Prekrasno je ljetno jutro u petak, a vi ste pozvani za rano bijeg iz ureda. Zatim provjerite mapu i pristiglu poštu. Možda se zakune. Tu je - naslov poruke crvene boje, uskličnik je označio hitno. Vaš san o sunčanom petkom sretnom satu na plaži topi se dok čitate zahtjev koji je potreban danas u 16 sati.
Svi smo bili tamo. Strašna vatrena vježba - uredski žargon za neplanirani, neočekivani, visokoenergetski upad u vaš miran petak. Budući da se suočimo s tim, vatrene vježbe nikada se ne događaju u pravo vrijeme, zar ne?
Ove hitne situacije ne uklapaju se samo u vaše planove za odlazak rano u petak popodne, već često ostatak vašeg popisa obaveza istrgnete na komadiće. Odjednom ste cijeli dan proveli na jednoj vatrogasnoj vježbi, dok ste ostatak odgovornosti propali. Kako to držite na okupu i pratite kada ove bombe padaju na vašu produktivnost?
Bez obzira gdje radite, ove hitne situacije nesumnjivo će biti dio radnog života. Pomoću ovih savjeta pristupite im s novom perspektivom, tako da ćete kroz njih moći učinkovitije prelaziti i brže oporaviti - u idealnom slučaju, izbjegavati ih u budućnosti.
Pojasnite zadatak
Nema ničeg goreg od probijanja zadatka vatrogasne vježbe i tada mu je rečeno: "To nije točno ono što sam želio."
Kad se brzo krećete, često zaboravite postaviti pitanja koja će vam pružiti jasnu namjeru za ono što biste trebali isporučiti. A kad je vaš menadžer u panici, on ili ona također ne mogu biti 100% jasni. Postavljanje dobrih pitanja - poput sljedećih - može vam uštedjeti puno vremena:
-
Koji je problem koji pokušavamo riješiti? To će vam pomoći da pojasnite što bi trebao biti konačni ishod. Prije nego što uronite, želite biti sigurni da će vaš posao riješiti problem koji je trenutno.
-
Koji je točan rezultat koji nam je potreban? Očekujete li da ćete proizvesti dijapozitive, proračunsku tablicu, narativ ili nešto treće?
-
Što pokreće potrebu da se dovrši do 16 sati? Šef će ga možda htjeti vidjeti do 16 sati - iako nije do sredine sljedećeg tjedna - tako da on ili ona ima vremena da to malo razmisli. Ako je to slučaj, može otvoriti prozor za ponovno pregovaranje vremenske trake.
-
Koje još mogućnosti imamo? Možda je već učinjen posao koji se može preurediti i ažurirati, umjesto da se stvori nešto ispočetka.
-
Koje su nam dodatne informacije potrebne da bismo to učinili? Jednom kada vam dođe do glave oko hitnog zadatka, razmislite o tome koga biste drugo trebali uključiti, a zatim ih dovedite u stanje pripravnosti. Nazovite Megan u računovodstvu s glavom da će vam trebati brojevi ili nazovite Dorindu u službi za korisnike da joj kaže da joj treba uzeti najnovije podatke ankete.
- Kolika je prigodna cijena prebacivanja svih na ovu vatrogasnu vježbu? Neka netko zna što će danas pasti s vašeg tanjura zbog ovog razvoja događaja. Ovo će vam pomoći da utvrdite treba li vatrogasna vježba zaista biti vaš prioritet ili treba li neki drugi od vaših projekata zadržati vašu pažnju.
Ponovno pregovarajte o vremenskoj traci
Jednom sam radio za menadžera koji je bio odlučan pretjerano predati rukovoditeljima. Da je imala tri dana da nešto uključi, zahtijevala bi da sve ispustimo i to učinimo za nekoliko sati. Iako je to brz preokret jednostavno namijenjen impresioniranju viših prozora, to nažalost znači vatrene vježbe za sve ostale.
