Bilo da radite za maleni startup, veliku korporaciju ili bilo što drugo između toga, dobra komunikacija i redovna razmjena informacija bitni su za uspjeh. Jednako stari kao i samo poslovanje, sastanci bi trebali biti dragocjen način da se osigura da svi naporno rade prema istoj sjevernoj zvijezdi.
A ipak, većina nas ih mrzi. Kao što vjerojatno sve dobro znate, sastanci su često kontraproduktivni i zauzimaju više vremena nego što vrijede. Ne postoji mnogo gore od napuštanja sobe pitajući se na što samo provodite sat vremena, posebno u danu prepunom pekmeza.
Ali moraju li biti takvi? Ne. Da biste maksimalno iskoristili svaki sastanak koji zakažete ili prisustvujete, jednostavno morate svjesno izbjegavati najteže muke vremena. Trebam pomoć? Sastavili smo popis trikova koje možete koristiti za kraće i produktivnije sastanke koji će vjerojatno predstavljati izvanredno korištenje svačijeg vremena.
1. Protjerajte tehničke probleme
Sekunde provedene na tehničkim propustima mogu brzo pretvoriti u minute ili, što je još gore, zauzeti pola sastanka. Ovo je posebno uobičajeno kada je u pitanju komunikacija s ljudima koji nisu fizički prisutni. Budući da posljednje što svatko želi jest sjediti okolo dok pokušavate spojiti prijenosno računalo s projektorom ili slušati 10 minuta „možete li me sada čuti?“ Od nekoga tko se pridruži na daljinu, opremite se pravim alatima za izradu sve teče bez problema.
Uz dijeljenje zaslona i tehnologiju projekcije za sve na licu mjesta, neophodan je i pouzdan softver koji vas povezuje s udaljenim suigračima. Besplatna verzija Skype sastanaka je izvrsno rješenje, jer se svatko može brzo pridružiti prilagođenom (i lako pamtljivom) URL-u s bilo kojeg uređaja - bez potrebe da trošite vrijeme na prijavu za račun ili na kopanje brojeva u brojevima.
2. Planirajte kraće sastanke
Tradicionalni sastanak koji traje sat vremena može se povući za ono što se čini zauvijek, uz malo pritiska da se stvari zavrne i krene dalje. Dakle, planiranje kraćeg sastanka može učiniti čuda za učinkovitost - jednostavno nema vremena za gubljenje!
Prilikom postavljanja sastanka izazovite se da budete iskreni u tome koliko će vremena proći - i možda zakažite malo manje vremena nego što mislite da vam treba. Sjetite se da dužine sastanaka ne moraju uvijek biti u pravcu od 30 minuta i da brijanje samo pet ili 10 minuta, koje vam ne trebaju, može brzo nadograditi.
Savjet savjeta: Razmislite o postavljanju vremenskog odbrojavanja na računalu koje svi mogu vidjeti tijekom sastanka - gledanje vremena koje vam treba odvojiti pomoći će vam da pratite put.
3. Postavite određenu agendu i pridržavajte se je
Stvaranje dnevnog reda može se činiti zastarelom praksom, ali zapravo je jedan od najkorisnijih načina da brzo održi sastanak naprijed. Razmislite o tome: ako samo pošaljete pozivnicu za diskusiju o "ponudi proizvoda" bez ikakvog drugog konteksta, svi će možda doći na sastanak s različitim idejama o tome što će biti pokriveno, a vi ćete izgubiti vrijeme na istoj stranici.
Umjesto toga, pošaljite dnevni red dan ili dva prije vremena i budite što je moguće precizniji. Isprobajte sljedeći jednostavan format za svaku temu o kojoj trebate razgovarati:
- Specifična tema
- Što treba pripremiti prije sastanka
- Koja će se ažuriranja dobiti tijekom sastanka
- Na koja pitanja trebate odgovoriti tijekom sastanka
Posebno je važno odrediti količinu vremena za svaku temu - to će vas učiniti poštenima o onome što se realno može uklopiti u sastanak i dati vam potporu za kretanje ljudi naprijed kada dođe vrijeme za sljedeću točku dnevnog reda.
