Svi znaju da je voditi tvrtku jedan od najtežih koncerata. Bez obzira na to jesu li vodeći malo poduzeće ili višenacionalnu korporaciju, izvršni direktori moraju upravljati vremenom, resursima i višestrukim zahtjevima dok pronalaze vrijeme i prostor za donošenje odluka i zacrtane strategije koje će odrediti tijek njihovog poslovanja.
Što znači da su razvili neke matične sustave i trikove kako bi povećali svoju produktivnost.
Pa zašto onda ne možemo ukrasti nekoliko poteza iz njihovih knjiga? Bez obzira želite li voditi vlastiti posao ili želite biti produktivniji u svom trenutnom poslu, pogledajte ovaj popis savjeta CEO-a koji možete primijeniti na bilo kojem aspektu svog života.
1. Napravite pauze svakih 90 minuta
Tony Schwartz, predsjednik Energetskog projekta, predlaže odmore na svakih 90 minuta kako biste povećali svoju produktivnost. Razlog? Ljudska tijela imaju energetski ciklus koji djeluje u intervalima od 90 minuta tijekom dana. Kad radimo na nečemu sat i pol ili duže, prirodno je da će se razina budnosti spustiti i naša će pažnja lutati ili ćemo se osjećati pospano (ili početi provjeravati Twitter ili Facebook).
Kontraintuitivna tajna održivih sjajnih performansi je živjeti poput sprintera. U praksi to znači raditi ujutro najvećim intenzitetom, ne više od 90 minuta, a potom odmarati.
Dakle, sljedeći put kad vam se oči staknu, umjesto da posegnete za još jednom šalicom kave, odmaknite se od posla nekoliko minuta. Možda ćete se iznenaditi koliko ćete dugo učiniti.
2. Učinite se neprekidno
Nema ništa više frustrirajuće od toga da konačno uđete u zonu radeći na velikom projektu - a zatim da vas prekine suradnik ili šef koji vam padne na stol. Što je još gore, istraživanje pokazuje da može potrajati i do 25 minuta da se vratimo na stazu nakon prekida.
I upravo je to razlog zašto je Andrew Marsh, predsjednik Uprave igre Pete kolumne, razvio sustav kako bi osigurao da svi u njegovom uredu mogu raditi bez da ih se prekida. Postavljanjem „stošca tišine“ na svoje stolove zaposlenici imaju opipljiv simbol koji upućuje na to da ih ne treba uznemiravati, osim ako nije hitno.
Konus tišine koristim kada radim na složenom projektu na koji se moram koncentrirati. Biti u stanju intenzivno se fokusirati bez prekida vrijedan je alat produktivnosti za sve koji su prisutni na Igrama pete kolone.
Bez obzira na to trebate li ostati usredotočeni na intenzivne zadatke nekoliko sati dnevno ili radite na velikom projektu, pomoću sustava koji ljude o tome obavještava ući će vam u naviku da vam šalju e-poštu za hitne zadatke umjesto da odete za svoj stol.
3. Upravljajte svojom energijom, a ne samo svojim vremenom
Znate kako je važno mudro planirati vrijeme - ali zapravo možete biti učinkovitiji da upravljate energijom. Naša vlastita izvršna direktorica, suosnivačica Muse Kathryn Minshew, obožavateljica je optimizirati svoj radni dan radeći svoje najintenzivnije zadatke u koncentraciji tijekom vršnih sati, onih zlatnih sati kada su joj razine energije na najvišoj razini. S druge strane, susreti su nešto što ona izbjegava tijekom ovih sati i štedi za drugo doba dana.
Smatram da mi je neizmjerno korisno obratiti pažnju na to kada sam u danu najproduktivniji (u kojim satima, u kojim uvjetima) i agresivno čuvam to vrijeme za fokusiran rad.
