Vani je puno talentiranih administrativnih pomoćnika. Upoznao sam mnoge ljude, i muškarce i žene, koji su karijeru započeli kao izvršni pomoćnici, upravitelji ureda ili administrativni koordinatori, razvijajući svoje talente za planiranje događaja, upravljanje projektima i klijente-concierge u dobro plaćenu karijeru. Ova vrsta posla je važna i održava poslovanje neprekidnim.
Ja, doduše, nisam administrativni pomoćnik - niti sam posebno talentiran za ove administrativne zadatke. Odlična sam s klijentima, ali kad je riječ o koordinaciji putovanja i prijevoza više ljudi, ja nisam vaša djevojka. Prijateljski sam raspoložen, ali moj glas, sličan tonu kao onaj 10-godišnjaka, ne podnosi se profesionalnom ponašanju telefona. Prirodno ne znam koliko kilograma krumpirove salate naručiti za ručak s 20 osoba. U stvari, nikad nisam planirala veliku zabavu - moja je majka planirala cijelo vjenčanje.
Pa ipak, često se pretpostavljalo da ću na poslu preuzeti administrativne dužnosti - bilježiti, naručivati ručak, izrađivati kopije - jer sam jedina žena uključena u projekt. Mnoge profesionalne žene su sa mnom podijelile slična iskustva. Zapravo, bivša kolegica iz izdavačke i medijske industrije nedavno mi je rekla da su njezini muški kolege zdravo za gotovo shvatili da će slati pozivnice za kalendar, knjige za sastanke i voditi bilješke za projekt odjela. Ona je viši direktor i ima preko 15 godina iskustva, što je više ili više nego u odnosu na njezine kolege.
Ono što još više uznemiruje je pretpostavka da su žene nekako spremnije za takve stvari nego što su njihove muške kolege. Iako smo postigli toliko velik napredak, neki (iako, naravno, ne svi) stariji kolege muškarci ne mogu se poljuljati u uvjerenju da smo mi muškarci samo bolji u pravljenju bilješki i slanju pozivnica.
Ustručavam se napisati članak „kako to učiniti“ o rješavanju ove situacije jer odgovornost za prenošenje kulturnih tradicija ne bi trebala pasti samo na jedan spol. Ali, ako ste poput mene, morate imati posao (stvarni posao, posao za koji ste plaćeni) i taj problem trebate zakucati u pupolju dok se događa. Dakle, priznajući da su to kratkoročni popravci problema za koji će trebati više od nekoliko radnih dana, a ovo je za mene uspjelo.
1. Zapitajte se: Da li je ovo trenutak „Sve ruke na palubi“ ili je ovo neprikladno?
Ne smeta mi đuskanje u situaciji "sve ruke na palubi". Na primjer, trenutno radim za mali startup i, kao rezultat veličine i budžeta tvrtke, preuzeo sam odgovornosti u vezi s poslovanjem, financijama i HR-om koje se obično ne trebaju od nekoga u marketingu. Te dodatne odgovornosti ne smatram neprikladnim, već položenost zemlje u startup svijetu.
Ako, s druge strane, ustanovite da članovi vašeg tima više puta traže od vas (umjesto ostalih jednako sposobnih profesionalaca, a posebno umjesto muških kolega) da se brinete za administrativne zadatke koji nisu povezani sa vašim položajem - poput naručivanja ili branje ručka - prijeđite na br. 2.
2. Nemojte osnovati precedenta
Na jednoj od mojih prvih pozicija izvan diplomskih škola, ponudio sam da pokupim ručak za svog šefa već prvog dana. Pokušavao sam biti lijep, ali sam nesvjesno postavio opasan presedan: Nakon toga tražio je da mu cijelo vrijeme pripremam ručak.
Nema ničeg lošeg u tome što ste prijateljski i korisni, ali postoji puno načina da se izrazi spremnost da prijeđete i nazovete dužnost, osim što vodite osobne narudžbe ili skačete kad nekome treba nešto FedExed. Učite se iz moje pogreške i razmišljajte dugo i naporno prije nego što krenete ovim putem.
U stvari, možete postaviti i presedan koji nećete: Ako ste u projektnom timu koji mu nije dodijeljena administrativna osoba, odvojite vrijeme za vrijeme prvog sastanka planiranja kako biste izravno riješili pitanje tko će brine se o organizaciji sastanaka, ispisivanju dokumenata i tako dalje. Sa savjeta preporučite da se ti zadaci podijele među svima ili da se članovi tima zamjenjuju.
3. Naučite ih kako loviti ribu
Cilj volontiranja za dovršavanje administrativnih zadataka trebao bi biti pokazati svoju spremnost za suradnju i obaviti posao, a ne pokazati da ćete jednostavno raditi za druge ljude. Imajući to na umu, ako ustanovite da vas kolege više puta traže da skenirate, faksirate, kopirate ili zakažete sastanke, jednostavno recite: „Dopustite da vam pokažem kako se to radi tako da me ne morate stalno pitati. Zaista je lako. "A onda ih prođite kroz postupak.
To će obeshrabriti osobu da ponovno traži tu uslugu i umanjit će blesavi stav „Jednostavno sam toliko bespomoćan i loš sa tehnologijom, zar nije simpatično?“ Koji često prati ove zahtjeve. I ja i ja znamo da takvi zadaci ne zahtijevaju čarobne moći, samo nekoliko minuta vremena. A govoreći o vremenu:
4. Izdvojite za svoje vrijedno vrijeme
Ako vas kolega traži da kopirate i sastavite hrpu dokumenata na 40 stranica, moliće vas da posvetite vrijeme zadatku koji bi mnogi mogli raditi umjesto da rade na vašim stvarnim projektima, što, pretpostavljamo, samo vi možete učiniti.
Klerničke aktivnosti su Važno je, ali to ne znači da o njima morate voditi računa iz dana u dan. Imate još jedan posao za obavljanje, a oduzimanje vremena od toga moglo bi imati štetne učinke. Ako vaš učinak pati jer ste previše vremena potrošili na administrativne zadatke, vaš će menadžer to shvatiti kao nemogućnost učinkovitog postavljanja prioriteta. Također možete poslati poruku da zapravo više radite na poslovima vezanim uz operacije. Zapamtite, umjesto toga, da bi svaka "neobavezna" odgovornost trebala predstavljati prilike da pokažete svoje sposobnosti, profesionalno se razvijete ili pokažete svom menadžeru da svjesno razmišljate o svojoj budućnosti s tvrtkom.
Ne mogu dovoljno naglasiti da u administrativnom poslu nema ničega sumnjivog. Ali ako niste u administrativnoj ulozi, nema razloga da vaše kolege zahtijevaju ili pretpostave da ste zadani administrator samo zato što ste jedina žena u konferencijskoj sali. Ustanite za sebe i vratite se na posao.
