Moji najmanje omiljeni dani na poslu su ono što nazivam "ljubičaste hrpe". Moja tvrtka koristi Google kalendar, a boja za moj osobni raspored je ljubičasta, tako da tih užasnih dana ne vidim ništa osim dijelova vremena blokiranih od 9:30 ujutro. do 18:30. Uvijek me zapita: "Kako se dovraga ovo dogodilo?"
Pored toga što tih dana nemam mjesta za disanje ili vršenja stvarnog posla, bojim se da sam „onaj momak“ koji treba da pipne s sastanka rano, a kasnije trošim dodatno vrijeme kako bih otkrio što sam propustio ili koji pokazuje kasno na moj sljedeći sastanak jer je prethodni trčao predugo. (Budući da sam pisao o tome da nikada ne kasnim ili nisam spreman za sastanke, moji suradnici me stalno prate!)
"Zauzetost" je takav trik. Osjećamo da što smo duži popisi, to smo uspješniji. Osjećamo da što više imamo na našim tanjurima, to smo uspješniji. Ali otkad vam prenapunjeni tanjur za večeru ne daje ništa osim grčeva ili kome hrane? Ne mora biti ovako, i ja donosim otvorenu rezoluciju protiv toga.
Sastanci završavaju na našim kalendarima na dva načina: zato što ih prihvaćamo i jer ih stvaramo. Upravo u tim točkama odluke možemo učiniti nešto drugačije kako bismo uzeli kalendare i dali sebi (kao i svojim suradnicima) vrijeme da budemo spremni i produktivni. Evo tri načina za to:
1. Govori
Prije nego što pošaljete ili prihvatite pozivnicu za sastanak, obavezno shvatite što bi se trebao ispuniti i kako biste se trebali pripremiti. Ako to ne učinite, razgovarajte s organizatorom i slušajte postoji li određeni plan. Ako ne postoji, zatražite ga ili stvorite (ili još bolje, dobrovoljno se obratite za pomoć). Najbolji programi su određeni vremenskim rasporedom kako bi se osiguralo pokrivanje svih relevantnih stavki. Ako nema dovoljno vremena za izradu plana, dobrovoljno pomozite organizatoru da pazi na sat.
Ako organizirate sastanak, koristite dnevni red da biste isplanirali koliko bi sastanak trebao trajati. Googleove kalendarske pozivnice imaju zadani sat i lako je kliknuti "pošalji" bez razmišljanja o skraćivanju, ali ta se postavka može promijeniti! Iznenadit ćete se koliko možete pokriti za 15, 30 ili 22 minute. Ovisno o vašem odnosu s organizatorom, ako vidite da je sastanak zakazan za sat vremena i ne vjerujete da bi trebao biti (jer razumijete svrhu i očekivane ishode), tražite vrijeme da se skrati.
Konačno, ako ste prihvatili poziv za sastanak koji se završava u isto vrijeme kada je zakazan drugi sastanak (ozbiljno, kako se uvjeriti da možemo biti na dva mjesta odjednom?), Obavijestite organizatora unaprijed da morat ćete rano napustiti taj sastanak. U idealnom slučaju, to će potaknuti organizatora da susret završi u vrijeme koje trebate za odlazak. U najmanju ruku, ugodno ćete izaći bez prekida, a organizator vas neće iznenaditi kad to učinite. Za dodatno osiguranje, samo naprijed i obavijestite organizatora sljedećeg sastanka da možete stići kasno.
2. Pad svog vremena
Čim se potvrdi vrijeme sastanka, a ako vaš kalendar ima prostora oko njega, zaštitite ga! Dodajte 15-30 minuta prije i nakon sastanka koji se zove "Prijelazno vrijeme". Prije sastanka iskoristite vrijeme da biste pregledali bilo koji materijal, napravili pauzu u kupaonici i stigli na mjesto prije nego što počne. Nakon sastanka, dobro je razdoblje za razmišljanje o materijalu dok je još svjež. Razumno je očekivati od suradnika da poštuju sve što se nalazi na vašem kalendaru; samo planiraju gdje god ima zajedničkog slobodnog vremena. Dakle, ako se sastanak završi u 15 sati i blokirate vrijeme da biste ga ponovo sačinili, oni vjerojatno (nadamo se?) Neće zgnječiti kada započnu novi sastanak u 3:15 ili 3:30.
3. Blokirajte svoje vrijeme
Ovo je sveti gral produktivnosti: imati komade vremena - čak dana! - bez sastanaka. BuzzFeed proglasio je utorke i četvrtke bez sastanka. Možeš li? Iako će vam viši menadžment tvrtke morati svjesno pokušati očistiti cijeli dan, vrijedno je pogledati vlastite radne navike kako biste vidjeli kada najbolje obavite svoj posao. Jeste li osoba iz jutra ili se stvarno grlite nakon 14 sati? Ispitajte svoj raspored i pogledajte gdje možete blokirati dva do četiri sata samo jednom tjedno da se usredotočite na obavljanje ili izradu. Mogli biste samo iz temelja postaviti trend u svojoj tvrtki!
Dakle, ovo je moja obaveza da uzmem kalendar natrag! Tko je sa mnom?
