Ovaj vodič pokriva neke od osnovnih dosjea i ne treba unositi podatke u programe proračunske tablice kao što su Excel, Google Spreadsheets i Open Calc.
Unošenje podataka ispravno prvi put može izbjeći probleme kasnije i olakšati korištenje nekoliko Excel alata i značajki kao što su formule i grafikoni.
Pregled programa Excel Data Entry
Vrh dos i don'ts da uvijek treba imati na umu kada koristite Excel su:
- Čini planirati proračunsku tablicu.
- nemoj ostavite prazne retke ili stupce pri unosu povezanih podataka.
- Čini često spremite i spremite na dva mjesta.
- nemoj upotrijebite brojeve kao zaglavlja stupaca i nemojte uključivati jedinice s podacima.
- Čini upotrijebite reference stanice i imenovane raspone u formulama.
- nemoj ostavi stanice koje sadrže formule otključane.
- Čini poredajte svoje podatke.
Planirajte svoju proračunsku tablicu
Kada se radi o unošenju podataka u Excel, dobro je napraviti malo planiranja prije nego što počnete tipizirati.
Znajući što će se koristiti radni list, podaci koje će sadržavati i što će biti učinjeno s tim podacima mogu uvelike utjecati na konačni izgled radnog lista.
Planiranje prije pisanja moglo bi uštedjeti vrijeme kasnije ako se proračunska tablica treba reorganizirati kako bi bila učinkovitija i jednostavnija za rad.
Stvari koje treba razmotriti
- Koja je svrha proračunske tablice?
- Koliko će podataka zadržati proračunsku tablicu?
- Jesu li karte potrebne?
- Hoće li se proračunska tablica tiskati?
Koja je svrha proračunske tablice?
- Svrha proračunske tablice pomoći će odrediti mjesto podataka, budući da najvažnije informacije moraju biti vidljive i lako dostupne.
- Koji su izračuni potrebni? Izračuni utječu na formule i funkcije koje su potrebne i gdje će biti locirane.
Koliko će podataka zadržati proračunsku tablicu?
Količina podataka koje će proračunska tablica u početku zadržati i koliko će se kasnije dodati utječe na broj upotrijebljenih radnih listova.
- Nemojte previše širiti svoje podatke jer može pojednostaviti određene informacije, a izračuni koji obuhvaćaju više listova ili radne knjige mogu početi utjecati na performanse programa Excel.
- Za velike radne listove ponekad je korisno prikazati važne zbirke stupaca iznad zaglavlja stupaca, umjesto prisiljavanja korisnika da se pomaknu na dno radnog lista kako bi vidjeli te informacije.
Jesu li karte potrebne?
Ako se cijeli ili dio podataka treba prikazati na grafikonu ili grafikonima, to bi moglo utjecati na izgled informacija.
- Ovisno o vrsti grafikona, podaci se možda moraju grupirati drugačije - kao što je korištenje područja sažetka za tortni grafikon.
- Za velike proračunske tablice grafikoni se mogu premjestiti na zasebne stranice kako bi se olakšalo gomilanje.
Hoće li proračunska tablica biti ispisana?
Moguće je utjecati na raspodjelu podataka ako će sve ili neke od podataka biti ispisane, ovisno o odabiru portretnog ili pejzažnog izgleda i broju potrebnih listova.
- Ako je potrebno koristiti portretni prikaz na uobičajenom papiru veličine slova (8 1/2 X 11), razmislite o postavljanju većine podataka u redove pod nekoliko stupaca, tako da su svi naslovi vidljivi na jednom listu.
- Ako je potrebno više listova, razmislite o ispisivanju zaglavlja stupaca pri vrhu svake stranice kako biste olakšali čitanje podataka.
- Ako se trebaju ispisati mnogi stupci podataka, izgled pejzaža može zadržati sva zaglavlja na jednoj stranici. Opet, ako je potrebno više listova, ispišite naslove stupaca pri vrhu svake stranice.
- Ako se grafikoni trebaju ispisati, premještanje na zasebni list može pojednostaviti zadatak.
