Evo tužne stvarnosti: Menadžeri troše bilo gdje od 35% do 50% svog vremena na sastancima, a rukovoditelji ipak smatraju da je polovica tih sastanaka neuspjeh.
Ovo nije tako šokantno. Prečesto se nađemo na sesiji brainstorminga koja je tek predugo, ili ne dovoljno dugo, zbunjujuća ili frustrirajuća ili krajnje neproduktivna.
Naravno, postoji nekoliko rješenja. Mogli bismo otkazati. Možemo preložiti. Možemo sastanak pretvoriti u lanac e-pošte ili slabu raspravu.
To su sve odgovarajući koraci u određenim slučajevima. Ali ponekad se zapravo trebamo potruditi da shvatimo gdje nam sastanci propadaju i aktivno radimo na tome da ih popravimo. Jer na kraju krajeva, ne možemo jednostavno odbiti susret s ljudima nikada - ništa se neće učiniti.
Ako tražite krivca, pokušajte sebi postaviti ova pitanja i primijenite ove savjete da biste vodili učinkovitije sastanke na poslu:
Pitanja 1-3 prije sastanka
Da, vaš sastanak može uspjeti i prije nego što započne. Evo o čemu biste trebali razmišljati čim pošaljete pozivnicu.
1. Osjećate li se pripremljeno?
Jesu li svi vaši materijali postavljeni? Postoji li plan kako će sastanak proći? Postoji li konferencijska sala dostupna i rezervirana?
Vaš će najveći prijatelj biti dnevni red - bez njega ne možete imati sjajan sastanak.
Druga važna stvar koju trebate pripremiti prije vremena vaš je cilj sastanka. Zapitajte se (i možda to zapišite): „Što želim postići jedno?“ To bi moglo biti nešto malo, poput ažuriranja vašeg tima ili veliko, kao što je osmisliti strategiju za povećanje angažmana korisnika. Obavezno se poravnajte s tim ciljem, tako da ne pokušavate pokriti sukobljene ideje u jednoj kratkoj sesiji.
"Morate imati odjeljak o željenom ishodu, koji je drugačiji od dnevnog reda", kaže Devanté Lewis-Jackson, direktor prodaje na srednjem tržištu u The Muse. „Na dnevnom redu se raspravlja o tome što će se dogoditi tijekom sastanka, ali željeni ishod stvara konsenzus o tome što se mora učiniti prije nego što se sastanak završi. To posebno pomaže kada se razgovor skrene s teme dnevnog reda. "
2. Osjećaju li se drugi ljudi pripremljeni?
Neće svaki sastanak koji vodite ili prisustvujete zahtijevati da ljudi prethodno pregledaju, ispune ili dobiju materijale. Ako to ipak učine, toplo preporučujem da svi imaju odgovarajuće vrijeme i resurse za to (opet, koristite tu agendu!).
No, često stvaramo sastanke prije nego što razmotrimo kontekst i transparentnost. Kao rezultat toga, ljudi ulaze u razgovor u krivom prostoru glave. Uzmimo za primjer nekoga tko je novi i nema pozadinu u povijesti vaše tvrtke. Ili netko tko prisustvuje sastanku sprinta i nikad prije nije radio s inženjerskim timom. Vjerojatno neće puno izlaziti sa sastanka ili će pridonijeti bilo kakvim vrijednim uvidima, ili će možda svojim raspravama skrenuti raspravu sa teme.
Prije nego što uđete, zapitajte se:
- Znaju li svi zašto imamo ovaj sastanak?
- Znaju li svi zašto su posebno pozvani na ovaj sastanak?
- Jesu li svi aktualni o onome o čemu ćemo razgovarati na ovom sastanku?
- Znaju li svi ostali na ovom sastanku? Ako ne, što trebaju znati?
- Postoji li napetost među ljudima koja bi mogla ometati napredak na ovom sastanku?
Ako je odgovor ne, možete osobu (ili ljude) povući u stranu ili ih brzinskim e-poštom poslati nekim pozadinama.
