Nisam siguran o čemu se radi u razgovoru s više osoba putem telefona, ali konferencijski pozivi mogu postati nespretni. Ljudi se odmaraju i čekaju da drugi razgovaraju (ili razgovaraju jedan o drugome), a često je nejasno gdje bi razgovor trebao krenuti dalje. Bolne tišine obiluju i svi u grupi počinju se pitati jesu li na lošem sastanku.
Kao pisac u marketinškom timu u telefonskoj kompaniji, stalno sam na takvim tipovima poziva i naučio sam nekoliko trikova kako da ih lakše izvedem. Ako vas pomisao na poziv s više od dvije osobe natjera da se pomaknete na svoje mjesto, pročitajte i ponovite za mnom: Konferencijski pozivi ne moraju biti nespretni.
Slijedi vođu
Svakako, smisao konferencijskog poziva je imati konferenciju, ali stvari će teći poput dobro podmazanih tankera ako odaberete vođu prije nego što sastanak održi. To ne znači da drugi ne mogu vagati, ali vođa može usmjeriti razgovor ili uskočiti tamo gdje je to potrebno (tj. Ako postoji neugodna tišina nakon što prodavač dođe do cijena).
Ako ste imenovani voditeljem, dođite s popisom pitanja na koja je potrebno odgovoriti. Je li svrha poziva da saznate više informacija prije kupnje? Je li izdvojiti uvjete partnerstva? Trebali biste također izraditi kratki dnevni red, uz napomenu gdje bi drugi u timu trebali voditi razgovor i distribuirati ga prije poziva kako bi svi znali što mogu očekivati. Više očekivanja znači manje nespretne tišine.
Nabavite pravi sustav (i znate kako ga koristiti)
Mnogo nespretnosti na tim pozivima može poticati zbog tehničkih problema ("Žao mi je svima - još uvijek pokušavam postaviti ovu stvar!" "Amy ne zna kako se javiti - može li netko pomoći?" je li odustao? ")
Dakle, važno je imati funkcioniran telefonski sustav koji može podržavati konferencijske pozive i - što je još važnije - testirati ga prije sastanka kako biste bili sigurni da to funkcionira. I ne morate raditi u tvrtki Fortune 500 da biste za svoj tim imali napredna i jednostavna tehnička rješenja - čak i mala poduzeća i startupi mogu pronaći jeftine VoIP i virtualne PBX sustave koji podržavaju konferencije.
Pogledajte video
Svaki put kad bih održao telefonsku konferenciju, volio bih vidjeti lica drugih ljudi. Ne zato što ih želim provjeriti (u redu, možda to i učinim malo) - nego zato što se to čini više sastankom između osobe. Umjesto da pogađate hoće li se netko nasmiješiti ili ne, to možete vidjeti. Umjesto da se pitate je li netko rastresen ili misli samo na to, možete joj pročitati lice. Nedavno sam bio na telefonskoj konferenciji s nekim tko je zvučao kao da je kod kuće u donjem rublju, okružen planinom Cheez Doodles. Bio je? Ne znam - volio bih da imam video.
Postoje brojne video rješenja koja se široko koriste, uključujući Google Hangouts, Skype i Join.me. Pod pretpostavkom da polaznici sastanka nisu kod kuće u donjem rublju, to može učiniti puno manje nespretnim.
Iskoristite svoj veliki dječji glas
Nisam siguran zašto, ali ljudi često blijede u pozadinu tijekom ovih vrsta poziva, bojeći se izaći vani i govoriti svojim mislima. Ali ne bojte se govoriti, pozvani ste na konferencijske pozive jer je vaše mišljenje cijenjeno! Zapravo, koristite glas svog velikog djeteta, govoreći glasno i samouvjereno kako bi vas svi mogli čuti.
Još bolje, provjerite sudjeluju li i svi ostali u pozivu. Ako neko vrijeme nije rekao ništa, zamolite ga da odmjeri. To će osigurati da se svatko čuje (i zapravo obraća pažnju na sastanak).
Ako kažete da je nezgodno, to je neugodno
Čvrsto sam uvjeren da su situacije samo nezgodne jer im to dopuštamo. Naravno, ponekad su tišine neugodne, ali ne moraju nas grliti. Ulazite u svaki konferencijski poziv otvorenog uma i počnite s neugodnim iskustvom! Ako ne želite pustiti veer poziv na neugodan teritorij, onda to neće, zajamčeno.
Postoji razlog zbog kojeg postoje konferencijski pozivi - produktivan je način da se spoji skupina, čak i ako jedan član živi u Wisconsinu, a drugi u Los Angelesu. Nemojte samo smatrati da su konferencijski pozivi nužno zlo, smatrajte ih zabavnim načinom kako okupiti daleke kolege u virtualnu sobu. Ako zapnete nespretnost, konferencijski pozivi mogu biti zabavni!