Ne ostavljajte prazne redake ili stupce u povezanim podacima
Ostavljanje praznih redaka ili stupaca u podatkovnim tablicama ili srodnim rasponima podataka može otežati pravilno korištenje velikog broja Excelovih značajki kao što su grafikoni, pivot tablice i određene funkcije.
Čak i prazne ćelije u retku ili stupcu s podacima mogu uzrokovati probleme kao što je prikazano na gornjoj slici.
Odsutnost praznog prostora također će Excelu olakšati otkrivanje i odabir svih povezanih podataka u rasponu ako se koriste značajke kao što su sortiranje, filtriranje ili AutoSum.
Umjesto da ostavite prazne retke ili stupce, upotrijebite granice ili zaglavlja i oznake formata koristeći podebljano ili podcrtavanje kako biste razbili podatke i olakšali ih čitanje.
Upišite svoje podatke u stupcu kada je to moguće.
- Prilikom postavljanja proračunske tablice stavite opisni naslov na vrhu prvog stupca tablice s podacima u nastavku.
- Ako postoji više od jedne serije podataka, navedite ih jedan po jedan u stupcima (slijeva nadesno) s naslovom za svaku seriju podataka na vrhu.
Održavajte neovisne podatke odvojeno
Čuvanje povezanih podataka zajedno je važno, a istodobno može biti korisno zadržati odvojene raspone podataka odvojeno.
Ostavljanje praznih stupaca ili redaka između različitih raspona podataka ili drugih podataka na radnom listu ponovno će olakšati programu Excel da pravilno detektira i odabere povezane raspone ili tablice podataka.
Uštedite često
Važnost čuvanja vašeg rada često se ne može precijeniti - ili se prečesto navodi.
Naravno, ako koristite proračunsku tablicu koja se temelji na webu, kao što je Google proračunske tablice ili Excel Online tada spremanje nije problem jer niti jedan program nema opciju za spremanje, već umjesto toga radi s značajkom automatskog spremanja.
Međutim, za programe na računalu, nakon dvije ili tri izmjene, bilo da se dodaju podaci, stvaranje promjene formata ili unos formule, spremite radni list.
Ako se to čini previše, spremite barem svake dvije ili tri minute.
Iako se stabilnost računala i računalnog softvera drastično poboljšala tijekom proteklih nekoliko godina, softver i dalje pada, napadi struje i dalje se događaju, a drugi ljudi ponekad prelaze preko kabela za napajanje i izvlače ga iz zidne utičnice.
A kada se to dogodi, gubitak bilo koje količine podataka - velikih ili malih - samo povećava opterećenje dok pokušavate rekonstruirati ono što ste već učinili.
Excel ima Automatsko spremanje značajka, koja obično dobro funkcionira, ali ne treba se osloniti na to. Uobičajite osigurati svoje podatke s čestim uštedama.
Prečac na spremanje
Spremanje ne mora biti težak zadatak premještanja miša na vrpcu i klikom na ikone, uobičajeno je spremiti pomoću kombinacije tipkovnih prečaca:
Ctrl + S
Uštedite na dva mjesta
Još jedan aspekt spremanja koji se ne može precijeniti važnost je spremanja podataka na dva različita mjesta.
Drugo mjesto je, naravno, rezerva, i to je mnogo puta rečeno, " Sigurnosne kopije su poput osiguranja: imate jednu, a vjerojatno ga nećete trebati, nemojte imati i vjerojatno ćete to učiniti '.
Najbolja sigurnosna kopija je ona koja je na drugoj fizičkoj lokaciji od izvornika. Uostalom, koja je svrha da imaju dvije kopije datoteke ako:
- Jesu li na istom hard disku koji ne uspiju?
- Jesu li na istom računalu koje se ukrade?
- Jesu li u istoj zgradi koja gori na tlo?
Sigurnosne kopije na webu
Opet, stvaranje sigurnosne kopije ne mora biti naporan ili dugotrajan zadatak.
