Nedavno je jedna moja kolegica Kat Boogaard napisala o tome kako uspješni ljudi završavaju svoj posao do četvrtka, u osnovi postavivši se za četverodnevni tjedan. Toliko onoga što ona objašnjava o korištenju petka za početak skoka sljedećeg tjedna ima smisla za mene, a iako nisam baš tu, dovoljno me zaintrigira da poradim na tome.
No, iako se već petkom još uvijek bijem prema obaveznim zadaćama, njezin savjet doveo me do razmišljanja o važnosti budućeg rada - samo da izbjegnem da vas zadrži suradnik ili klijent.
Jer kada ste na igri i radite učinkovito, nema ništa više frustrirajuće nego biti imobiliziran jer vam se netko ne vraća. Ali ovdje je stvar: Možete se naljutiti zbog toga, možete gunđati i žaliti se ili možete riješiti probleme. A upravo tu dolazi napredak.
Neka bude navika gledati kalendar rokova i bilježiti stvari koje sami ne možete postići. To su predmeti koji zahtijevaju odobrenje, povratne informacije ili suradnju prije završetka. Napravite poseban popis obveza za ove stavke, jer su ovo stvari kojima trebate dati prioritet, ili barem, kako ja volim reći, aktivirajte lopticu.
Pametno i poštovano je stići do potrebnih strana prije vašeg roka. To pokazuje razumijevanje da su svi zauzeti i ne očekujete da će vam netko što prije okrenuti što prije, jer ste poslali e-poštom zahtjev u zadnjoj minuti.
No iako to nije hitno , svakako navedite datum - podebljajte ga u poruci ako ste zabrinuti zbog gubitka tih podataka. Ovdje imate malo prostora za pomoć: preporučujem da navedete datum koji je potreban nekoliko dana prije vašeg krajnjeg roka. Na taj način, ako nešto kasni, imate vremena za praćenje i nadamo se da ćete dobiti ono što vam treba na vrijeme. Nakon što ovako pokrenete stvari, možete se obratiti drugim projektima koje možete samostalno rješavati.
Naravno, unatoč ovom unaprijed planiranom, još uvijek može doći vrijeme kada ste zaglavili jer netko nije shvatio vaš rok ozbiljno ili odgovorio na daljnje praćenje.
Ili vas mogu obavijestiti da su se „zakucali“ i treba im „više vremena.“ To je slučaj kad pošaljete ljubazan, ali čvrst e-mail s objašnjenjem vremenski osjetljive prirode djela i zašto vam je potreban. Jednostavno povezivanje točkica između ovog roka i većeg cilja tima ili tvrtke može uvelike ubrzati postupak nekog drugog.
To izgleda ovako:
Hvala.
Stacey
Još jedna opcija? Moglo bi se reći, ako se ne javim od vas, planiram to učiniti / reći ću vam da čekamo prije nego što nastavimo dalje. Ovom izjavom pokrivate svoje baze. Pokušali ste dobiti potrebne informacije, a ako ih ne dobijete, spremni ste i sami ići naprijed ili obavijestiti relevantne stranke o tome zašto ih se drži.
Ako ste zabrinuti da u vašoj e-pošti ne dobijate pravu poruku ili ton, razmislite o odustajanju od e-pošte i osobnom posjetu kolegovom stolu. Može vam brži odgovor.
Na kraju dana, ako se stalno nervirate jer vas drugi drže, možda će biti potrebno razgovarati s osobom o tome kako to utječe na ciljeve tima. Ako ste zaglavili samo s vremena na vrijeme, procijenite svoje odgovornosti i pazite da odredite prioritete na način koji vam omogućava da uvijek imate nešto za raditi, tako da ne izvrnete palce u srijedu popodne ili prokupate frustrirano u petak u 16 sati.
I navedite primjer: poštujte tuđe rokove i komunicirajte ako predvidite problem s odgovorom na vrijeme. To je samo dobra karma.
