LinkedIn je objavio istraživanje prošle godine u kojem je pokazao da su naši profesionalni popisi za oštre potrebe za promjenom. Ispada da, nismo baš tako dobro „raditi“ stvari za koje kažemo da trebamo raditi. U stvari, gotovo 90% profesionalaca priznalo je da ne može do kraja prosječnog radnog dana izvršiti sve zadatke na svojoj popisu obaveza.
Dakle, ako vam nije mučno kad se svakodnevno borite s istim zastajkama, vrijeme je da to promijenite. Evo pet trikova za povećanje produktivnosti i pomaganje sebi da to zaista učinite kroz svoj popis.
1. Vodite jedinstveni popis obveza za posao
Budimo iskreni: Ako ste željeli da trenutno dobijete cjelovit pregled svega što morate učiniti za posao, vjerovatno je da ne možete sve to pronaći na jednoj listi. Umjesto toga, ovdje imate nekoliko objava, spremljeni skicu u svom e-mailu, ljepljive stike ili tekstualne datoteke na vašem računalu, a možda i aplikaciju ili dvije na vašem telefonu.
I dok je uglavnom dobra praksa odvojiti posao i igru, potrebno je imati jedinstveno mjesto za svoje radne zadatke. Stoga odaberite svoju odabranu metodu i počnite se konsolidirati. To može biti bilo gdje: rukom pisani popis vašeg povjerljivog planera, dokument koji čuvate na radnoj površini ili aplikaciju na telefonu .
Pazite, međutim, da na svoj popis možete dodati s bilo kojeg mjesta - što znači da ako koristite aplikaciju za radnu površinu, trebali biste postaviti sustav za snimanje dosadašnjih zadataka izvršenih s vašeg računala, kao što su zadaci koje dobijete dok je bio na sastanku. Osobno ih volim zapisati na ljepljive bilješke, a zatim ih izbrišem ili bacam nakon što ih prebacim na glavni popis.
2. Slijedite 1-3-5 Pravilo
Sada kada imate sveobuhvatan popis svega što morate učiniti za posao, trebali biste definirati dnevni popis obaveza. U bilo kojem danu pretpostavite da možete postići samo jednu veliku stvar, tri srednje stvari i pet malih stvari. (Napomena: ako veći dio dana provodite na sastancima, možda ćete trebati to malo preispitati.) Prije nego što napustite posao, odvojite nekoliko minuta da odredite svojih 1-3-5 za sljedeći dan, tako da ste spremni da bi ujutro udario o tlo. Ako je vaš položaj takav na kojem svaki dan donosi puno neočekivanih zadataka, pokušajte ostaviti prazan jedan i dva mala zadatka, pripremajući se za last minute zahtjeve svog šefa.
Da, znam da može biti teško smanjiti popis obveza na 1-3-5 - ali važno je dati prednost prioritetima. Sviđalo vam se to ili ne, imate samo toliko sati u danu i samo ćete dobiti konačan broj stvari. Prisiljavanje sebe da odaberete popis 1-3-5 znači da ćete ono što ste učinili biti stvari koje ste odlučili učiniti, a ne ono što vam se upravo dogodilo.
Takvo planiranje također znači da ćete moći voditi više informiranih razgovora s menadžerom kada on ili ona baci na vas nešto novo što treba učiniti odmah - kao i alate za preuređivanje prioriteta u svom drugom poslu. Na primjer, kada vam iznenadna prezentacija padne u krilo, pokušajte: "Svakako, mogu vam to dostaviti do 15 sati, ali izvješća o Q1 neće biti spremna do sutra, jer sam danas trebao raditi na tome „.
Pogledajte naš popis obaveza 1-3-5!
3. Dovršite jedan značajan zadatak prije ručka (vaš najmanji najdraži, ako je moguće)
Priznat ću da mi je ovaj tvrd, ali djeluje. Uzmite jedan od svojih velikih ili srednjih zadataka i riješite ga prvo ujutro, prije nego što pošaljete e-poštu, čak i ako možete. Nema boljeg osjećaja nego prekrižiti se teškim zadatkom prije ručka. Autor Brian Tracy ovo naziva "jedenjem vaše žabe", prilagođenoj glasovitom citatu Marka Twaina: "Jutro pojedi živu žabu i ništa gore neće se dogoditi ostatku dana."
Moja suosnivačica, Kathryn, često definira svoje "žabe" navečer kako bi se pripremila za sljedeći dan; s tim, ona je spremna uhvatiti se u koštac s njima ujutro, i to je sprečava da odbaci manje ugodne zadatke mnogo dana.
4. Koristite svoj kalendar kao popis obveza
Ako ustanovite da uvijek precjenjujete koliko možete učiniti u danu, učinkovit pristup je da stavite svoje zadaće u svoj kalendar, baš kao i na sastanak. Umjesto da svakodnevno dodajete listu na popis, zakažite ih, ostavljajući svaki dovoljno vremena. Slanje podataka o W2 potvrdi HR-u može potrajati 15 minuta, a priprema Q1 strategije za vaš tim može potrajati nekoliko sati. Važno je biti realan.
Kada isprobate ovaj pristup, obavezno blokirajte i vrijeme u svom kalendaru da biste shvatili e-poštu, brainstorming ili druge važne zadatke orijentirane na isporuku, ali ne i za njih. Na primjer, pokušajte blokirati sat ujutro i jedan sat popodne da biste radili putem mape pristigle pošte - a zatim ne trošite vrijeme između pokušaja da obrađujete e-mailove u trenutku kada dođu, kada ste stvarno planirali da radite na nešto drugo.
5. Smanjite sastanke da biste produžili produktivno vrijeme
Konačno, ako otkrijete da zaista ne možete dovršiti ono što mislite da biste trebali moći za jedan dan, usprkos svim gornjim savjetima - razmislite da li možda patite od sastanka.
Kao što je ekonomist John Kenneth Galbraith jednom rekao, "sastanci su neophodni kada ne želite ništa učiniti". Zapravo, u više anketa provedenih na tu temu došlo je do sličnih zaključaka da je negdje između četvrtine i polovice vremena provedenog na sastancima gubitak, da ne spominjemo, svoj drugi posao ne možete učiniti dok sjedite dolje razgovarajući s nekim drugim.
Rješenje: Ograničite sastanke. Prije nego što zakažete sastanak, razmislite možete li to riješiti prvo e-poštom ili telefonskim pozivom ili tako da na nekoliko minuta dođite u nečiji ured. Ako je sastanak potreban, navedite ključne točke dnevnog reda kako biste odredili potrebne sudionike i najkraće vrijeme koje možete zakazati. I da, potpuno je u redu zakazati sastanak u trajanju od 20 minuta, nema potrebe zaokruživati se na 30! Ako morate imati sastanke, pokušajte ih grupirati kako biste tijekom dana ostavili velike nesmetane periode kako biste obavili pravi posao.
Da, reorganizacija i planiranje unaprijed obje su investicije unaprijed - ali samo pomislite koliko ćete biti sretni kad vam se zapravo prekriži cjelodnevni popis obaveza. Zato se organizirajte, nabavite sve svoje zadatke na jednom mjestu, minimizirajte svoje ometanje i počnite osvajati taj (jednodnevni) popis!