Ako sigurnost nije problem - ako je, recimo, radni list popis vaših DVD-a - e-mailom kopijom putem internetske pošte kako bi kopija ostala na poslužitelju vjerojatno je dovoljna.
Ako je sigurnost problem, web-pohrana i dalje je opcija - iako s tvrtkom koja se specijalizirala za takvo što i naplaćuje naknadu za to.
U slučaju on-line proračunskih tablica, vjerojatno vlasnici programa sigurnosno kopiraju svoje poslužitelje - a to uključuje sve korisničke podatke. No kako biste bili sigurni, preuzmite kopiju datoteke na svoje računalo.
Nemojte koristiti brojeve kao zaglavlja stupaca i nemojte uključivati jedinice s podacima
Koristite naslove na vrhu stupaca i na početku retka da biste identificirali svoje podatke jer oni olakšavaju razvrstavanje, primjerice sortiranje, ali ne upotrebljavajte brojeve kao što su - 2012., 2013. i tako dalje. to.
Kao što je prikazano na gornjoj slici, zaglavlja stupaca i retka koja su samo brojevi mogu slučajno biti uključena u izračune. Ako vaše formule sadrže funkcije kao što su:
- SamoZbroj
- AUTOMAX
- AutoAverage
koji automatski odabiru raspon podataka za argument funkcije.
Obično takve funkcije prvo potražuju stupce brojeva iznad mjesta na kojima se nalaze, a zatim lijevo za red brojeva, a sva zaglavlja koja su samo brojevi bit će uključena u odabrani raspon.
Brojevi koji se upotrebljavaju kao zaglavlja retka također se mogu zamijeniti kao druga serija podataka ako je odabrana kao dio raspona za grafikon, a ne kao oznake sjekire.
Oblikujte brojeve u naslovnim ćelijama kao tekst ili izradite tekstne oznake prije svakog broja s apostrofom (') - kao što su' 2012 i '2013. Apostrovo se ne prikazuje u ćeliji, već mijenja broj u tekstualne podatke.
Zadržite jedinice u naslovima
Nemojte unositi valutu, temperaturu, udaljenost ili druge jedinice u svaku ćeliju s brojevima podataka.
Ako to učinite, postoji dobra šansa da će Excel ili Google Spreadsheets pregledavati sve vaše podatke kao tekst.
Umjesto toga, postavite jedinice u zaglavlje na vrhu stupca, što će, kako se to dogodilo, osigurati da ta naslova bude barem tekst i neće stvoriti problem koji je gore diskutiran.
Tekst lijevo, Brojevi s desne strane
Brz način da doznate imate li tekstualni ili podatkovni broj jest provjeriti poravnanje podataka u ćeliji. Prema zadanim se postavkama tekstualni podaci poravnavaju s lijeve strane u programu Excel i Google Proračunske tablice, a podatkovni broj je poravnat desno u ćeliji.
Iako se ovo zadano poravnanje može lako mijenjati, formatiranje se obično ne primjenjuje sve dok se ne unesu svi podaci i formule, tako da vam zadani poravnanje može dati nagovještaj da je nešto neispravno u radnom listu.
Postotak i simboli valute
Najbolja praksa za unos svih podataka u radni list je upisivanje samo običnog broja, a zatim formatirati ćeliju da bi se broj prikazao pravilno - a to uključuje postotke i količine valute.
Excel i Google Spreadsheets, međutim, prihvaćaju postotne simbole koji se upisuju u ćeliju zajedno s brojem, a oboje priznaju i simbole zajedničke valute, kao što su dolarski znak ($) ili simbol britanske funte (£) ako su upisali u zajedno s podacima o broju, ali drugi valuti simboli, kao što je Južnoafrička Rand (R), vjerojatno će se tumačiti kao tekst.
Da biste izbjegli potencijalne probleme, slijedite gore navedenu najbolju praksu i unesite iznos, a zatim oblikite ćeliju za valutu umjesto da upišete simbol valute.
