Dragi otvoreni šefe,
Potpisan,
Samo pokušavam pomoći
Draga Samo pokušavam pomoći,
Svaki voditelj tamo osjeća vašu bol. Teško je dati povratne informacije u najboljim okolnostima. Dakle, kad netko postane defanzivan, primamljivo je odustati.
Ali, vaš je posao smisliti kako da se probijete. Evo nekoliko zadataka i nemojte vam pomoći da pružite kritiku.
Ne zaboravite se pohvaliti
Obavezno napišite stvari koje ova osoba radi ispravno. Ponudite oboje pohvale i kritike tako da osoba čuje oboje. Razdvajanje je često jasnije od "sendviča s povratnim informacijama".
Naglasite svoju namjeru da budete od pomoći
Vaš je cilj pokazati da ste na strani ove osobe. Pokušajte reći nešto poput: "Želim vam pomoći da poboljšate" ili podijelite priču o vremenu kada ste napravili sličnu pogrešku i ako su nečije povratne informacije pomogle da riješite problem. Odaberite formulaciju koja se osjeća autentičnom i uvjerite se da je vaša misao koja ulazi u razgovor zaista usredotočena na to da bude korisna. Ništa lošije od neiskrenog predvođenja praćeno udarcem u potkoljenice.
Ne kritizirajte reakcije
Reći nekome da nije defanzivan gubljenje je daha - ova osoba vjerojatno već zna da to nije najbolja reakcija.
Reagirajte s razumijevanjem i suosjećanjem
Ako ova osoba reagira defenzivno, pokušajte reći nešto poput: "Vidim da ste frustrirani. Žao mi je. Postoji li način da ovo kažem bolje? Nastojim biti od pomoći. "
Ne ocjenjujte situaciju
Reagiranje na zaposlenikovu obrambenost od frustracije samo će pogoršati stvari. Ovoj osobi je teško čuti što govorite. Izgovoriti ga još glasnije ili jasnije neće pomoći. Ali nemojte se povući ni za jedno. Postoji svijet razlika između riječi "izvini što si uzrujana" i "žao mi je što sam to rekao."
Budite otvoreni za razgovor
Možda se ta osoba legitimno ne slaže s onim što govorite. Zapamtite, povratne informacije su poklon na jedan od dva načina: ili pomažu osobi da riješi problem ili pomažu u otklanjanju vašeg pogrešnog uviđanja. Ne zaboravite pitati: "Što mislite?"
Ne kritizirajte javno
Kad to učinite, veća je vjerojatnost da ćete pokrenuti obrambenu reakciju.
Obratite pažnju na vrijeme i mjesto
Općenito, preporučujem davanje povratnih informacija odmah (pomažete osobi bržeg rješavanja problema!), Ali ne pomaže kritiziranju kada su emocije velike. Isto tako, osobno pružite teške povratne informacije kako biste mogli obratiti pažnju na govor tijela i izbjeći potencijalne pogreške.
Ne kritizirajte osobnost
Izbjegavajte da izgovarate stvari poput: "Negativni ste" ili "Svi mrze raditi s vama." Svrha kritike je pomoći nekome da se promijeni i poboljša, a ne da ga obori.
Koristite li model utjecaja na situaciju i ponašanje
Umjesto da kažete: "Negativni ste", recite: "Na sastanku (situaciji) kada ste opisali koliko je težak problem koji pokušavamo riješiti (ponašanje), svi su se osjećali obeshrabrenima, umjesto da inspiriraju (utjecaj)."
Davanje povratnih informacija nekome tko je obrambeni teško je, i nažalost to ne mogu promijeniti. Kritika često glasi u trenutku, a tome jednostavno nema.
Ali, vaš je posao da to kažete. Srećom, ako na povredu reagirate suosjećanjem, možete pomoći osobi da se poboljša, a također produbljuje vaš odnos.
Ovaj je članak dio naše mjesečne serije Pitaj stručnjaka - stupca posvećenog za rješavanje najvećih problema u karijeri. Naši treneri uzbuđeni su odgovoriti na sva vaša goruća pitanja, a možete ih poslati i e-poštom na adresu urednika (at) themuse (dot) com te koristeći Pitajte iskrenog šefa u naslovnom retku.
