Do sad ću pretpostaviti da ste dobro upoznati s osnovama etiketa e-pošte. Znate, stvari poput uvijek uključuju temu i odupiru se iskušenju da CC svako toplo tijelo u vašem uredu.
Da, ovdje ću vam dati prednost od sumnje. Ali, znači li to da mislim da su vaše poruke besprijekorne? Apsolutno ne.
Postoji nekoliko grijehova putem e-pošte koji se često nisu ponavljali - ali su i dalje jednako vrijedni prezira. I, vjerovatno je da ste možda samo krivi ako ste ih počinili (hej, ja sam tu s vama!) - bili toga svjesni ili ne.
Ako vam se učini da blistate kada se spominjete jednog od ovih promašaja? Pa, prijatelju, u tvojoj e-pošti još je malo prostora za poboljšanje.
1. Igranje "vrućeg krumpira"
Ponosite se time što ste potpuno na vrhu primljene pošte - dolazne poruke nikad ne prolaze dugo bez odgovora.
Super je što ste posvećeni tome da budete tako susretljivi. Ali, važno je da razmislite i o kvaliteti onoga što šaljete. Da li vaši odgovori zapravo guraju razgovor naprijed? Ili otpuštate kratke (možda čak i potpuno beskorisne) poruke pokušavajući staviti loptu na teren druge osobe i prići sebi korak bliže toj neuhvatljivoj nuli pristigle pošte?
Često ljudi otkriju da spadaju u tu posljednju kategoriju. Nažalost, ta besna igra vrućeg krumpira putem e-pošte potpuno je kontraproduktivna.
Kako poboljšati
Znam da pritisak da se vratim ljudima može biti visok, i ne pokušavam vam reći da poruke ostanu bez odgovora.
Umjesto toga, ako se ne nalazite na mjestu gdje možete pružiti kvalitetan odgovor, pošaljite kratku bilješku u kojoj stoji da ga gledate i da ćete dobiti detaljniji odgovor čim ga dobijete.
Taj korak uklanja pritisak da morate odmah reagirati, a istovremeno vam daje vremena da se posvetite odgovarajućoj pažnji toj poruci.
2. Izlaganje vašeg smisla za humor
Nitko ne želi zvučati poput beživotnog robota preko e-pošte. I, vjerujte mi, definitivno cijenim one dosjetljive i izvan zidne bilješke koje stižu u moju poštu.
Međutim, nema garancije da će se drugi primatelji osjećati na isti način. Morate se sjetiti da u pisanim porukama nema neverbalnih i drugih kontekstnih znakova koji obično pomažu vašem humoru da sleti.
Dakle, važno je znati svoju publiku prije nego što e-poštu pošpricate onim za što sam siguran da je vaš zvjezdani smisao za humor. Bila bih presretna s onim sjajnim GIF-om psa u šeširu za zabavu. Članovi vašeg odbora? Možda ne toliko.
Kako poboljšati
I ovdje je ključno razumijevanje vašeg primatelja. Ali ako osjetite čak i naumu sumnje u to kako će vas primiti smiješna šala ili primjedba, izbrišite je.
Bolje ste sigurni nego žao, a u svojoj e-pošti možete i dalje biti prijateljski i personalizirani - bez standup rutine!
3. Uključivanje i isključivanje
Znam da to može izgledati kao dobra linija za šetnju. Čujete toliko brbljanja o onim groznim sastancima koji su se mogli dogoditi e-poštom da je lako osjetiti pritisak da se izbjegnu sitnice po svaku cijenu.
Ali taj pokušaj preskakanja svakog kontakta licem u lice često rezultira nekim dugonožnim e-porukama. Prije nego što to znate, izuzeli ste remek djelo od 3000 riječi koje se udubljuju u sve pojedinosti te nadolazeće prodajne prezentacije. Upozorenje spojlera: Nitko ga neće pročitati.
Kako poboljšati
Ponekad su duže poruke neizbježne. U tim slučajevima stvari poput točaka sa metkom, kratkih odlomaka i podnaslova mogu pomoći u organiziranju stvari i lako ih je probaviti.
No, s obzirom da je idealna duljina negdje između 50 i 125 riječi, ništa dulje od toga može jamčiti sastanak ili telefonski poziv.
4. Unos e-pošte koju ne biste željeli da itko drugi vidi
Postoji lažni osjećaj privatnosti zajedno s vašom primljenom poštom. Pretpostavljate da će namjeravani primatelj jedini vidjeti onaj jezivi komentar o vašem šefu.
Slušajte vrlo pažljivo: Ne samo da je to bezobrazno, već je i riskantno. Bilo da je riječ o eventualnom tehničkom problemu, snoopy HR odjelu ili čak ogovaranju suradnika ogovaranja, velike su šanse da će vas vaše ne baš ljubazne primjedbe na kraju prebaciti u pogrešne ruke ili pred pogrešne očne jabučice.
Kako poboljšati
Ovu koju samo trebate zaustaviti - hladnu puretinu.
Ako ste u iskušenju da u svojoj poruci upišete nešto malo obojeno (čak i šaljivo!), Zapitajte se: Kakva bi bila vaša reakcija kada bi netko (poput vašeg šefa ili drugog kolege) vidio taj komentar?
Ako vas pri toj misli i najmanji zabrine, vrijeme je da pritisnete tipku Backspace.
5. Udati se u inbox
U redu, ova zadnja pogreška zapravo nema nikakve veze sa sadržajem poruka koje šaljete. Ali, još uvijek je važno toga biti svjestan.
Opet, želja za aktivnim upravljanjem pristiglom poštom izvrsna je kvaliteta (svi ti ljudi s tisućama nepročitanih poruka e-pošte koji se samo druže ljubomorni su na vašu obvezu, siguran sam!). Međutim, to vam ne daje besplatnu propusnicu da vaše oči budu zalijepljene za telefon usred večere, sastanka, odmora ili vjenčanja (da, vidio sam da se to događa).
Ne samo da se vaš kompulzivni inbox osvježava, prisiljavate da propustite stvarne razgovore i iskustva, već je također nepažljiv prema osobama s kojima provodite vrijeme.
Kako poboljšati
Odgovor je jednostavan: Odložite telefon. Znam, čini se nemogućim. Ali, kako sam naučio u ovom eksperimentu, više je nego vrijedno toga.
Evo dobre vijesti: Svi ovi promašaji mogu se riješiti, pod uvjetom da ste spremni učiti i promijeniti svoje navike. Nije vam suđeno cijeli život da biste bili potpuno uvrnuti e-poštu.
Primijenite taj savjet (i dok ste na njemu, pomirite se s osnovama etiketa e-pošte!), I bit ćete na putu da pojačate svoju igru e-pošte na još jednom mjestu.
