U idealnom slučaju, vrijeme izvan posla bilo je (barem pomalo) opuštajuće. Ali taj zen nakon godišnjeg odmora može otići pravo kroz prozor nakon što sjednete i dotaknete se pristigle pošte i shvatite da vas čeka oko milijun poruka.
Odgovaranje na e-poruke može biti stresno svakog dana, ali još je gore kad su se skupljali. I osjećajući taj stres, možete postaviti cilj da ih se što brže prođete - samo da biste počinili jednu od učestalih pogrešaka u nastavku.
Dakle, uzmite nekoliko minuta da pročitate kako ih možete izbjeći: isplatiće se!
1. Određivanje prioriteta vremena odziva prema kvaliteti
Matematički, odgovarati što brže možete imati smisla. Ako provedete jednu minutu čitajući poruku e-pošte i jednu minutu odgovaranja, proći ćete kroz svoj popis brže nego ako pet minuta provedete u čitanju i pet minuta u odgovoru.
I iako ste u pravu, nije dan za internu raspravu između "Zvuči dobro!" Nasuprot "Slažem se", ne želite otvoriti ni jedan brzi odgovor.
"Zvuči dobro" ili "Slažem se" djeluju podjednako dobro ako vas je netko pitao sviđa li vam se njihov plan, ali nema smisla ako su vam postavili neko konkretno pitanje. Znači, vratit ćete im još jedan email - i oni će znati da niste pročitali ono što su napisali prvi put.
Popravak
Ako imate stranice e-poruka koje možete prebroditi i ne mogu suzbiti želju za odgovorom što prije, kopirajte i zalijepite generički odgovor. Isprobajte ovo „Potrošit ću danas hvatajući e-poštu. Ako vam treba odgovor prije 17 sati, pošaljite mi ga e-poštom i javite mi. "
Da, to je dodatni korak, ali ako je vaš cilj broj jedan da se prvo vratite svima, to će vam omogućiti, a zatim izdahnite i odvojite vrijeme za odgovor.
2. Prosljeđivanje svega s "FYI"
U svojoj glavi dijelite ažuriranje statusa kako bi vam druga osoba mogla reći što dalje. Ali, u glavi primatelja, kažete, pobrinut se za to. Esencijalno uzimate „vrući krumpir“ pristup e-pošti, pod pretpostavkom da odgovornost pada na onoga tko je zadnji put dobio - što znači da postoji dobra mogućnost da komunicirate.
Zbog toga, kako piše urednica Muse Jenni Maier, "Svaka pojedinačna e-pošta treba sadržavati sljedeći korak (čak i ako je odgovor" nije potreban ")."
Kad pošaljete e-poštu s vrućim krumpirom, dogodit će se jedna od dvije stvari. Odmah ćete dobiti pitanje (tako da je sve duplikat). Ili, što je još gore, neće reći ništa, a vi ćete misliti da je druga osoba ta koja slijedi.
Popravak
Poslušajte Maierov savjet i osigurajte da poruke imaju jasnu namjeru. Ako nešto šaljete samo da zatvorite petlju, to je apsolutno u redu ako to kažete, ili čak „za referencu“. Ispisivanje točno onoga što želite od druge osobe prisiljava vas da prvo budete jasni - što znači da ćete uhvatite sebe ako stvarno trebate poduzeti korak prije nego što podijelite svoj napredak.
3. Odgovaranje zapovijedi u koju su stigli
Vaš je plan odgovoriti obrnutim kronološkim redoslijedom: dobro se prvo vratite osobi koja je najduže čekala. Međutim, nije mudar plan ako vam je cilj biti što učinkovitiji.
Slučaj poanta: Radio sam s nekim tko je otišao na dvotjedni odmor, a kad se vratio, prvo je odgovorio na svoje najstarije e-poruke. To je značilo da je slijedio moja pitanja kako bi ih pitao jesu li razvrstani - prije nego što je ugledao kasniji lanac u kojem je njegova kontakt osoba riješila ta pitanja za mene.
"Jeste li dobili ovo?" I "Nema veze! Vidjeli ste! ”E-poruke su bile nepotrebne. Ako je vaš cijeli cilj brzo nadoknaditi, ne želite gubiti vrijeme na njih.
Popravak
Ovo je sjajno vrijeme za LIFO: Last In, First Out pristup. Jer, kako objašnjava šef muzeja muzeja Alex Cavoulacos, "Ova tehnika se temelji na prepuštanju starih stvari da se bave sobom."
Drugim riječima, kada dođete na e-mail koji je netko poslao prije tjedan dana, vrlo je moguće da su već rješavali sve što su vas pitali. A ako i dalje žele vašu pažnju prije ili kasnije, spremna sam se kladiti da su zabilježili datum povratka na vašem OOO-u i poslali praćenje koje je sjedilo na vrhu vaše pristigle pošte kad ste se vratili.
Kada promatrate poruke vrijedne tjedan dana, vaše je iskušenje samo da zaronite. Ali ako razmišljate o načinu na koji odgovarate, izbjeći ćete uobičajene pogreške i uštedjeli se da se morate vratiti i odgovoriti na njih opet.
