Vodič za obrazac za unos podataka iz programa Excel

Da biste dodali preostale zapise u bazu podataka udžbenika, upotrijebite obrazac da biste unijeli ostatak podataka pronađenih na gornjoj slici u stanice A4 do E11.

Dodavanje zapisa podataka s obrascem (con't)

Da biste dodali preostale zapise u bazu podataka udžbenika, upotrijebite obrazac kako biste ovdje unijeli ostatak podataka na slici ovdje u stanice A4 do E11.

Upotreba alata za podatke obrasca

Glavni problem s bazom podataka je održavanje integriteta podataka kao datoteka raste u veličini. To zahtijeva:

• ispravljanje pogrešaka podataka ili ažuriranje pojedinačnih zapisa.
• brisanje zastarjelih ili dupliciranih zapisa.

Oblik unosa podataka sadrži nekoliko alata duž desne strane, što olakšava pronalaženje i ispravljanje ili brisanje zapisa iz baze podataka.

Ovi alati su:

• Pronađite Pret i Pronađi sljedeće tipke - ti omogućuju da se pomaknete naprijed i natrag kroz bazu podataka po jedan zapis u isto vrijeme.
• Izbrisati gumb - ovo se koristi za brisanje zapisa iz baze podataka.
• Vratiti gumb - Ovaj gumb se može koristiti za poništavanje izmjena zapisa koji se uređuje. Povremeno smo pogrešne izmjene u rekordu ili čak uredili pogrešan zapis. Ako je tako, gumb za vraćanje može se upotrijebiti za poništavanje tih promjena.
• Bilješka: gumb Vraćanje funkcionira samo dok je u obrascu prisutan zapis. Čim pristupite drugom zapisu ili zatvorite obrazac, gumb za vraćanje postaje neaktivan.
• kriteriji gumb omogućuje pretraživanje baze podataka za zapise na temelju određenih kriterija, kao što su ime, godina ili program. Primjer korištenja gumba Kriteriji uključen je u sljedeći korak vodiča.

Traženje zapisa pomoću jednog polja

kriteriji gumb omogućuje pretraživanje baza podataka za zapise pomoću jednog ili više naziva polja, poput imena, dobi ili programa.

Traženje zapisa pomoću jednog polja

1. Klikni na kriteriji gumb u obliku.
2. Klikom na kriteriji gumb briše sva polja obrasca, ali ne uklanja nikakve podatke iz baze podataka.
3. Klikni na Program polje i vrstu Umjetnost kao što želimo tražiti sve studente upisane u programu umjetnosti na koledžu.
4. Klikni na Pronađi sljedeće dugme. Zapis za H. Thompsona trebao bi se pojaviti u obliku kada je upisana u program umjetnosti.
5. Klikni na Pronađi sljedeće gumb drugi i treći put, a zapisi za J. Graham i W. Henderson trebali bi se pojaviti jedan za drugim jer su također upisani u program umjetnosti.

Sljedeći korak ovog vodiča uključuje primjer pretraživanja dokumenata koji odgovaraju višestrukim kriterijima.

Traženje zapisa pomoću višestrukih naziva polja

U ovom ćemo primjeru tražiti sve učenike koji imaju 18 godina starosti i upisao je program umjetnosti na koledžu. U obrascu bi se trebali prikazati samo oni zapisi koji odgovaraju oba kriterija.

1. Kliknite gumb kriteriji gumb u obliku.
2. Kliknite gumb dob polje i tip 18.
3. Kliknite na Program polje i vrsta umjetnosti.
4. Kliknite gumb Pronađi sljedeće dugme. Zapis za H. Thompsona trebao bi se pojaviti u obliku jer je obojica 18 godina i upisana u program umjetnosti.
5. Kliknite gumb Pronađi sljedeće gumb drugi put, a zapis za J. Graham bi trebao pojaviti jer on je i 18 godina i upisan u programu umjetnosti.
6. Kliknite gumb Pronađi sljedeće treći put, a zapis za J. Graham trebao bi biti vidljiv jer nema drugih zapisa koji odgovaraju oba kriterija.

Zapis za W. Henderson trebao bi ne biti prikazan u ovom primjeru jer je, premda je upisan u program Umjetnosti, ne navrši 18 godina pa ne odgovara oba kriterija pretraživanja.