Ako ste ikada radili u uredu, znate da su sastanci crna ovca radnih zadataka. Volimo ih mrziti i trudimo se eliminirati ih zauvijek, a mi ih i dalje imamo iznova i iznova dok se ne upitamo zašto trošimo toliko vremena u njima.
Svatko ima svoje tajne za kretanje po škakljivom krajoliku sastanaka (a neki su i bolji od drugih.)
Dakle, zaokružio sam strategije za smanjenje opterećenja sastanka (i povećanje vaše produktivnosti) od četiri uspješna vođa tvrtke. Tko zna, možda biste mogli isprobati neku od takvih taktika u vlastitom uredu!
1. Stvaranje vremenskih termina "Nema sastanka"
Ovo je najstariji i najlakši trik u knjizi za sve koji se muče da zakažu rad s glavom prema dolje.
A radilo je za Andrew Fingerman, izvršni direktor PhotoSheltera:
„Već nešto više od godinu dana odbijam održavati sastanke prije podneva. Utjecaj na moju produktivnost bio je zapanjujući. Kao netko tko također ima ADHD, ustanovio sam da su jutra nužna za rad koji zahtjeva moju najvišu razinu kritičkog razmišljanja. Dakle, ako se netko očajnički mora sastati sa mnom ujutro, gotovo uvijek odbijem i umjesto toga pitam možemo li odabrati vrijeme poslijepodne. Jedini uvjet na koji ću uspjeti je ako se sastanak savršeno uskladi s mojim glavnim prioritetima. "
U The Museu smo prihvatili sličnu strategiju implementirajući „Pobjedničke srijede“, gdje u srijedu od 9.00 do 13.00 nitko u tvrtki ne smije zakazivati sastanke.
"Najčešće su se žalbe odnosile na to da ljudi nemaju dovoljno dosljednog vremena za razmišljanje, jer sastanci bi se prekidali tako često", kaže naš VP za ljude i talente Toni Thompson. "Postoji nekoliko sastanaka za koje su mi ljudi rekli da se ne mogu zaustaviti, ali ako se napor smanji na čak 70% neproduktivnih sastanaka i zamijeni one s puno produktivnosti, kreativnosti i razumnosti zaposlenika, to se isplati."
2. Imati sastanke samo jedan dan u tjednu
Mattan Griffel suosnivač je i direktor tvrtke One Month. Da bi riješio vlastita pitanja sastanka, odlučio je da će, umjesto blokiranja određenih vremena, blokirati svaki dan osim jednog.
Suprotno Museovom vlastitom sustavu, Griffel održava sastanke isključivo srijedom: „Ne radim na tome puno. Ako netko zatraži da popije kavu u utorak, pitat ću radi li srijeda. Ako je ta srijeda totalno rezervirana, pitat ću je za sljedeću srijedu (ponekad moram rezervirati dvije ili tri srijede) ", kaže on u nedavnom Forbesovom članku. Začudo jednostavno, zar ne?
Rezultat toga, nije samo veliki vremenski blok da se usredotoči na druge zadatke, već i to da će "prisiljavanje ljudi da čekaju do srijede često filtrirati nevažne sastanke. To će eliminirati ljude koji žele nešto vašeg vremena, ali nisu spremni čekati na to ili raditi unutar vašeg rasporeda. To je odlično za mene, jer se ionako ne želim susresti s tim ljudima. "
3. Redovito pregledavajte Kalendar
"Redovito kvartalno revidiramo sastanke kako bismo po potrebi radili raspored sastanaka", kaže Dinah Alobeid, direktor komunikacija u Greenhouseu. To znači da u svakom tromjesečju svi u tvrtki pregledavaju svoj kalendar i odluče mogu li se određene diskusije prebaciti na neki drugi kanal.
To možete lako učiniti svojim rasporedom. Da bi pomogao suziti koji sastanci nastaju, a koji se ne događaju, Alobeid predlaže da se skrati vremenski okvir: "Počnite s 30-minutnim sastancima i smanjite ih na 20 minuta, ako je moguće; isto vrijedi i za 60 minuta, zašto ne isprobati 45? "Možda ćete otkriti da možete postići toliko u kraćem vremenu, ako ne putem e-pošte ili Googleovog dokumenta.
Također, kaže, „Provedite vrijeme u ponedjeljak mapirajući što želite ostvariti ovog tjedna i koje sastanke trebate dogoditi da biste dovršili posao i pokrenuli određene projekte naprijed.“ Ako se ne osjećaju u skladu s vašim prioritetima, uklonite ih.
4. Održavanje sastanka
Alex Villa, glavni operativni direktor Healthify-a, sve dalje proširuje organiziranjem "čišćenja sastanka" u svojoj tvrtki:
"Ovo je specifičan vremenski trenutak svakih šest do devet mjeseci, kada brišemo 100% ponavljajućih sastanaka i pravila instituta po kojima se mogu dodati."
Dakle, što zapravo znači vraćanje sastanka u kalendar za Vilu i njegov tim? "Za ponavljajuće sastanke i sastanke sa klijentima, sastanak možete zadržati ili izbrisati po vlastitom nahođenju. Izbrisane sastanke ne može se vratiti najmanje dva tjedna. Nakon ta dva tjedna sastanak možete dodati samo ako većina sudionika proaktivno zatraži vraćanje (lobiranje za vlastite sastanke je zabranjeno!) "
Odgovor njegove tvrtke bio je nevjerojatno pozitivan, iako je bio takav zastrašujući zahtjev: „Svi ga vole i jedva čekaju da sve izbriše. Ne priznajući problem, započinjete neugodnu situaciju da nitko ne želi biti onaj koji bi rekao: "Ovaj sastanak nije koristan, možemo li ga samo otkazati?" Konačno prolazimo kroz cikluse optimalnih performansi u kojima ljudi postižu dobru ravnotežu između mogućnosti suradnje, a još uvijek imaju vremena za svoj pojedinačni posao. "
Iako bi bilo teško doći do svih članova vašeg tima s tim planom, vrijedi testirati manje sastanke. Razgovarajte sa svojim kolegama o uklanjanju svih ne hitnih prijava nekoliko tjedana i provjerite utječe li uopće negativno na vaš rad.
Rješavanje preopterećenja sastanka zaista se svodi na prioritiziranje radnog opterećenja, zbog čega su gore navedene strategije tako učinkovite.
