Ako ste ikada vodili sastanak, vjerojatno ste također pokušali povući sesiju koja je brzo zaokrenula kaotičnost.
Možda se bavite dodatnom pričljivom gomilom - ili s onom osobom za koju se čini da ima pažnju četverogodišnjaka. Možda svi tamo imaju neku dobru ideju za dijeljenje - ili je kraljevsko dijete konačno ime, i to je sve o kome svatko može razgovarati.
Bez obzira na razlog, sastanci se mogu i ne izvlače izvan kontrole. Ali ako ste zaduženi za skup, želite se činiti vrhunskim stvarima i izbjegavati da svako vrijeme gubite na neučinkovite sastanke.
Praćenje grupe na putu može se lakše reći nego učiniti, ali uz pametno planiranje i nekoliko dnevnih strategija doći ćete na usmjerenije sastanke tima.
Započnite s planom
Prvi korak u uspostavljanju kontrole je priprema dnevnog reda. I mislim, dobar, staromodni, složeni dnevni red koji se sudionicima može poslati unaprijed (a zatim prikazati ili predati na sastanku kao prijateljski podsjetnik). Možda će vam se činiti previše očitim da sve to napišete, ali vjerujte mi, pomalo će vam ostati malo detalja na papiru i fokusirati se na zapravo sastanak.
Kad sastavite svoj plan, razmislite o konačnom cilju koji želite postići na sastanku (npr., Je li to sesija brainstorminga ili trebate dovršiti neke ključne akcijske stavke?). Zatim krenite unazad kako biste odredili o čemu se treba razgovarati kako biste postigli taj cilj, na koja pitanja trebate odgovoriti i koje su odgovornosti dodijeljene. Obavezno ima bilo koji od ovih labavih krajeva mjesto na dnevnom redu, tako da svi znaju što mogu očekivati prije dolaska.
Pored ovih točaka dnevnog reda, razmislite i o ljudima koji će prisustvovati. Koliko će biti ljudi? Znaju li se? Koje su njihove osobnosti? Što ih obično odvraća? Ovo će vam pomoći da odlučite trebate li graditi dodatno vrijeme na početku sesije. Na primjer, ako znate da će se sudionici sastanka htjeti uključiti u osobni razgovor prije nego što započnu, planirajte nekoliko minuta vremena kako bi svi izvukli brbljavicu iz svojih sustava prije nego što krenu u posao.
Olakšajte za fokus
Vaš sljedeći korak je stvaranje prostora za sastanke koji će obeshrabriti ometanje i prekide. Započnite s fizičkim prostorom, osiguravajući da je soba zatvorena od vanjske buke i razgovora i bez vizualnih ometanja poput petlje za video ekran ili materijala na stolu. I neposredno prije početka sastanka sklonite telefon i zatvorite laptop - to je suptilan znak drugima da bi trebali učiniti isto.
Zatim postavite scenu za produktivnost. Provjerite je li dnevni red dostupan bilo tiskanim primjercima ili povlačenjem prema zaslonu i budite sigurni da ponovo postavljate ciljeve za sastanak dok pozdravljate sve (npr. „Danas smo ovdje kako bismo dovršili detalje za događaj sakupljanja sredstava. "). Također, budite sigurni da podsjetite ljude kada je sastanak trebao završiti. Jednostavno govoreći: "Znam da smo svi dobili puno toga, pa pokušajmo to držati ispod 30 minuta", podsjetit će ljude da želite efikasan sastanak jednako kao i oni.
Ako imate dodatnu logističku bilješku, ako imate dodatne materijale za sastanke, prosljeđujte ih dok idete zajedno, a ne na početku sesije. Čuo sam kako drugi sugeriraju da taj pristup ometa, ali naučio sam da će većina ljudi čitati unaprijed i odustati od sastanka ako imaju priliku vidjeti što slijedi.
Vraćanje grupe natrag
Jasan dnevni red i čist prostor za sastanke mnogo napreduju u praćenju stvari, ali bez obzira koliko pažljivo planirate svoj sastanak, distrakcije se i dalje mogu dogoditi. Tu dolazi do izražaja umjetnost tranzicije. Prije nego što krenete na sastanak, budite sigurni da ste naoružani nekoliko uljudnih, a opet učinkovitih načina na koje možete preusmjeriti razgovor tamo gdje želite. Evo nekoliko mojih omiljenih:
Zamotaj ga
Poput dobrog eseja (da, svi se toga sjećamo), svoj sastanak bi trebao završiti kratkim sažetkom. Jasno navedite što je postignuto i sve daljnje zadatke, sljedeće korake ili odgovornosti. To ne treba biti detaljno - u stvari, ne bi trebalo da traje više od minute ili dvije - ali pomaže vam da se poklonite sastanku i kažete nešto: „Hvala svima. Veliki smo napredak postigli u finalizaciji logistike događaja. Emily će kontaktirati koordinatora događaja s ovim detaljima, a ja ću vam poslati popis e-pošte sa konačnim dokumentima svih. "
Priznajmo, kad gomilu ljudi stavite u malu sobu, može biti teško uspostaviti i održavati kontrolu. Ako idete na sljedeći sastanak s planom, planom dnevnog reda i nekim ključnim linijama kako biste sve vratili na pravi put, može vam značiti sve.
Reci nam! Kako zadržavate kontrolu nad svojim sastancima?
