U najboljem slučaju e-pošta je jedan od najučinkovitijih oblika komunikacije - može biti kratak, sladak i poslan u pokretu da biste dobili odgovore na svoja pitanja ili poruku na sve strane.
U skladu s tim, vaša poštanska pošta može uzrokovati više problema nego što rješava kada umjesto ne-glupog, skraćenog odgovora dobijete odgovor u jednoj rečenici koji u biti ne znači ništa. Za razliku od telefonskog poziva - gdje možete koristiti ebb i protok razgovora da i dalje postavljate isto pitanje na nove načine - teško je tražiti nove informacije putem e-pošte.
Dobra vijest je da kriptične e-poruke obično spadaju u dvije kategorije i postoji strategija za odgovor na svaku vrstu. Pročitajte o najčešćim počiniteljima i najboljim pristupom za svakog od njih.
1. Odgovor "Nisam pročitao e-poštu"
Prva vrsta kriptirane e-pošte je ona koja vas tjera da se zapitate zašto ste uopće smetali pisanju. E-poštom pošaljete svom šefu da je vaš let prizemljen, a on vam uzvrati da će vas vidjeti u uredu "za nekoliko sati". Ili tražite skupinu birača za ažurirane adrese, a polovica vas pošalje svima njihove podatke, a druga polovica vam šalje samo njihove brojeve telefona.
Uh. Koliko je teško čitati e-poštu?
Zapravo, to je vaše polazište. Kako kažu, lakše je promijeniti sebe nego mijenjati druge. Dakle, prvo što biste trebali učiniti je objektivno pregledati e-poštu. Osposobljavate li ljude da ih ne čitaju sahranjujući pitanje u e-poštu s pet odlomaka? Razmišljajući o gornjem primjeru, jeste li spomenuli svoj odgođeni let na kraju sažetka vašeg poslovnog putovanja na dvije stranice (koji će vaš šef vjerojatno planirati pregledati kasnije)? Isprobajte naše smjernice kako biste bili sigurni da su vaše e-poruke pročitane i na njih odgovorili.
No, iako je sljedeći put sve dobro i dobro pisanje jasnijih e-poruka, kako biste trebali reagirati na svog ne-čitatelja upravo sada? Najbolji je pristup predstaviti ključni podatak kao "novu informaciju" (što objašnjava zašto pišete natrag).
U slučaju gornjih primjera, možete pokušati: "Nove informacije zrakoplovne tvrtke: let će vjerojatno krenuti do jutra. Izgleda da ću večeras provesti u Chicagu ", ili" Hvala vam što ste poslali svoj telefonski broj; možete li poslati i ažuriranu adresu kada dobijete priliku? ”Držite je što je moguće kraće (jedan ili dva retka, tako da ništa ne smijete propustiti), a pristojno ponavljate što vam treba.
2. Odgovor „Ovo mi nije prioritet“
Izložite situaciju i pitate višeg kolegu da li trebate pristupiti A ili B, a njegov odgovor je: "Sretno." Ili, pitate novi kontakt kad bi bilo dobro vrijeme za povezivanje, a ona kaže da bi voljela do - ali zanemaruje unos stvarnih vremena.
Zvuči poznato? Imam neke loše vijesti: Osoba s kojom dopisujete nije baš sada da vam odgovori.
Naravno, postoji razlika između e-pošte koja vam odbacuje stan i one koja vam daje vrijeme kada će vaš kontakt biti više dostupan - na primjer, "Volio bih se sastati na kavi, ali prelazim kroz kraj mjeseca ”, prilagodio se prirodnom praćenju kruženja unatrag nekoliko tjedana.
Ali odvraćajući odgovor bez dodatnih informacija - npr. „Kada mogu vidjeti neke brojeve?“; "Svakako." - sugerira da vam informacije koje su vam potrebne nisu čitatelju prioritet.
Ako vam je to definitivno prioritet, vrijeme je da privučete njegovu ili pažnju. Pokušajte odgovoriti ovom formulom:
- Informacije koje su vam potrebne
- Čvrsti rok
- Potvrda kroz pitanje.
Na primjer: „Znam da imate nekoliko događanja ovog vikenda, ali trebam revidiranu procjenu ugostiteljstva do srijede - hoćete li je moći dostaviti do tada?“ Ili: „Sastanak mog klijenta zakazan je za petak u 10 sati ujutro; je li izvedivo dati kratke bilješke o mojoj prezentaciji do tada? ”Usmjerenost na ono što vam treba usredotočit će čitatelja; uključujući određeni datum ("sljedeći utorak) za razliku od" tijekom sljedećih nekoliko tjedana ") naletjet ćete na listu prioriteta; a završava s pitanjem znači da vas primatelj mora vratiti.
Može biti frustrirajuće kad netko odvoji vrijeme za odgovor, ali ne ulaže napor da vam pruži potrebne informacije. Koristite gornje savjete da biste utvrdili problem i odgovorite na način koji će vam pomoći da posao obavite.