3. Jesu li ljudi uzbuđeni?
Očito, nitko neće skakati gore-dolje pri pomisli na vaš sastanak, osim ako jednog držite za štene kućnih ljubimaca (u tom slučaju moram pitati gdje se izgubio moj poziv).
Ali vaš tim bi se trebao osjećati na neki način i nadamo se više prema pozitivnom kraju emocija. Oni možda nisu ekstatični za četverogodišnju zaradu, ali mogu im biti laknu da se konačno izlože važnim informacijama ili imaju prostor za postavljanje svojih gorućih pitanja.
Ako gunđaju - a njihovi stenjaji nemaju veze sa sastancima koji mrze, i sve veze s ovom određenom vrstom sastanaka - kopajte malo dublje. Moguće je da bi ovo bilo ponavljanje prethodnog razgovora, a time i gubljenje vremena, ili se određeni članovi osjećaju nespremni ili je netko isključen i svi su uznemireni zbog toga. Moguće je čak i da je vaš tim pretrpan i nema širinu pojasa i energije da sjedne kroz sat vremena prezentacije. Bez obzira odakle negativna energija dolazi, morate se obratiti prije ulaska u sobu.
Pitanja 4-7 tijekom sastanka
To što ste se dobro pripremili ne znači da ste na čistini. Nekoliko je stvari koje morate biti svjesni u trenutku kako biste osigurali da sve ide glatko.
4. Postižete li sve najvažnije bodove?
Došli ste s poslom koji treba obaviti - odgovoriti na pitanje, smisliti pamet, zamisliti novi postupak, bilo što. Znak dobrog sastanka je onaj koji to postiže u granicama vašeg vremenskog ograničenja.
To je prilično jednostavno. Slijedite svoj dnevni red do T (ili barem što je moguće bliže). Svakih 10-15 minuta, provjerite sami da li ste još na temi. Ako ne, usmjerite razgovor natrag i pristanite ubaciti iglu u bilo koju tangenciju na kojoj ste bili kasnije. Pristanite ponovo pregledati sve što ste propustili ili izvan mreže ili na nekom drugom sastanku (i taj zadatak dodijeliti nekome u sobi). Ne pretrčavajte ako se svi ostali ne mogu složiti duže. Uzimanjem više vremena ljudi otežavaju im ispunjavanje drugih važnih rokova koji ste im možda postavili.
„Smisao sastanka je donošenje odluke o nečemu i onome što / tko / kako se radnja izvršava“, kaže Heatherlyn Nelson, direktorica operativnih službi u The Muse. "Jednostavno rečeno, ako ne možete naći sporne stvari ili odluke koje treba donijeti, nemojte održavati sastanak."
5. Da li svi (ili najmanje većina svih) obraćaju pažnju?
Potezanje 100% publike na sve koji vas gledaju, telefoni dolje, na rubu njihovih sjedala vjerojatno je rastezanje (na kraju smo lako odvratili ljudska bića), ali gotovo svi bi vas trebali slušati vrijeme.
Da bi ljudi slušali zahtijevate malo napora s vaše strane. Neka stvari budu kratke i slatke. Odredite jasne sljedeće korake. Koristite lako čitljive i razumljive vizualne predmete. Zabranite prijenosna računala (ako možete).
Ovo je sjajno štivo o tome zašto nitko ne sluša vaše sastanke - i kako to popraviti.
6. Pitaju li ljudi pitanja i dobivaju li odgovore?
Rekao bih da je rijetko imati sastanak na kojem nitko ne postavlja ni jedno pitanje. Ako je to slučaj, ljudi vjerojatno ne obraćaju pažnju i vjerojatno će vam postaviti tonu pitanja nakon završetka sastanka (i morat ćete pročitati br. 5).
No koliko je važno imati angažiranu publiku, također je važno da se zapravo pozabavimo njihovim problemima. Prečesto kažemo „stižem do te točke kasnije“ ili „obećajem da ću odgovoriti na kraju“ i da se nikad više neću vratiti na to. Na taj način osigurajte da pokrivate sve svoje baze, čak i ako to znači da zapišete njihovo pitanje ili tražite da to ponove na kraju prezentacije.
