E-pošta, kao i svaki oblik komunikacije, osobna je stvar. Kako provjeravate, upravljate i šaljete sve, od jednoslojnih karata do elektroničkih missica, često je kombinacija sklonosti i navika.
Kao što je rečeno, postoji nekoliko suhih pravila koja bismo se svi trebali pridržavati kako bismo maksimalno iskoristili svoju komunikaciju putem e-pošte, svoju produktivnost i svoje vrijeme. Pročitajte tri uobičajene pogreške u pristigloj pošti, kako vas nanose na poslu i kako promijeniti promjene na bolje upravljanje e-poštom.
Pogreška br. 1: Ostavljanje e-poruka u vašoj pristigloj pošti
Počet ću s najkontroverznijim: sve svoje e-poruke ostavljajte u pristigloj pošti. Znam da mislite da je svejedno i bez obzira jeste li ostavljali e-poštu u pristigloj pošti nakon što ste se bavili njima ili ne, ali mozak vas moli da se razlikuju. Studija iz 2011. godine s Princetonovog instituta za neuroznanost utvrdila je da "kada je vaše okruženje zatrpano, kaos ograničava vašu sposobnost usredotočenja". To vrijedi i za vaše virtualno okruženje; što više e-poruka možete vidjeti - čak i one koji više nisu važni - više vremena će vaš mozak podsvjesno provesti razmišljajući o njima.
Istraživanje sugerira da će vam smanjenje nereda u pristigloj pošti učiniti manje ometane, produktivnije i bolje moći obrađivati informacije. Ako to nije dobar razlog da u svoje mape pristignete 3.799 starih e-poruka, ne znam što je.
Kako napraviti promjenu
Počnite koristiti pristiglu poštu samo za novu poštu. Ako završite s e-poštom, treba ga arhivirati, podnijeti ili izbrisati (pogledajte u nastavku za korištenje kada). Uvijek možete tražiti bilo koji e-mail koji vam je potreban kasnije.
Pogreška br. 2: Brisanje kada treba arhivirati ili arhivirati (i Vice Versa)
Dakle, sada kada koristite pretinac pristigle pošte samo za novu poštu (uragan!), Postavlja se pitanje: što biste trebali raditi sa svom e-poštom s kojom ste gotovi?
Opcije su a) brisanje ili b) datoteka u odgovarajućoj mapi (ili arhivi za korisnike Gmaila). Mnogi ljudi pogriješe što su predaleko zašli u krajnost: ili brišući sve poruke ili ih čuvajući. Istina je da je zdrava ravnoteža najbolje rješenje. Sklapanje e-poruka koje vam neće trebati doprinosi kvotama za pohranu na vašem računu e-pošte i otežava pronalaženje e-poruka koje ste željeli zadržati dok ih tražite. I pretjerano brisanje? Možda završiš kao moj prijatelj koji je izbrisao e-poštu s potvrdom leta i zamalo propustio let.
Kako napraviti promjenu
Kad završite s porukom e-pošte, razmislite o tome hoćete li možda ubuduće ponovo imati pristup njoj. Ako nema: Vrijeme je za brisanje. Ako je odgovor da: Arhivirajte ili arhivirajte!
Pogreška br. 3: korištenje mape pristigle pošte kao popis obveza
Za ljude koji ne vole popise obveza, lako je rješenje (ili tako oni misle) korištenje mape pristigle pošte kao jedan. Kad su u pitanju standardni zadaci povezani s e-poštom, poput "Odgovori na Jerryjevu e-poštu o vremenu sastanaka", mislim da su ti ljudi mrtvi. Ti zadaci uopće ne bi trebali biti na popisu zadataka, na njih treba odgovarati samo kao dio uobičajenog tijeka poslovanja.
Ali za istinske zadatke, poput "Stvorite prijedlog za novog klijenta" ili "Naplatite uredski najam", toplo preporučujem da pronađete sustav obveza koji radi za vas i pridržavate se njega. Zašto? Jer ako želite ispuniti najvažnije zadatke svakog dana, morate imati mogućnost da odredite prioritete i usredotočite se na svoj popis obaveza. Upotreba mape za pristiglu poštu kao obveza stavlja svoje vrijeme u ruke drugih ljudi. Sa svakom novom e-poštom stiže i novi zadatak, bez obzira sviđa li vam se to ili ne. Ali svjesno dodavanje zadatka na svoj popis obaveza šansa je da odredite trebate li to zaista raditi odmah, umjesto drugog posla.
Još uvijek niste uvjereni? Jill Duffy, Leo Babauta i Jesse Garner također su izvrsni slučajevi za to.
Kako napraviti promjenu
Prođite u pristiglu poštu i izvucite bilo koje dokumente koji su podložni akciji. Ako je to jedino što je učinilo, e-mail adresa je sada vrijedna, arhiviraj, datoteku ili izbriši. I u redu, ako doista inzistirate na korištenju pristigle pošte kao liste obveza, pokušajte sa poštanskim sandučićem, aplikacijom koja može pomoći da e-poruke pretvore u zadatke i izvade ih iz pristigle pošte.