4. Pokaži, ne govori
Slika kaže 1.000 riječi - a to se odnosi i na sastanke! Slike, grafikoni i grafikoni često vam mogu pomoći da jasno komunicirate, umjesto da razgovarate o svakoj točki - a da ne spominjemo uštede vremena svima.
Dakle, kada se pripremate, razmislite o vizualima koji bi mogli olakšati prenošenje misli. Zašto trošiti vrijeme na objašnjavanje ažuriranja proizvoda kada biste ga mogli demonstrirati uživo? Zašto pokušati smisliti riječi da biste podijelili složenu ideju kada bi dijagram mogao to učiniti u sekundi?
Ako ste u sobi sa svim kolegama, ne bojte se skočiti i koristiti bijelu ploču ili okrenite računalo da biste pokazali na čemu radite. Ako se susrećete s udaljenim ljudima, to može biti zamršenije, ali proizvodi poput besplatnih Skype sastanaka često nude obilje alata za suradnju zbog kojih ćete moći lako podijeliti vizualne misli i nalaze na ekranu. Na primjer, besplatni program za prijenos PowerPoint besplatnih Skype sastanaka (s interaktivnim alatima poput virtualnog laserskog pokazivača) ili značajka dijeljenja ekrana omogućuju vam ljude pomoću vizualno pripremljenih unaprijed zamišljenih vizualnih alata, a virtualni alat za bijelu ploču omogućuje vašim kolegama da crtaju ideje u stvarnom vremenu.
5. Znajte kako pustiti sve da se odvaže
Da, na sastanku bi se trebalo raditi samo o suradnji, ali kada svi pokušavaju govoriti svoje djelo, razgovor može brzo postati duži nego što su svi namjeravali. Dakle, pokušajte potražiti kreativne načine na koje će se svatko moći odvažavati, a da pritom ne morate odvojiti vrijeme za sastanke.
Na primjer, ankete ili brzi pokazivanja ruku korisni su načini za izbjegavanje previše mišljenja ili rasprava koje se brzo pretvaraju u svakoga tko razgovara jedni o drugima kada pokušavaju postići brzi konsenzus - frustrirajuće gubljenje vremena. Ako održavate virtualni sastanak, možete upotrijebiti integriranu značajku razmjene trenutnih poruka poput besplatne ponude proizvoda na Skype sastancima kako bi ljudi mogli na kraju odgovoriti na pitanja ili dopustiti ljudima da izraze nehitne misli da ih prate. nakon sastanka.
6. Prekini sastanke na koje zapravo ne trebaš ići
Iako se može činiti da morate prisustvovati svakom sastanku na koji ste pozvani, u redu je isključiti se za jedan za koji znate da vam neće dobro koristiti vrijeme. Ako se ne predstavljate ili to nije u korelaciji s nečim na čemu radite, možda bi bilo najbolje da kasnije utvrdite ključne točke.
Sjetite se da dobar zaposlenik i snažan suigrač zna kako odrediti prioritete i biti produktivan. Vaše odluke i rezultati utječu na sve, pa se podsjetite da način na koji koristite svoje vrijeme utječe i na vaš tim.
Niste sigurni kako se ljubazno odustati? Razgovarajte izravno s organizatorom kako biste mu dali do znanja da iako cijenite looped, vi ste u dobrom braku s onim što radite i radije biste to iskoristiti kasnije. Ako je organizator vaš šef, obavezno dodajte bilješku o svom napretku i vašem specifičnom planu za napredovanje s nečim poput: "Uzbuđen sam zbog današnje rasprave, ali još uvijek izvlačim brojeve za Project Blue. Imate li nešto protiv da kasnije odgurnem glavu i zapišem bilješke? "
Sastanci doista mogu biti jedno od najboljih vremena provedenih u vašem danu, sve dok su zamišljeno isplanirani i majstorski vođeni. Ovi trikovi trebali bi vam pomoći doći tamo!
