Kada je riječ o davanju uvjerljivih prezentacija višim rukovoditeljima, nikada nemojte podcjenjivati ono što možete postići na sastanku prije sastanka.
Zamislite sljedeći scenarij: Napokon ste uklonili mjesto na dnevnom redu važnog sastanka rukovodstva kojim ćete predstaviti svoju „veliku ideju“ izvršnom rukovodstvu. Provodili ste dane pregledavajući svoje podatke, rekonfigurirajući PowerPoint i precizirajući svoje preporuke.
Prezentacija ide jako dobro. Uspostavljate kontakt očima s izvršiteljima, poštujete nečiji stil odlučivanja i čak upotrebljavate snažno uvjerljive riječi poput "očito." U mislima ste ovog nokautirali iz parka.
Ali ništa od toga nije važno: njihova odluka ne ide vašim putem.
Kasnije dana, razmišljajući o onome što se dogodilo, pada vam na pamet: Oni su odlučili puno prije nego što su vas čuli. Trenutak nakon što je dnevni red sastanka poslan (ali prije nego što ste podigli klizač), rezultati sastanka unaprijed su odredili donositelji odluka - a vi niste bili uključeni u to.
Ako se prave odluke donose prije sastanka, možda neće biti dovoljno da iznesete svoj slučaj i pokušate osvojiti srce i um u sobi vijeća.
Guru vodstva John Maxwell napisao je da je "tajna dobrog sastanka sastanak prije sastanka."
Maxwell u svojoj knjizi Leadership Gold prepričava savjete mentora koji mu je rekao da unaprijed shvati koji će ključni utjecaji biti na bilo kojem sastanku i unaprijed se sastati s njima, pojedinačno ili u skupinama. Maxwell i drugi koriste izraz "sastanak prije sastanka" da bi se odnosili na postupak prijave s tim ključnim igračima prije većeg sastanka kako bi stekli njihov buy-in, razvili povjerenje i izbjegli da se kasnije zaslijepi.
Prije nekoliko godina, webinar sam intervjuirao voditelja korporativne komunikacije za medicinsku tvrtku. Njezina odabrana tema ekspertize bila je vještina koju mnogi nadareni utjecajnici tek trebaju razviti: kako učinkovito raditi s rukovoditeljima C-suita.
"Ne mogu vam reći koliko sam puta vidjela ljude koji su se predstavili našem timu višeg rukovodstva", rekla je, "i to je prvi put da bilo tko u toj sobi ikad čuje za ono što pokušavate uvjeriti ih da rade. "
Prema voditelju komunikacija, jedno od često neizgovorenih pravila za učinkovit rad sa višim vođama je izbjegavanje iznenađenja - a jedan sjajan način da se to postigne je preuzimanje odgovornosti za sastanak prije sastanka. "Pitajte svoje rukovoditelje 15 minuta prije velikog sastanka", preporučila je. „Možete pregledati svoje misli i ideje i čuti što ih zanima. Učinite ih dijelom procesa tako da se s vremenom kada dođe do velikog sastanka osjećaju kao da imaju udjela u tome. "
Iako se to može činiti kao neformalna interakcija, nemojte se baviti otvorenom manžetom; Preporučujem pripremu za ovaj 15-minutni sastanak prije sastanka kao i za glavni događaj.
Vaš je cilj na svakom od tih "mini sastanaka" testirati svoju hipotezu sa svakim izvršnim rukovodstvom i iznijeti na površinu bilo kakve nedoumice i prigovore koji bi mogli imati kako bi se smanjila vjerojatnost da će vaša prezentacija biti otkazana. Konačno, vaš je cilj uskladiti svakog vođu kao vašeg zagovornika - prije nego što se održi glavni sastanak.
Kao što je preporučio guru korporacijskog komuniciranja, evo nekoliko pitanja koja možete postaviti potencijalnim zagovornicima vaše ideje:
- Ima li ta ideja smisla za vas?
- Slažete li se s tim?
- Je li ovo pametan način da ulažemo svoje vrijeme i novac?
- Je li to usklađeno s inicijativama u vašem području? Ako ne, zašto?
- A ako bude, hoćete li mi poduprijeti kad predajem prezentaciju?
Ako je odgovor "ne", puno je bolje da to znate sada dok još uvijek imate priliku promijeniti smjer i ispraviti smjer prije velikog sastanka.
Nakon tih razgovora možda niste upisali 100% ključnih donositelja odluka kao zagovornike, ali prodajom ideja prije velikog sastanka barem ćete znati tko su vaše pristaše. Također ćete znati tko je neutralan, tko je skeptičan, tko bi mogli biti potencijalni negativci i gdje stoje po tom pitanju. Savladavajući sastanak prije sastanka i unaprijed prodajući svoje ideje, možete ispuniti sve točke gledišta u završnoj prezentaciji - i zatim ih zabiti.
