Kao što svi vjerojatno do sada znate, ja sam ogroman geek e-pošte. Bez obzira na to želite li organizirati mapu za pristiglu poštu, očistiti ga tijekom vikenda ili provesti cjelovito proljetno čišćenje, ja sam vaš lik. Ali postoji jedna stvar o kojoj još nismo razgovarali: kako se nositi s pojedinačnim e-mailovima kada uđu.
Evo lopatice. Najbolji način da preuzmete kontrolu nad pristiglom poštom je da donesete odluku šta ćete učiniti sa svakom e-poštom prvi put kada je vidite, umjesto da je samo pogledate i obećate da ćete se kasnije pozabaviti. To ima dvije prednosti: Pritom osigurava da se pretinac pristigle pošte ne pretvara u nered u potpunosti, a štedi vam vrijeme tako da više ne morate gledati istu e-poštu više puta.
Zvuči teško, ali nije - potrebno je samo planiranje i nekoliko jednostavnih pitanja. Započnimo.
Izaberite vrijeme
Prvo, osim ako vaš posao zahtijeva da odmah odgovarate na e-poruke, preporučujem vam da prođete kroz sve vaše nove pošte u nekoliko zadanih sati svaki dan. Ovo vrijeme može biti različito svaki dan, to jednostavno mora biti namjerno: Na primjer, danas ću izdvojiti od 9-10 ujutro da prođem kroz pretinac pristigle pošte, a zatim ću ga ponovo pogledati od 4-5. Između njih skenirat ću važne poruke e-pošte, ali ću zanemariti ostale.
Znam da je to teško učiniti (i da, znalo se da kliknem na GIF koji ide okolo!), Ali ako se pridržavate ovog rasporeda, otkrit ćete da je prolazak kroz pretinac pristigle pošte mnogo manje neodoljiv. A da i ne spominjem, imat ćete velikih količina vremena da se zapravo upustite u pravi posao.
Zapitajte se ovo
Sljedeći korak je prolazak u pristigloj pošti, čitanje svake poruke jedna po jedna i postavljanje ovog brzog popisa pitanja za svaku poruku:
1. Trebam li dobiti ovu e-poštu?
Znam da zvučim kao slomljena ploča, ali svaki put se to trebate pitati. Dobar je podsjetnik da se odjavite, filtrirate i uklonite sa popisa i biltena koji vam nisu potrebni. Smanjivanje e-pošte uvijek je dobitak u mojoj knjizi.
2. Trebam li uopće odgovoriti na to?
Začudo, odgovor nije uvijek potvrdan. Ako se radi o informativnoj e-pošti ili grupnoj e-pošti koja ne zahtijeva vaš odgovor, pročitajte je, zabilježite sve korisne informacije, a zatim je arhivirajte ili arhivirajte.
3. Jesam li prava osoba da se suočim s tim ili bih to trebao predati?
Slično tome, zapamtite da ne trebate nositi teret raditi sve što se od vas traži. Znate na šta mislim: oni brojevi koje ste koristili za povlačenje dok nisu zaposlili mlađeg analitičara, ali da vas šef stalno traži, umjesto toga, raspoređivanje putovanja koje bi zapravo trebalo proći kroz drugi odjel, broj škrtaca koji ste tražili iako to nije u opisu vašeg posla. Odredite te periferne zadatke pravoj osobi, a ne samo da ćete očistiti mapu za pristiglu poštu, ostavit ćete više vremena za obavljanje vašeg osnovnog posla.
4. Jesu li potrebne informacije od nekoga drugoga da bih mogao odgovoriti?
Ako je ovdje odgovor da, pitajte tu osobu za informacije sada kako biste mogli premjestiti e-poštu sa vašeg tanjura. Možda ćete htjeti odgovoriti tako da obavijestite pošiljatelja da radite na njemu i napravite bilješku da se možete javiti s osobom koju čekate za nekoliko dana. U međuvremenu, pošaljite nam e-poštu ili upotrijebite Boomerang kako biste ga vratili u mapu pristigle pošte u pravo vrijeme.
5. Mogu li odgovoriti na e-poštu upravo sada - za manje od 5 minuta?
Ovo je mjesto na kojem se većina ljudi diže. Dobar broj e-poruka ne zahtijeva dodatne informacije od vas ili bilo koga drugoga i na njih se može odgovoriti prilično brzo. Ako je to slučaj, odmah odgovorite na e-poštu; uštedjet će vam vrijeme ponovnog čitanja, obrade i razmišljanja o tome drugi put. Bonus: Što prije odgovorite na e-poštu, prihvatljiviji je super kratak odgovor.
6. Je li hitno?
Hitnost je nažalost izvan vaših ruku, pa ako je hitna poruka e-pošte hitna, odlučite želite li se odmah baviti time ili se pobrinite za to dok završite s čišćenjem mape pristigle pošte. Zalažem se za potonje, budući da ćete malo popraviti korak ako pređete s nekoliko minuta na svaku e-poštu, pa samo na kopanje u jednom izdanju.
Suočite s ostatkom - pod vašim uvjetima
Pa što je s ostalim? Ako je odgovor na e-poštu potreban više od pet minuta, a nije hitan, odlučite kada je najbolje vrijeme da se bavite.
Ja obično rješavam adrese e-pošte koje zahtijevaju dugački pisani odgovor na kraju pregleda moje pristigle pošte. Ili, ako imam naporan dan, premjestim ih na dan kada mislim da ću imati više vremena. Za poruke koje zahtijevaju više posla (sastavljanje iscrtavanja, provođenje nekog škripanja u Excelu) stavljam te zadatke na moj popis zadataka i planiram ih u svom vremenskom rasporedu bez e-pošte.
Savjet profesije: Da biste ubrzali ovaj postupak, postavite svoju e-poštu tako da nakon što riješite jednu e-poštu i pošaljete je ili izbrišete, premjestit ćete se odmah na sljedeću u primljenu poštu, umjesto da se vratite na popis e-poruka. (Za Gmail to možete učiniti putem opcije automatskog napredovanja u Google Labs.) Time ćete osigurati da prođete kroz sve svoje adrese e-pošte, umjesto da trošite vrijeme odlučujući na koju ćete poruku obratiti pozornost sljedeću!