Koristite referencu stanica i nazvane raspone u formulama
Oba reference na mobitelu i naziva se mogu upotrebljavati i trebaju se upotrebljavati u formulama kako bi se formulama i proširenjem brže i lakše održale cijeli radni list, bez pogrešaka i do danas.
- Referencije ćelija kombinacija su slovnog slova i rednog broja ćelije - poput A1, B23 i W987 - i koriste se za prepoznavanje lokacije podataka u radnom listu.
- Imenovani raspon ili definirano ime je slična referencama stanice u tome što se koristi za prepoznavanje ćelije ili raspona ćelija u radnom listu.
Referiranje podataka u formulama
Formule se koriste u programu Excel za izračunavanje - kao što je dodavanje ili oduzimanje.
Ako su stvarni brojevi uključeni u formule kao što su:
= 5 + 3
Svaki put kad se podaci mijenjaju na 7 i 6, formula treba biti uređena i brojevi se mijenjaju kako bi formula postala:
= 7 + 6
Ako se podaci unose u ćelije u radnom listu, nazivi ćelija ili nazivi raspona mogu se koristiti u formuli umjesto brojeva.
Ako je broj 5 unesen u ćeliju A1 i 3 u ćeliju A2, formula postaje:
= A1 + A2
Da biste ažurirali podatke, promijenite sadržaj ćelija A1 i A2, ali formula ostaje ista kao Excel automatski ažurira rezultate formule.
Uštede u vremenu i naporima povećavaju se ako radni list sadrži složenije formule i ako se više formula odnose na iste podatke, budući da se podaci trebaju mijenjati samo na jednom mjestu i ažurirati sve formule koje ih referiraju.
Upotreba ćelije ili nazivanih raspona također čini vaš radni list sigurnijim, jer vam omogućuje da zaštitite formule od slučajnih promjena dok ostavljate ćelije podataka koje se mijenjaju dostupne.
Pokazujući podatke
Još jedna značajka programa Excel i Google proračunskih tablica jest ta da omogućuju unos ćeličnih referenci ili naziva raspona u formule pomoću točaka koji uključuje klik na ćeliju da unese referencu u formulu.
Pokazivanje smanjuje mogućnost grešaka uzrokovanih upisivanjem pogrešne reference ćelije ili pogrešno napisane nazive raspona.
Upotrijebite Namjenski raspon za odabir podataka
Davanje područja povezanih podataka nazivom može olakšati odabir podataka prilikom obavljanja vrsta ili filtriranja.
Ako se promijeni veličina podatkovnog područja, raspon imena lako se može uređivati pomoću Upravitelja naziva.
Nemojte ostavljati ćelije koje sadrže formule nezaštićene
Nakon što ste potrošili toliko vremena da ispravite svoje formule i koristite ispravne reference o mreži, mnogi čine pogrešku ostavljanja tih formula ranjivim na slučajne ili nenamjerne promjene.
Postavljanjem podataka u ćelije u radnom listu i zatim referenciranjem tih podataka u formulama omogućava se da ćelije koje sadrže formule bude zaključane i, ako je potrebno, zaštićene lozinkom kako bi bile sigurne.
Istodobno, stanice koje sadrže podatke mogu ostati otključane tako da se promjene mogu lako unijeti kako bi se proračunska tablica ažurirala.
Zaštita radnog lista ili radne knjige je proces u dva koraka:
- Provjerite jesu li ispravne ćelije zaključane.
- Primijenite opciju zaštite, a po želji dodajte lozinku.
Razvrstajte podatke
Razvrstajte podatke nakon što završite s unosom.
Rad s malim količinama nerazvrstanih podataka u programu Excel ili Google proračunske tablice obično nije problem, ali s brojem podataka povećava se i poteškoća u učinkovitom radu s njom.
Razvrstavanje podataka lakše je razumjeti i analizu, a neke funkcije i alati, kao što su VLOOKUP i SUBTOTAL, zahtijevaju razvrstavanje podataka kako bi se vratili točni rezultati.
Također, razvrstavanje podataka na različite načine olakšava uočavanje trendova koji nisu na prvi pogled očigledni.
