Audio konferencijski pozivi nose mnoge prednosti za poslovne i društvene susrete, ali dolaze s vlastitim skupom uobičajenih problema. Neuspjeh u rješavanju njih može značiti razliku između profesionalnog, učinkovitog i učinkovitog sastanka i jedva razumljivog konferencijskog poziva siromašnog čovjeka koji ne ostvaruje svoje ciljeve. Evo sedam uobičajenih problema i kako ih popraviti.
1. Pozadinski šum
Ovo je bilo koja buka koja dolazi od sudionika, osim njihovog glasa, kao što su zveckanje stolica, pozadinsko brbljanje, zvukovi strojeva, šišanje papira itd. Te buke obično dobivate sudionicima koji koriste VoIP (internetski protokol glasa) jer tradicionalni telefon slušalica ima posvećene i mikrofone kratkog dometa, dok VoIP radi s mikrofonom koji se prenosi na uređaj koji je osjetljiviji. Primjer je sustav mikrofonskog polja u prijenosnim računalima. Neki ljudi sudjeluju na konferencijama pomoću svojih uređaja bez ruku.
Jedini način da se riješi ova situacija jest da sudionici budu svjesni poremećaja koje uzrokuju, što je najbolje obaviti putem komunikacije prije konferencijskog poziva. Primjerice, kao organizator, preporučujemo da prije etape prenesete e-poštu na etiketu konferencijskog poziva.
2. Echo
Eho može biti dio pozadinske buke, ali je tehnički veći od toga. Netko tko sudjeluje u konferencijskom pozivu može imati problema s telefonom - možda, primjerice, nema otkazivanja jeke. (Pročitajte više o tome kako prestati proizvoditi jeku.)
Netko s odjekom obično se traži da spusti slušalicu. Dakle, važna je proaktivna svijest o svim tehničkim problemima s telefonima i drugom opremom koja se koristi u konferencijskom pozivu.
3. Nedostatak upravljanja prisutnošću
U audio konferencijskom pozivu koristite samo jedno od vaših osjetila: vaše sluh. Nećete vidjeti osobe s kojima razgovarate ili slušate. Ako ne pratite svaki unos i izlazite u konferencijskom pozivu, možda nećete biti svjesni nazočnosti u publici nakon dubine u konferenciji.
Ovaj problem i dalje ostaje bez definitivnog rješenja. Prvi alat koji nudi bilo kakvu vrstu upravljanja prisutnošću jest UberConference, koji vam omogućuje da vidite tko govori, tko je ovdje, tko nije i tako dalje. Nekoliko takvih alata je u zadnje vrijeme urezano, a neki sa zanimljivim vizualnim sučeljima koji predstavljaju sudionike s ikonama. Najbolji način upravljanja prisutnošću sudionika još uvijek može biti jednostavna etiketa: pitajte svaku osobu da objavljuje svoje dolaske i događaje kao pitanje ljubaznosti.
4. Glazba na čekanju
Ljudi obično mladožuju svoje sučelje telefona za njihovu individualnu upotrebu, ali nikada za konferencijske pozive. Iako bi moglo biti lijepo za nekoga tko je stavljen na čekanje da čuje glazbu, to će biti smetnja u konferencijskom pozivu. Neki sudionici mogu staviti konferenciju na čekanje dok sudjeluju u nekom drugom pozivu ili zadatku, na primjer, čime slučajno dodaju ritmički ambijent na konferenciju. I ovdje je vrijedno i preliminarna kampanja o svijesti o etici konferencije.
5. Nedostatak vodstva
U nekim slučajevima, ako grupa nema vođu, umjesto toga će izazvati kaos. To je osobito vjerojatno u postavkama konferencije. Jedna bi osoba trebala usmjeriti raspravu i osigurati da svatko ima dovoljno vremena za govor i potrebnu pažnju i da se stvari vraćaju na stazu ukoliko dođe do nestalih ili izravnih sukoba.
6. Materijali i dokumenti Loš upravljanja
Mnoge konferencije odnose se na dokumente, materijale i alate. Pogrešno širenje takvih informacija uzrokuje da neki sudionici budu u mraku na određenim točkama, što uzrokuje neinteresnost. Pazite, dakle, da širite relevantne informacije i dokumente svim sudionicima prije početka konferencije.
Drugi, bolji način je korištenje alata za suradnju na mreži, što omogućuje interakciju s takvim materijalima.
7. Loša kvaliteta poziva
To se često događa s VoIP uslugom, što ovisi o nizu čimbenika koji uključuju širinu pojasa, kodeke, telefone i druge uređaje. Nema puno toga što možete učiniti ako ste voditelj ili organizator konferencije. Sudionik s lošom kvalitetom glasa mora rješavati tehničke probleme na svojoj strani.