Imajte na umu da mogu postojati drugi razlozi zašto ljudi ne postavljaju pitanja. Možda ste stvorili okruženje, možda nenamjerno u kojem se ne osjećaju ugodno. Ili su možda ljudi toliko izbačeni iz rasprave da nisu sigurni odakle uopće započeti u postavljanju pitanja; u tom slučaju ste vjerojatno odustali od toga što im dajete kontekst (pogledajte # 2 za savjet o tome).
7. Postoji li značajan uzorak govorenja određenih ljudi (ili uopće ne govore)?
Najvjerojatnije ste sve pozvali u sobu jer ste htjeli njihovo mišljenje ili doprinos projektu - i na kraju će ideje i radnje koje proizlaze iz vašeg sastanka biti jače i usklađenije ako svi uđu u igru. Tako želite biti sigurni da svi daju svoj doprinos barem jednom tijekom vašeg zajedničkog vremena.
U teoriji to zvuči sjajno, ali nije uvijek stvarnost. Neki su glasniji i samouvjereniji od drugih, neki su na višim položajima moći od drugih, a neki se ne osjećaju uključenima ili uvaženim kao drugi u sobi. Primjer: Istraživanje pokazuje da je vjerojatnije da će se žene prekinuti u razgovorima nego muškarci.
Pokušajte biti pravi tip voditelja diskusija. Isključite bijesni suradnike. Ne prekidajte. Zalijepite se za ljude koji su prekinuti. Pozovite ljude koji nisu puno rekli ili koji bi mogli biti plašljivi. To se posebno odnosi na udaljene ljude koji fizički nisu u sobi.
Također, zapamtite da i vi spadate u ovu kategoriju, čak i kao organizator skupa! U nekim slučajevima ima smisla osoba koja najviše razgovara, ali čak i tada biste trebali osigurati da se svi glasovi u sobi čuju i pojačaju. (Evo nekoliko savjeta kako spriječiti da se uzrujavaju i prepoznaju kada previše govorite.)
Pitanja 8-10 nakon sastanka
Skoro tamo! Ako želite da svi sastanci budu homerun svaki put, razmotrite dolje.
8. Da li svi poduzimaju prave sljedeće korake?
Možete reći kada je sastanak prošao loše, kada svi napuste sobu i odlaze raditi stvari upravo onako kako niste željeli.
Izbjegavajte to izravnim i jasnim daljnjim koracima. Prije prekida, obratite se sljedećem:
- Što treba učiniti?
- Kako je potrebno učiniti?
- Kada to treba učiniti?
- Tko će biti odgovoran za to?
- Tko će nadzirati / pratiti njegov uspjeh?
9. Je li postignuta veća svrha sastanka?
Izgledaju li ljudi motiviraniji za posao nakon toga? Čini li im se da djeluju učinkovitije? Postoji li manje zbrke ili manje pitanja? Jeste li postigli svoj prvotni cilj? Moguće je da je odgovor potvrdan, jeste li dobro (a ako je odgovor ne, pročitajte gore navedene odjeljke da biste shvatili gdje ste pogriješili).
10. Jesu li se i drugi ljudi osjećali kao da je sastanak produktivan?
Ovo pitanje odvajam od gore navedenog jer to zahtijeva od vas da zapravo pitate ljude kako su se osjećali oko sastanka, a ne pretpostavljati.
Dobivanje izravnih povratnih informacija (posebno kao menadžera) važno je. Moguće je da ste se osjećali kako je sastanak prošao bez problema, ali svi se drugi ne slažu - slušanje koje će vam pomoći da otkrijete zašto to nije bilo uspješno i kako možete učiniti bolje sljedeći put. Svakako, ne možete svakoga pitati kad se susretnete kako je to išlo, ali to ćete povremeno osigurati da ste na pravom putu.
Nitko ne voli sastanke, pa zašto ih smrditi? Riješite se tim pitanjima nasuprot, a manje je vjerovatno da ćete na sastancima uspjeti.