Odabir podataka koji će biti razvrstani
Prije nego što se podaci mogu razvrstati, Excel treba znati točan raspon koji se treba razvrstati, a obično Excel je prilično dobar u odabiru područja povezanih podataka sve dok je unesen:
- Nema praznih redaka ili stupaca unutar područja povezanih podataka;
- I prazni redci i stupci ostali su između područja povezanih podataka.
Excel će čak odrediti, prilično točno, ako područje podataka ima nazive polja i isključiti ovaj red iz zapisa da bi se razvrstali.
Međutim, dopuštajući Excelu da odabere raspon koji treba razvrstati može biti rizičan, posebno s velikim količinama podataka koje je teško provjeriti.
Upotreba imena za odabir podataka
Da biste bili sigurni da su odabrani ispravni podaci, označite raspon prije početka sortiranja.
Ako se isti raspon mora više puta razvrstati, najbolji je pristup dati joj naziv.
Ako je definirano ime za raspon koji treba sortirati, upišite naziv u okvir za ime ili ga odaberite s pridruženog padajućeg popisa, a Excel će automatski označiti ispravan raspon podataka u radnom listu.
Skrivene retke i stupce i sortiranje
Skriveni retci i stupci podataka se ne premještaju tijekom razvrstavanja, stoga ih je potrebno otkloniti prije nego se vrsta vrši.
Na primjer, ako je redak 7 skriven i dio je raspona podataka koji se razvrstavaju, ostaje kao redak 7 umjesto da se prenese na njegovu ispravnu lokaciju kao rezultat takve vrste.
Isto vrijedi i za stupce podataka. Razvrstavanje po redcima obuhvaća redordiranje stupaca podataka, ali ako je stupac B skriven prije sortiranja, ostat će kao stupac B i neće se redordirati s ostalim stupcima u rasporedu.
Svi brojevi bi trebali biti pohranjeni kao brojevi
Provjerite jesu li svi brojevi pohranjeni kao brojevi. Ako rezultati nisu ono što ste očekivali, stupac može sadržavati brojeve pohranjene kao tekst, a ne kao brojevi. Na primjer, negativni brojevi uvezeni iz nekih računovodstvenih sustava ili broj unesen s vodećim ' (apostrof) pohranjuju se kao tekst.
Kada brzo razvrstajte podatke s A-Z ili Z-A gumb, stvari mogu ići strašno pogrešno. Ako se unutar podataka nalazi prazan redak ili prazni stupac, dio podataka može se razvrstati, a ostali podaci zanemaruju se. Zamislite nered koji ćete imati ako nazivi i telefonski broj više ne odgovaraju, ili ako narudžbe idu na pogrešne korisnike!
Najjednostavniji način da se prije razvrstavanja odabere ispravan raspon podataka da bi se dobio naziv.
Druga pretpostavka utječe upravo ono što Excel razvrstava. Ako imate odabranu pojedinu ćeliju, Excel širi odabir kako bi odabrao raspon (slično kao pritiskom Ctrl + Shift + 8) omeđen jednim ili više praznih stupaca i redaka. Zatim pregledava prvi red u odabranom rasponu kako bi utvrdio sadrži li podatke o zaglavlju ili ne.
Ovo je mjesto gdje razvrstavanje pomoću alatne trake može postati lukav. Vaša zaglavlja (pod pretpostavkom da ih imate) moraju ispuniti neke prilično stroge smjernice kako bi ih Excel mogao prepoznati kao zaglavlje. Na primjer, ako u retku zaglavlja postoje prazne ćelije, Excel možda misli da nije zaglavlje. Slično tome, ako je redak zaglavlja oblikovan isti kao i drugi redovi u rasponu podataka, možda ga neće prepoznati. Osim toga, ako se tablica podataka sastoji isključivo od teksta, a redak zaglavlja ne sadrži ništa osim teksta, Excel gotovo nikada neće prepoznati redak zaglavlja. (Redak izgleda kao drugi redak podataka u Excel.)
