Uvijek se nasmijem kad stvarno utjecajni ljudi spominju nešto poput "Oh, dobivam preko 600 e-poruka dnevno", jer to zvuči baš tako grozno, čak i za poniznog hvalisanja. Ali što može biti još tužnije? Šanse da vas osoba e-pošte vidi i reagira na njih nije tako dobra.
Ali postoji nekoliko jednostavnih pravila koja možete slijediti kako biste povećali vjerojatnost ne samo čitanja e-pošte, već i odgovora. Bilo da šaljete e-poštu visokog stupnja u svoju tvrtku ili važan profesionalni kontakt, pridržavajte se ovih pravila.
Obratite pažnju na doba dana
E-pošta je sjajna jer se čini nenatresnim načinom da se nekoga uhvati. Razmišlja se da "nije važno kada pošaljete e-poštu, dobijat će ih kad imaju slobodan trenutak." Ali ne funkcionira tako. Zapravo, svi imamo obrasce korištenja e-pošte, gdje pregledavamo i odgovaramo na poruke e-pošte tijekom određenih sati. A ako vašu poruku primite u mapu pristigle pošte, kada vam netko aktivno šalje e-poštu, znači da ćete je bolje vidjeti.
Obično čelnici imaju tendenciju da provjeravaju e-poštu rano ujutro ili kasno u noć jer su većinu dana zauzeti sastancima, pa je to dobro mjesto za početak. Ako nakon tjedan dana ne dobijete odgovor od nekoga, pokušajte ponovo e-poštom, ali u potpuno drugo doba dana.
Budite kratki
Nemojte započeti e-poštu s dugim istraživanjima o tome tko ste, gdje ste pronašli nečiju adresu e-pošte ili vašu životnu priču. Samo krenite ravno na to. U novinarstvu postoji koncept stavljanja svih bitnih elemenata priče u lede, a ne pokopavanja duboko u petom odlomku. Učinite isto ovdje.
I doslovno, zadržite svoju e-poštu na što je moguće manje riječi. Doista duga e-pošta skenirat će se tako brzo da gotovo nema šanse da se vidi vaš stvarni razlog slanja e-pošte. Na toj bilješci:
Budite jasni u vezi onoga što tražite
Dobijam e-poštu cijelo vrijeme kad završim s čitanjem i kažem sebi: "Nemam pojma što ta osoba želi." Ključni cilj ili željena radnja vašeg čitatelja je neophodna, jer ako netko ne zna što želite, vjerovatno neće odgovoriti. Pa što je cilj? Želite li da se osoba upozna s vama? Želiš li da te poveže s nekim? Ili samo želite da ona klikne na link kako bi saznala nešto više o nečemu? Obavezno napišite ono što želite da radnja bude. I budite sigurni da budete što pristojniji.
Neka bude o njima
Zauzeta osoba nema vremena čitati o tome što vaša tvrtka radi, kako izgleda vaša potraga za poslom ili što vam u ovom trenutku stvarno treba. Umjesto da puno riječi posvećujete sebi, napravite to o drugoj osobi. Što možete učiniti da mu pomognete? Zašto će odgovaranje za nju biti korisno ili jednostavno? Rijetko odgovaram na e-poštu u kojoj osoba govori dva paragrafa o onome što njegova tvrtka radi u mučnim detaljima. Ali ako mi osoba može brzo reći kako će mi olakšati život, tada sam sklona naučiti više.
Predmetne linije su važne
Uložili smo toliko vremena u svoju e-poštu da često zaboravimo na temu predmeta. No, teme o osobnim e-mailovima jednako su važne kao i za marketinšku e-poštu (u kojoj mukotrpno opsednemo sve riječi i grozničavo testiramo različite mogućnosti da vidimo što najbolje funkcionira).
Jednostavno je preskočiti ili ignorirati generičke crte predmeta, pa evo nekih koje bih potpuno izbjegao:
- Uvod
- Pozdrav od Elliotta
- Praćenje
- Sjajno vam je upoznati
Zašto? Jer su generički i mogu potjecati od bilo koga. Nećete se istaknuti. Umjesto toga, pokušajte nešto ovako:
- Rukovali smo sinoć na manifestaciji Smith Charity
- Uvod za osobu 1 i osobu 2 za povezivanje
- Vjerovatno nećete čitati drugu e-poštu poput ove
Možda su malo izvan zida, ali vjerojatno se razlikuju od bilo čega drugog u pristigloj pošti osobe.
Loša vijest je da, kada je u pitanju uspostavljanje važnog kontakta, vi možete učiniti sve kako treba i još uvijek ne dobijete odgovor. Ali hej, ako netko čita nekoliko stotina e-poruka dnevno, možda neće uvijek doći do vaše. Ne shvaćajte tišinu kao odbijanje - pročitajte naše savjete kako biti ugodno uporan i držati se toga. S vremenom, slijeđenje ovih pravila povećava vam šanse za dobivanje odgovora na veći postotak vaših e-poruka.
