Sastanci se događaju loše - i nažalost iz dobrog razloga. Svaki mjesec prosječni zaposlenik provede 31 sat sjedeći na neproduktivnim sastancima (nije šala), i neka se suočimo s tim - postoji nešto u vezi s sjedenjem za stolom u bež-zidu, fluorescentno osvijetljenoj sobi što baš i ne nadahnjuje kreativnost.
Dobre vijesti? Pod pretpostavkom da imate barem malo fleksibilnosti u načinu kako i gdje obavljate svoj posao, postoji toliko mnogo različitih opcija. Ovdje u The Museu znali smo zauzimati sastanke u kafićima, na klupama u parku, u drugim uredima ili u šetnji oko bloka. Otkrili smo da samo mala promjena krajolika može značajno pojačati našu kreativnost i produktivnost.
Želite pokušati? Evo kratkog popisa za provjeru da su vaši sastanci izvan ureda još učinkovitiji od onih u konferencijskoj sali.
Razmislite o svojoj okolini
Iako, da, sastanak izvan kampusa može funkcionirati u gotovo svakoj situaciji, nisu sva mjesta održana jednakim. Na primjer, prepuna kavana vjerojatno nije najbolje mjesto za ozbiljan razgovor sa šefom, dok će velikoj grupi teško komunicirati dok ste šetali sastanak.
Dakle, pažljivo razmislite o tonu, veličini i tehnološkim zahtjevima sastanka koji planirate. Hoće li skupina morati sjesti? Je li vam važan Wi-Fi ili prodajna mjesta ili možete koristiti prijenosna računala? Trebate li privatnost ili je u redu ako se ljudi glodaju? Koliko profesionalna mora biti lokacija (tj. Mora li to biti pravi restoran ili je u redu kavana u kafiću)?
Ako razmišljate o odlasku u restoran ili kafić, a nikad niste bili tamo tijekom dana kada je vaš sastanak zakazan, razmislite o pronalaženju mjesta nekoliko dana prije. Ne želite stići dan i otkriti da nema stolova ili da je preglasno da čuju ljude kako pričaju!
Pripremite svoju tehnologiju
Ovo možda zvuči kontratužno, ali prvo odlučite trebate li uopće neki uređaj za svoj sastanak. Ovisno o postavci, možda bi imalo najviše smisla svi donijeti bilježnice i olovke nasuprot svojim prijenosnim računalima. Restorani s ograničenim prostorom za stol prikladniji su za starinske alate za pisanje, dok su alati za korištenje ruku, poput mobitela, izvrsni za šetnju sastancima parkom.
Ako odlučite ponijeti uređaj, provjerite imate li dovoljno energije za trajanje cijelog vremena - nema ničeg goreg od istjecanja soka u najnepovoljnijem trenutku. Podesite podsjetnik na telefon da biste uključili svoje uređaje najmanje sat vremena prije nego što krenete van, ili, ako vam se učini da stalno zaboravite da uključite uređaj, uložite u prijenosni punjač.
Za kraj, razmislite o situaciji u Wi-Fi mreži. Ako idete u kafić, dvaput provjerite na Yelp-u da nudi besplatni internet (i skenirajte recenzije da biste vidjeli ima li netko prigovora da ne radi). Ako idete u drugi ured, nazovite upravitelja ureda unaprijed kako biste saznali zaporku za Wi-Fi - moći ćete preskočiti neugodnu interakciju kada morate pitati nekoga tko je zaboravio lozinku davno trči i zgrabi ga. A ako idete vani i apsolutno se trebate povezati s internetom, razmislite o nabavci prijenosnog Mi-Fi-ja ili povezivanju računala s telefonom radi pristupa.
Pogledajte vaš dnevni red
Na kraju, prođite kroz svoje ciljeve sastanka unaprijed i provjerite imate li dokumente ili informacije koje su vam potrebne kako bi sastanak bio zgodan. Ako imate prijenosno računalo ili tablet, spremite važne dokumente u mapu koju ćete lako pronaći i kojoj nije potreban pristup internetu (za svaki slučaj!). Ako se susrećete vani u parku ili u šetnji, pošaljite mu bilješke za lak pristup telefonu (nećete morati pregledati cijeli dokument na vašem malom zaslonu dok još pokušavate pokrenuti sastanak) ili zapisati nekoliko napomena unaprijed kako bi vam pomoglo razbiti pamćenje.
Također biste trebali razmisliti trebate li bilježiti bilješke tijekom sastanka i kako ćete to raditi. Očito, ako imate prijenosno računalo ili bilježnicu, stvari možete zapisati na način kao da ste bili u uredu, ali ako hodate uokolo, razmislite o uzimanju bilješki u malu bilježnicu ili upotrebom teksta za obradu teksta za napomenu. sastanak na vašem telefonu. A ako zbog lokacije ne uspijete ništa zapisati? Neka bude prioritetno sjediti pet minuta čim se vratite u ured i napisati nešto važno.
Sada kada ste smislili plan, odvojite minutu za vizualizaciju svog sastanka. Hodajte sami, pa se pobrinite da niste zaboravili ništa što vam je potrebno za uspješan sastanak izvan ureda. Zatim? Odlazi odavde! Uživat ćete više u sastancima prije nego što to znate.
