Jeste li ikada dobili onaj tonski osjećaj kada se nakon nekoliko dana (ili čak sati) vratite na svoju e-poštu i vidite da je količina neodgovorenih poruka već dosegla neizmjerene razmjere?
Neispravan pretinac pristigle pošte može se osjećati kao neodoljiva rupa iz koje se nikad nećete iskopati. Ali ne mora biti takav! S nekoliko jednostavnih koraka možete organizirati pristiglu poštu, preuzeti kontrolu nad dolaznom poštom i ozbiljno smanjiti zabrinutost putem e-pošte.
Očistite to van
Znam da će se mnogima ovo činiti zastrašujućim, ali toplo preporučujem korištenje mape pristigle pošte samo za ono što je namijenjeno: novoj pošti. Razmislite o puževoj pošti kao analogiji. Ako svaki paket ili pismo koje ste dobili stavite na svoj kuhinjski stol bez da ga odnesete ili izbacite van, vaša kuhinja će uskoro postati neupadljiva gomila papira. Vaša mapa pristigle pošte funkcionira na isti način - najučinkovitija je kad to očistite.
Započnite brisanjem svih poruka e-pošte koje nikada više ne želite imati pristup (poput najave o ovotjednoj prodaji letova za Maui - nažalost, ne ove godine). Ipak budite pažljivi i nemojte brisati stavke koje biste možda trebali snimiti dolje (poput potvrde o kupnji od Amazona).
Zatim pokušajte unijeti e-poruke koje želite zadržati u relevantnim mapama ili ih arhivirati (za korisnike Gmaila). Moj je cilj uvijek biti u mogućnosti vidjeti sve poruke e-pošte u mojoj pristigloj pošti, bez da se pomičete prema dolje ili kliknete na "stranicu 2." Smatram da sam manje pod stresom kad mogu brzo pogledati sve što trebam riješiti, i sve na jednoj stranici. I, budimo iskreni: ako je poruka e-pošte na stranici 2, vjerojatno se ionako neće baviti.
Otkažite pretplatu
Najveća zagušivač poštanskih sandučića su stvari koje dobivate ponavljajući. Nisu krivi samo e-bilteni - Facebook, Twitter i devet web stranica s dnevnim ponudama na koje ste se sada pretplatili da bi također pretrpali vašu pretinac pristigle pošte ažuriranjima.
Dakle, sljedeći put kada istresete pola tuceta e-pošte bez da ih otvorite, zabilježite što brišete. Ako tri puta izbacite e-poštu iz istog izvora bez otvaranja, vrijeme je da se pretplatite. Vaša poštanska pošta će vam zahvaliti.
Objediniti, objediniti, objediniti
Sve se više ljudi suočava s više primljenih pošte. Vaša adresa rada, vaša .edu adresa, vaše profesionalno ozvučenje [email protected], možda čak ni onaj stari Hotmail račun koji vaši prijatelji iz srednje škole ne mogu ukloniti iz njihovih adresara.
U većini slučajeva morat ćete zasebno održavati svoje osobne i radne adrese e-pošte, ali ako imate fleksibilnost, konsolidacija više adresa e-pošte pružit će vam manje mjesta za prijavu i upravljanje njima. Jedna je mogućnost da prekinete starije adrese, ali možete odlučiti i preusmjeravanje jedne adrese e-pošte na drugu - tako da ćete biti pokriveni bez obzira na to gdje vam ljudi šalju poštu, ali i dalje ćete moći zadržati sve na istom mjestu.
Učinite vaš Inbox obaviti posao
Jedna od mojih najdražih značajki Gmaila je automatsko filtriranje: uvježbavate pristiglu poštu kako biste znali gdje poslati e-poštu i kako je označiti. Sve što od moje majke bude prijavljeno kao "Obitelj", a stvari poslane na popis e-pošte moje grupe s prijatelja na fakultetu dobivaju i odgovarajuće oznake. Na taj način, kad kasnije nešto potražim, uvijek je lako pronaći.
Možete koristiti i Gmail da biste neke e-poruke automatski preskočili vašu pristiglu poštu. Na primjer, ako automatski platite račun za kabel, kao što sam to učinio, možete ga automatski arhivirati i dodati oznaku "Financijsko". Nećete ga nikada morati vidjeti, ali ako vam treba, znate gdje trebate pronaći to.
Planirajte za "Kasnije"
Znate one poruke e-pošte za koje znate da nećete dobiti kasnije, ali se plašite da ćete zaboraviti? Sada postoji dodatak zvan Boomerang (trenutno dostupan za Gmail i Outlook) koji je savršen za rješavanje s njima. Možete zakazati adresu e-pošte da nestane i kasnije se vratite - kad budete spremni s njom rješavati - do tada će vam pristigla pošta biti jasnija.
Boomerang ima i neke druge (prilično životne) bonuse. Omogućuje vam zakazivanje kasnijeg slanja e-pošte, a omogućuje vam i postavljanje ponavljajućih e-poruka. Možete i Boomerang podsjetiti ako vam se netko ne vrati. Na primjer, kada u ponedjeljak pošaljem Julie e-mail izvješća koje su mi potrebne za petak, mogu zamoliti Boomerang da se taj lanac e-pošte vrati u vrh moje pristigle pošte u 10:30 u četvrtak, ako ona još nije odgovorila. A ako ona odgovori, Boomerang zna ne vratiti e-poštu u četvrtak. Sjajno, zar ne?
Spremni za početak? Ovaj tjedan izdvojite malo vremena za remont pristigle pošte. Možda će vam trebati nekoliko sati, ali obećajem, vrijeme (i stres) koji dugoročno uštedite učinit će sav vaš trud vrijednim.
