mislite da će vaš šef dobiti pogrešnu poruku gledajući vašu e-poštu bez konteksta, onda je vrijeme da se vratite na ploču za crtanje.
Ako je moguće, pokušajte i pisati e-poštu dnevno (ili barem nekoliko sati) prije nego što ga pošaljete. Ako usred bijesa pišete svoju prepisku, poželjet ćete malo vremena da se ohladi prije nego što druga osoba vidi vašu poruku. Nije puno sjajnih odluka koje se donose u jeku bijesa, a sigurno ne želite da vaš ugled bude u opasnosti jer ste poslali jednu ne baš pažljivo napisanu e-poštu.
5. Budite spremni za odgovor (ili ne)
Naravno, e-poruke su dvosmjerna ulica; provjerite jeste li spremni za bilo kakve reakcije kad šaljete bilo kakve konfrontacije. Uz to, odvojite malo vremena za razmišljanje o tome što ćete raditi u različitim scenarijima, primjerice, ako osoba s drugog kraja ne reagira ili će 10 minuta kasnije dići u vas.
Na primjer, ako pisac kojem sam poslao gornju e-poštu da ne odgovori u roku od tri ili četiri dana, poslat ću vam naknadnu e-poštu s rokom ili ultimatumom (nešto poput, "Ako se ne vratim od vas od, Pretpostavit ću da vas više ne zanima pisanje za Prospect ”). To stvara malo više pritiska na drugu osobu da reagira.
A u slučaju da primite nepristojan ili ljut odgovor, odvojite malo vremena (barem nekoliko sati) prije nego što odgovorite. Može biti primamljivo uzvratiti povratak, a također se vrlo lako jedna poruka može pretvoriti u ratnu zonu e-pošte. I opet, vaš bi glavni cilj trebao biti izaći iza štitnika e-pošte i razgovarati stvari licem u lice.