Ako ste osoba iz jutra, prvo obavite svoje najvažnije zadatke i spremite zamorne, nepromišljene zadatke za kasnije u danu kada vam energija propada. Niste sigurni koji su vam najviši sati? Isprobajte energetsko mapiranje kako biste saznali i iskoristili svoj radni dan.
4. Nemojte biti rob e-pošte
Gina Trapani, osnivačica ThinkUpa, obožavateljica je provjeravati e-poštu samo u određeno doba dana. Zašto? Umjesto da osjećate da morate odgovoriti na e-poruke u trenutku kada stignu u vašu pristiglu poštu, možete uštedjeti vrijeme i ostati usredotočeni postavljanjem rasporeda za provjeru i odgovaranje na e-poštu (na primjer, jednom ujutro i jednom na kraju dana ).
Isključite Outlook, isključite nove obavijesti e-poštom na vašem BlackBerryju i učinite sve što morate učiniti kako biste utišali prekid e-pošte.
Ovisno o vašem položaju, ovo se možda neće činiti opcijom - pogotovo ako se šef ili kolege oslanjaju na vas za brze odgovore. Ali možda ćete se iznenaditi kako će ljudi podržavati vašu novu strategiju produktivnosti kada im objasnite. Tim Ferriss, autor radnog tjedna u četiri sata , predlaže da e-poštom pošaljete kolegama da ih upozore na vaš novi raspored e-pošte, objašnjavajući da je razlog tome povećanje vaše produktivnosti i tražeći da vas pozovu za hitna pitanja. Možete postaviti i automatski odgovor s porukom koja objašnjava kada ćete ponovno provjeravati e-poštu i kako će ljudi moći stupiti u kontakt s vama ako je to u međuvremenu važno.
5. Neka e-adrese budu kratke i slatke
CEO-i nemaju vremena ni za čitanje e-pošte s duljinom romana - ni za pisanje istih. Andrew Torba, suosnivač Kuhcoona, čak ide toliko daleko da ponekad napiše e-poštu s jednom riječju i predlaže da vaše e-poruke tretiraju kao da imaju istu granicu od 140 znakova na Twitteru.
Izazovite sebe da kritički i učinkovito razmišljate kada se povezujete putem e-pošte ili bilo kojeg drugog oblika komunikacije.
Zadržavajući kratke i kratke poruke e-pošte, ne samo da ćete uštedjeti puno vremena za pisanje, već ćete uštedjeti i suradnicima puno vremena za čitanje. Ako je vaš problem previše složen za kratku e-poštu, zakazivanje kratkog (5-10 minuta) telefonskog poziva može biti puno učinkovitije od dugotrajne razmjene e-pošte unatrag i naprijed.
6. delegat, delegat, delegat
Lako se nadvladati osjećajem da sve morate učiniti sami. Međutim, odstupanje od ruke jedan je od najboljih načina upravljanja vremenom. Prenošenje projekata drugim članovima tima olakšava vam opterećenje i omogućuje vam da se usredotočite na projekte koje najbolje obavljate. Poduzetnik Daniel Tan Kh ide ovaj korak dalje i savjetuje ne samo delegiranje zadataka, već i zaista vjerujući da će novi vlasnik preuzeti punu odgovornost za njihovo izvršavanje.
Delegacija je najvažnije gorivo za produktivnost.
Delegat ne znači pokušati izaći iz svog posla - ali ako imate previše na tanjuru, delegiranje jednog od zadataka drugom članu vašeg tima može vam pomoći posvetiti više pozornosti vašim hitnijim projektima. Nemate suradnika koji bi mogao preuzeti vaš zadatak? Matt DeCelles, serijski poduzetnik, predlaže da svoje grozne zadatke dodijelite freelanceru na Fiverr.com.
Bavljenje popisom obaveza ponekad se može činiti nemogućim, ali ako pokušate napraviti ove male promjene od majstora, zadivit ćete se koliko možete postići tijekom radnog dana.
