Dopustite mi da počnem s priznanjem nečeg neugodnog. Kad sam prije dvije godine čuo da se „vitki“ i „standup“ spominju među starijim timom moje tvrtke, pomislio sam da ćemo započeti novu HR inicijativu o zdravlju i stavu zaposlenika.
Bio sam super u krivu zbog toga. (Moji suradnici će me beskrajno šaliti o ovome kad vide ovaj članak.)
Ono što je moja tvrtka zapravo implementirala bila je nova rutina dnevnih 15-minutnih sastanaka pod nazivom „standups“, gdje članovi tima daju kratka ažuriranja o sljedećim pitanjima:
- Što ste jučer završili?
- Što je danas u tijeku?
- Da li vas nešto sprečava da nešto dovršite?
Svaki član tima stoji tijekom ovog sastanka, jer se smatra da će to držanje osigurati bolju usredotočenost nego sjedenje. Teoretski, standupi su savršeni za produktivnost jer smanjuju masnoću dugih sastanaka na koje nitko ne obraća pažnju i svi se odvlače od stvarnog rada. I nije samo davanje izvještaja o statusu. Timovi prepoznaju prioritete i izazove na početku dana, tako da mogu planirati uklanjanje bilo kakvih blokade i osigurati da put do ostatka dana bude jasan.
Ima smisla da male tvrtke pod utjecajem razmišljanja „Lean Startup“ (tl; dr: rade više s manje) eksperimentiraju sa stajlingima. Kad ste mali i pametni, jednostavno nemate vremena za mnogo dodatnih troškova. U mojoj tvrtki, Bureau Blank, imamo šest temeljnih timova - strategiju, dizajn, web, usluge za klijente, poslovanje i razvoj poslovanja - i u bilo kojem trenutku radimo na do 20 projekata za 10 ili više klijenata. Naš tim također broji samo 10 ljudi, tako da svaki od njih povremeno nosimo više šešira. Tvrtki poput naše potrebno je nešto kako bi svi bili organizirani i informirani.
Kad rade
Dakle, rade li? Vidio sam da su postanci zaista korisni kada…
Rokovi se približavaju
Jeste li ikad čuli onu rečenicu: "Kad napravite plan, Bog se smije?" Pa, Bog mora izaći iz menadžera projekata koji pokušavaju kontrolirati vrijeme procjenama i rokovima. Kad ti trenuci neminovno dođu u kojem se dva kritična roka sudaraju istog dana, prilagodbe su od pomoći jer ekipe gledaju kalendar zajedno dok ažuriraju. Možete vidjeti korake koji dolaze prije nego što stignu, i možete napraviti planove prilagođavanja prioriteta ili opterećenja posla u skladu s tim.
Volite popise obaveza
Od kada održavamo standupove, također se koristimo sustavima za upravljanje projektima poput Basecampa i JIRA. Ovi sustavi omogućuju svima da vide svaki okvir (doslovno) koji treba provjeriti prije nego što web stranica ili logotip mogu biti isporučeni klijentu. Tijekom zastoja, članovi tima mogu brzo istaknuti zadatke na kojima rade i sastanak je završen nakratko.
Želite saznati više o tome što radi drugi tim
Jedna od prednosti biti u maloj tvrtki je ta što su mogućnosti za učenje sve prisutnije. Stanje svakog tima zabilježeno je u našem sustavu upravljanja projektima, tako da uvijek mogu vidjeti kako pripadnici drugog odjela doprinose projektu na kojem radim.
Evo mogućeg scenarija: U vezi s razvojem web stranica, moj strateški tim provest će istraživanje industrije našeg klijenta u potrazi za trendovima, a primijetit ćemo, na primjer, da više neprofitnih organizacija prihvaća internetske stranice koje reagiraju. Kad naši programeri počnu graditi web mjesto, mogu pregledati njihov standup da vidim korake koje poduzimaju za prikaz web mjesta na ekranima više veličina i zamoliti ih da podijele sa mnom uvid. Ovo je dobitna pobjeda, jer moram naučiti nešto novo, kao i pokazati zanimanje za svoje suradnike (što ide vrlo dug prema moralu pojedinaca i tvrtke).
Na što paziti
Sastavi također mogu otkriti izazove koji bi trebali brzo djelovati od timova i menadžera. Evo na što treba paziti:
Rad koji nije ravnomjerno raspoređen ili dovršen
Stanje stanja će brzo otkriti koliko posla svi imaju. Kad svi izvještavaju o onome na čemu rade, povremeno možete imati članove tima sa zadacima koji, čini se, propadaju „u tijeku“. Ne paničite i ne skačite zaključcima da vaš suradnik ne upravlja svojim vremenom dobro. Sjetite se da "zauzetost" nije cilj standupa, komunikacija je. Bez obzira jeste li njegov menadžer ili kolega, radite s njim da biste razumjeli dubinu zadatka. Pogledajte je li previše da se jedna osoba može sama nositi ili možete li pomoći razbiti zadatak na manje korake.
Čini se da se netko nalazi na drugoj stranici
Standupi su također poznati kao "scrums", izraz koji dolazi iz ragbi formacija timova koji se povezuju kako bi dobili kontrolu nad loptom. Na poslu, kao i u sportu, ako bilo koji član tima nije usklađen s ciljevima ili povlači svoju težinu, ostatak tima pati zbog toga. Ako eksperimentirate sa stand-up postavima, pazite na članove tima koji kao da ne obraćaju pažnju kada drugi govore ili daju nejasna ažuriranja o tome na čemu rade. Možda nije da su isključeni. Oni jednostavno ne mogu razumjeti kontekst, ciljeve ili odgovornosti onoga na čemu rade. Odvojite vrijeme za sastanak jedan na jedan kako biste izravno odgovorili na izazove.
Uopće nema dovoljno posla
Skupine, poput obveza, napravljene su za trenutno zadovoljstvo. Kada se borite kroz zadatke i napredujete u svom poslu, to se osjeća sjajno! Ali ako nema dovoljno posla za vašu tvrtku ili vaš tim, standup može osjećati kao da svakodnevno podižete istu laganu bučicu u teretani. Naravno, pridržavate se rutine, ali ne postajete jači. Da i ne spominjem, dosadno vam je bez pameti. Ako je opterećenje vašeg tima lagano, standup može postati smetnja zbog čega članovi tima gube interes. Nakon što nestane interes za člana tima, produktivnost i predanost kompaniji također mogu izblijediti.
Ako pogodite sporo razdoblje rada, razmislite trebate li zaustaviti zaustavljanje i dodati druge vrste aktivnosti izgradnje tima u miks.
Sastavi, poput softvera ili strojeva, su alati. Ne rješavaju probleme sami. Ali oni zahtijevaju pažljivo postavljanje i pažnju na ljudski element kako bi osigurali da stvarate otvoreno i glasno okruženje u kojem timovi rade zajedno kako bi obavili posao.