Ako smatrate da se to možda događa, razgovarajte s šefom. Pogledajte možete li ponovno pregovarati o vremenskoj traci kako ne bi došlo do potpunog sloma produktivnosti, ali svejedno učinjeno na način da on ili ona izgledaju poput rock zvijezde. Ako možete kupiti sebi samo dodatnih 24 sata, to vježba čini podnošljivijim, a istovremeno vam daje vremena da prisustvujete svom prvobitno planiranom radu.
Ne pucajte za savršenstvom ako "First Pass" uspije
U mojoj ranoj karijeri vatrogasne vježbe bile su ubojice jer sam opsjednuo rad kako bih osigurao da je apsolutno savršen. Zatim sam - nakon što sam proveo nekoliko rundi prepravljajući je - shvatio da za vatrene vatre često treba samo „prvi prolaz“ ili grubi početni nacrt.
Prije nego što počnete raditi na vatri za vatru, provjerite gdje će završiti posao kada završite s tim. Ako to nije za izvršnog direktora ili klijenta (još), nemojte opsesirati oko njega nastojeći ga učiniti savršenim. Vatrogasne vježbe često omogućuju prvi prolaz kod nečega što se kasnije može preispitati i usavršiti.
Brzo se oporavi
Protupožarne vježbe mogu vas odbaciti s onoga na čemu ste radili čak i nakon što završite sa hitnim situacijama. Da biste se brzo vratili na put, uvijek držite pri ruci vidljiv i popis obaveza u stvarnom vremenu. Ovisno o tome kako najbolje funkcionirate i kakav tablet ili pametni telefon koristite, pogledajte aplikacije poput todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist ili HabitRPG kako biste pratili svoje izvrsne zadatke.
Dok se bavite vatrogasnim vježbama, pomaknite stavke prema gore ili dolje po popisu, ovisno o tome što još imate vremena za postizanje. Ovo će vam pomoći da se osjećate produktivno usprkos gubitku vremena.
Također je korisno da u stražnjem džepu imate nekoliko provjerenih produkcijskih hakova koji će vam pomoći da brzo povratite zamah. Na primjer, možda pomoću metode Pomodoro postavite tajmer na 25 minuta, a zatim skupite sve svoje (bitne) zadatke povezane s e-poštom. Zatim napravite isto za telefonske pozive, a zatim isto i za pripreme za sastanke koje imate sljedeći tjedan. Prikupljajući i plutajući kroz slične zadatke, vratit ćete osjećaj da ćete raditi stvari usprkos vatrogasnim vježbama.
Provedite pregled nakon akcije
Nakon što se figurativni dim očistio, a svima je sjećanje svježe, razgovarajte sa svojim timom o tome što se dogodilo i zašto. Ima li ekipa slijepu točku? Je li se loše planiranje pretvorilo u nuždu svih? Je li to bilo nešto što se moglo izbjeći?
Da biste izbjegli vatrene vježbe u budućnosti, vaš tim mora shvatiti što se dogodilo i smisliti što možete poduzeti da se to ne dogodi u budućnosti.
Imajte razgovor sa svojim šefom
Ako u vašem uredu postoji dosljedan obrazac vatrenih vježbi, vrijeme je za razgovor drugačije vrste. Razmislite o tome da potaknete šefa da ispita obrazac i vidi što on ili ona mogu učiniti kako bi smanjili učestalost.
Budite činjenični i neposredni: "Carmen, u posljednja tri tjedna imali smo sedam vatrenih vježbi koje su izvukle tim ključne prioritete. Kao rezultat toga, naši rezultati na projektu ABC proklizali su i to ne izgleda dobro ni za nas ni za vas. Što mi možemo učiniti da smanjimo ovu ovisnost o hitnim situacijama i da dio ovog djela ugradimo u naš redovni plan? "
Ističući učestalost i cijenu ovih vježbi, možda ćete moći stvoriti novu razinu svijesti. A imajući strategiju oporavka, nećete imati osjećaj kao da ste proveli cijeli dan naglašavajući ono što niste napravili.