Samo nakon što odaberete raspon i utvrdi postoji li redak zaglavlja Excel će izvršiti stvarni sortiranje. Koliko ste zadovoljni rezultatima ovisi o tome je li Excel dobio pravo izbora raspona i određivanje redaka zaglavlja. Na primjer, ako Excel ne misli da imate redak zaglavlja, a vi to učinite, tada se zaglavlje razvrstava u tijelo podataka; ovo je uglavnom loša stvar.
Kako biste bili sigurni da je vaš raspon podataka ispravno prepoznat, upotrijebite Ctrl + Shift + 8 prečac da biste vidjeli što Excel odabire; ovo je ono što će biti razvrstano. Ako ne odgovara vašim očekivanjima, morate izmijeniti znak podataka u tablici ili trebate odabrati raspon podataka prije korištenja Sortirati dijaloški okvir.
Da biste provjerili je li naslov pravilno prepoznat, upotrijebite gumb Ctrl + Shift + 8 prečac za odabir raspona podataka, a zatim pogledajte prvi redak. Ako zaglavlje ima prazne ćelije između onih odabranih u prvom retku ili je prvi redak oblikovan baš kao i drugi redak ili imate više od jednog redaka zaglavlja, Excel pretpostavlja da uopće nemate redak zaglavlja. Da biste to ispravili, unesite izmjene u redak zaglavlja kako biste bili sigurni da Excel prepoznaje ispravno.
Konačno, sve oklade mogu biti isključene ako tablica podataka upotrebljava višeslojne zaglavlja. Excel ih teško prepoznaje. Složite problem kada očekujete da u taj zaglavlje sadrži prazne retke; to jednostavno ne može to učiniti automatski. Možete, međutim, jednostavno odabrati sve redove koje želite sortirati prije nego što napravite vrstu. Drugim riječima, budite specifični u onome što želite Excelu sortirati; Nemojte dopustiti da Excel izvrši pretpostavke za vas.
Datumi i vrijeme pohranjeni kao tekst
Ako se rezultati sortiranja po datumu ne iskažu prema očekivanjima, podaci u stupcu koji sadrže ključ sortiranja mogu sadržavati datume ili vremena pohranjena kao tekstualni podaci, a ne kao brojevi (datumi i vremena su samo oblikovani podaci o broju).
Na gornjoj slici, rekord za A. Peterson završio je na dnu popisa, kada je na temelju datuma zaduživanja 5. studenog 2014. rekord trebao biti postavljen iznad zapisa A. Wilson, koji također ima datum zaduživanja od 5. studenog.
Razlog za neočekivane rezultate jest taj da je datum zaduživanja za A. Peterson pohranjen kao tekst, a ne kao broj
Mješoviti podaci i Brzi sortovi
Prilikom korištenja metode brzog sortiranja zapisa koji sadrže tekstualne i brojne podatke pomiješani su zajedno, Excel razvrstava broj i tekstualne podatke zasebno - postavljanje zapisa s tekstualnim podacima pri dnu popisa sortiranih.
Excel također može sadržavati naslove stupaca u rezultatima sortiranja - tumačeći ih kao samo još jedan red tekstualnih podataka umjesto kao nazive polja za podatkovnu tablicu.
Poredaj upozorenja - poredak dijaloškog okvira
Kao što je prikazano na gornjoj slici, ako se koristi dijaloški okvir Sort, čak i za sortiranje u jednom stupcu, Excel prikazuje poruku koja vas upozorava da je naišla na podatke spremljene kao tekst i daje vam izbor da:
- Sortirajte sve što izgleda kao broj kao broj.
- Sortirajte brojeve i brojeve pohranjene kao tekst zasebno.
Ako odaberete prvu opciju, Excel će pokušati staviti tekstne podatke na ispravnu lokaciju rezultata sortiranja.
Odaberite drugu opciju i Excel će staviti zapise koji sadrže tekstualne podatke na dnu rezultata sortiranja baš kao i kod brzih sortiranja.
