U ovom trenutku, većina vas već zna da sam veliki obožavatelj održavanja jasne pošte. Ne inzistiram na nuli pristigle pošte, ali obično preporučujem da zadržite samo onoliko e-poruka koliko ih možete vidjeti bez pomicanja prema dolje. (Sa mojim rasponom pažnje, e-pošte neće dobiti ljubav ako ih ne vidim.)
Sada ovaj cilj nije tako teško održati kad se pretinac pristigle pošte nađe u tom stanju bez pomicanja, ali do tamo - to je drugačija priča. Dobra vijest je da sam pronašao rješenje. Ako ste spremni poduzeti sljedeći korak prema dominaciji u inboxu, evo nekoliko trikova kako brzo smanjiti pristiglu poštu na veličinu.
1. Napravite masovnu arhivu
Započnimo to s dozom stvarnosti: Ako je poruka e-pošte u vašoj pristigloj pošti duže od dva ili tri mjeseca, na to nećete odgovoriti. Čak i ako ste htjeli, trajalo je toliko dugo da je odgovaranje gotovo neugodno. A ako je bilo važno, pošiljatelj vam je sigurno poslao podsjetnike. Stoga potražite u pristigloj pošti e-poštu primljene prije dvomjesečne oznake i arhivirajte svaku pojedinu. Osjećat će se malo zastrašujuće - ali te poruke e-pošte vjerovatno neće privući pažnju ako ih držite u pristigloj pošti s onih 6.347 drugih nepročitanih poruka e-pošte.
2. Potražite krivce
Sada biste trebali biti na nekoliko stotina, možda na tisuću e-poruka (ako imate nekoliko tisuća, umjesto toga, za vaš broj 1 trebao bi biti mjesec ili šest tjedana). Zatim potražite redovne biltene ili ažuriranja koja ste dobili, poput novih stavki na Fab.com, LinkedIn ažuriranja ili Groupon ponude. Pretražite pošiljatelja (npr. [email protected]) da biste ih sve izvukli odjednom, a zatim izbrišite (ili arhivirajte) sve što je starije od tjedan dana. Ako ste agresivni, čak bih rekao da idete išta starije od jednog dana. Stvarno, nećete gledati jučerašnji ugovor o Grouponu i malo je vjerojatno da ćete se vratiti i sortirati te e-poruke u budućnosti - ili čak sutra.
3. Neka to bude igra
Sada biste trebali biti samo na nedavnim sadržajima e-pošte - čestitke! Ako imate hrabrosti, to je mjesto na kojem započinjete laganje i bavljenje e-mailovima (s nagradama poput "Kad navršim 60 godina, vrijeme je za pauzu za kavu!").
Ako još uvijek imate dobar broj e-poruka s kojima morate rješavati, pretvorite ih u igru. Moja dva favorita su Igra e-pošte (za rad na radnoj površini) i nedavno objavljeni zadatak (za vrijeme u pokretu). Igra putem e-pošte daje vam pet minuta da prođete kroz što je moguće više e-poruka i nagradi vas bodovima. Također se usredotočuje na rješavanje 10-20 poruka e-pošte odjednom, čineći vašu pristiglu bitku osjećajući veću brzinu.
Tu su vam: tri jednostavna koraka za smanjivanje pristigle pošte na veličinu. Zato započnite - nagrada će vam biti mnogo upravljiviji pretinac pristigle pošte (i sve drugo čime se želite priuštiti!).
