U svijetu rada danas se čini da se sve odnosi na produktivnost. Kako možemo brže raditi stvari, trošiti manje vremena na stvari koje nam ne trebaju i smanjiti viškove i neučinkovitosti koji nas usporavaju?
Komunikacija nije izuzetak od ovog trenda. Uz sve više načina digitalnog održavanja veze, postaje uobičajeno smanjiti se na sastancima, slati manje i kraće poruke e-pošte i uglavnom manje komunicirati - sve u ime uštede vremena.
Ali William Allen, stariji direktor Behancea, smatra da to zapravo ometa učinkovitost timova.
U svom eseju za najnoviju knjigu 99U, Make Your Mark: Vodič za kreaciju s izgradnjom posla s utjecajem , on sugerira da je zapravo potrebno stvoriti viškove kako bi se osiguralo da svi u vašem timu budu na istoj stranici. Objašnjava:
Nikada ne pretpostavljajte da vaš tim zna rezultate ishoda odluka koje svakodnevno donosite. Pretpostavljajući - umjesto da se aktivno informiraju - garantira da će provesti više vremena nagađajući što bi trebali raditi nasuprot aktivno radeći.
Iako daje ove preporuke kako bi pomogao vođama poduzeća da osiguraju da se ideje o širokoj slici i dnevne odluke učinkovito šire oko tima, mislim da je ova ideja stvaranja viška u komunikaciji vrijedna svakog profesionalnog razmatranja, vođe ili ne. Razmislite, recimo, da se malo više ponavljate u komunikaciji sa šefom kako biste bili sigurni da on zna sve sjajne poslove koje radite i što vam je potrebno za uspjeh. Ili možda pokušajte ponoviti stvari s kolegama kako biste se svi osjećali u petlji oko ciljeva i vremenskih rokova projekta.
Naravno, biti suvišan i jasan ne bi trebao značiti biti sramotan ili dosadan. Evo nekoliko ideja koje će vam pomoći da postignete pravi balans.
1. Zapamtite: ono što vam se ponavlja, nekome bi moglo biti novo
Allen nas u svom eseju podsjeća da, iako možda ponavljate poruku više puta, mnogi ljudi s kojima radite mogu je čuti samo jednom, najviše. Dakle, čak i ako ste detaljno razgovarali o ideji na jednom sastanku, svi suigrači koji tog dana nisu bili tamo su još uvijek u mraku. Dopustite sebi da ponovite stvari nekoliko puta kako biste bili sigurni da će ih svi čuti.
2. Koristite različite oblike komunikacije
Dodirnite činjenicu da različiti ljudi na različite načine uče (i upijaju poruke) tako da komuniciraju istu poruku na nekoliko različitih foruma. Na primjer, spomenite svoju novu prodajnu strategiju na sastanku, a zatim pošaljite sljedeću e-poštu sljedeći dan ponavljajući svoju poruku. Ili otpustite e-poštu o idejama za timsko povlačenje, a zatim ponesite svoju poruku s kolegom kad zajedno idete po kavu.
3. Zaposlite glasnika
Allen predlaže da lideri dovedu kolegu na sve njihove sastanke, osnažujući ga ili njega da širi važne točke. Nekima je ovo možda malo pretjerano, ali svatko može upotrijebiti strategiju „stabla telefona“ kako bi se poruka ponovila - bez da je morate ponavljati iznova i iznova. Kad prenesete neku ideju na sastanak s jednim kolegom, zamolite je da je podijeli sa svojim timom.
Sve u svemu, ove se ideje pokušavaju osigurati da se važne ideje ne izgube u zaokupljanju pokušaja bržeg postupanja. A najbolji dio je? Što je komunikacija jasnija, tim će vam biti produktivniji.
