Priznajmo: Šefovi nisu savršeni. A ponekad to moraju znati. Bez obzira da li dugi sastanci tima ispunjeni osobnim pričama vašeg menadžera sprječavaju svakoga da se obavi posao ili njezini svakodnevni vriskajući mečevi dovode u opasnost vaše odnose s drugim odjelima, ponekad morate podijeliti neke konstruktivne povratne informacije sa šefom.
A kad to učinite, to može biti prilično zastrašujuće. Prihvatite očit strah od odmazde da joj kažete nešto što nije željela čuti i dodajte nenamjerne posljedice da vas netko shvati kao prigovarača, a vi morate progutati koktel.
No zastrašujuće može biti nekoliko koraka koje možete poduzeti kako biste bili sigurni da je svaki razgovor s povratnim informacijama i diplomatski i produktivan.
Razmotrite trošak-korist
Primijetio sam tijekom godina, ljudima se čini ugodnije dijeliti mišljenje nego što sam imao kad sam prvi put započeo - što može biti dobra stvar. No, kao rezultat toga, ljudi ponekad kažu da su stvari koje su možda bolje ostale neizgovorene ili bi ih barem trebale reći na diplomatski način.
Kada sam prvi put započeo kao menadžer, imao sam jednog takvog zaposlenika. Bio je vedar i sjajan radnik, pa sam često cijenio njegovu iskrenost jer se odnosi na svakodnevno rješavanje problema. Ali, kad me je izveo korner ispred cijelog tima i rekao mi da pogrešno radim zadatak, bio sam zapanjen. U trenu mi je uništio kredibilitet s timom (da i ne spominjem srušio moje samopouzdanje).
Što je još gore, kad sam ga kasnije povukao na stranu da razgovaramo, pokazalo se da ne radim ništa loše, samo drugačije od njihovog starog upravitelja. Vremenom smo obojica shvatili da moj pristup funkcionira jednako dobro, ali trebalo je nekoliko mjeseci da popravim štetu na mom samopouzdanju i mojem autoritetu. Cijena tog komentara bila je prilično visoka, bez malo nikakve koristi.
Iako je povratna informacija važna za vas oboje, uzmite vremena da razmislite treba li unos doista, kako će dijeljenje utjecati na vašeg menadžera i hoće li te informacije dugoročno pomoći - ili povrijediti -. Kao što kažu, birajte svoje bitke. Dajte povratne informacije za koje mislite da vaš šef mora čuti - i učinite to na pravi način.
Zapisati
Govoriti svom šefu da ne ispunjava vaša očekivanja je zastrašujuće, pa se ne oslanjajte na svoje improvizirane vještine da vas vode kroz ovu vrstu rasprave. Umjesto toga, odvojite vrijeme za prikupljanje i zapisivanje misli.
Prvi put kad sam se obratio menadžeru oko problema s kojim sam se susretao s njegovim performansom, pomislio sam da bih ga mogao krilatiti i nisam se trudio zapisati bilješke. Otprilike 30 sekundi razgovora duboko sam požalila zbog tog nadzora. Prije svega, moj šef nije očekivao da će dobiti povratne informacije od zaposlenika izvan godišnje sezone pregleda, pa sam odmah uhvaćen u pokušaju da objasnim sebi i zašto smo tamo. Dok sam naletio na objašnjenje, bio sam toliko vezan za jezik i nervozan da sam završio samo zamagljujući sve što me muči u vezi s njim. Nepotrebno je reći da taj razgovor nije dobro prošao.
Zapišite nekoliko općih zabrinjavajućih područja, usredotočujući se na pitanja za koja smatrate da su doista kritična za rješavanje, i sve detalje koji će vam pomoći da pokrenete produktivnu raspravu - nepristojni telefonski pozivi koje dobivate od šefa kad zakasni na sastanak, 10 minuta, na primjer. Zatim se držite skripte. Iako bi moglo biti primamljivo gomilati svako malo ljubimca, ako to nije u vašim bilješkama, nemojte to iznositi. Neka diskusija bude usredotočena na teme koje ste se pripremili i spremite sitnice za drugi put. Ako vam nije bilo dovoljno važno da ga unesete u svoje bilješke, može pričekati.
Također, ove bilješke nikome nikad nemojte slati e-poštom, samo ih zapišite na starinski način i usitnite ih kada završite. Ako ne postoji ozbiljan problem, nitko ne mora znati za to, osim vas i vašeg šefa, i poštivanjem njegove privatnosti po tom pitanju osigurat ćete da obojica možete riješiti problem bez neželjenog doprinosa vaših kolega.
Ostanite elegantni i specifični
Važno je i pripremiti ono što ćete reći kako trošiti vrijeme na razmišljanje o tome kako ćete to reći. Način na koji započinjete ovu interakciju postavit će ton čitavoj raspravi i može značiti razliku između produktivnog razgovora i jednog, pa, strašnog.
Dno crta: Neka bude elegantan, profesionalan i ljubazan. Kada se bavite sa svojim šefovima, lako je zaboraviti da su i oni ljudi i pretpostaviti da je njihova koža neosjetljiva na kritike - ali vjerujte mi, nije.
Umjesto da jednostavno kaže svom šefu da misli da nešto radi pogrešno, priđite joj privatno i pitajte možete li zakazati neko vrijeme za razgovor. Zatim joj dajte do znanja o čemu biste željeli razgovarati općenito - na primjer, ako ona obično kasni na jutarnje sastanke, recite joj da biste željeli razmisliti o jutarnjim sastancima. Dajući joj pravi kontekst, dat ćete joj priliku da počne razmišljati o tome kako poboljšati situaciju - i možda je čak potaknete da se pozabavi njezinom smetnjom prije nego što to morate. Ali, čak i ako to morate iznijeti izravno, održavanjem svoje profesionalizma, pomoći ćete osigurati da se vaše povratne informacije čuju u konstruktivnom okruženju.
Imajte na umu da ovo nije besplatna propusnica za iskrcaj vašeg šefa, već je to prilika da pokažete kako se nosite s određenom situacijom ili koliko posebno možete zajednički raditi. Uostalom, to pokušavate postići.
Budite oprezni zatraženih povratnih informacija
Konačno, upozorenje na prikupljanje povratnih informacija od vašeg šefa: Ovo se može činiti protuustavnim - ako vas ona zapravo zatraži za povratne informacije, to znači da želi čuti sve vaše misli, zar ne? Pa, to je samo djelomično točno. Ako pitate svog značajnog druga kako izgledate u tim trapericama koje ste upravo kupili, dio vas želi iskren odgovor, ali drugi se nada užarenom pregledu. Nije toliko različito s šefom.
Tog puta kad me šef pitao za povratne informacije, nisam shvatio da pokušava dobiti odgovore na nekoliko konkretnih pitanja, a ne moj općeniti doprinos o tome kako joj ide. Upravo je imala pregled kod višeg rukovodstva i smatrali su da je njezin tim potreban više smjernica o određenoj ponudi proizvoda, pa je razgovarala s cijelim timom kako bi stekla osjećaj kako se ugodno osjećaju s informacijama koje im je pružila. Ispostavilo se da nije htjela znati da sam joj pronašao uobičajenu zbrku i duge ručkove koji su demoralni.
Ako vam se menadžer javi za povratne informacije, pobrinite se da joj oboje date ono što želi i vodite raspravu prema vlastitim uvjetima. Na primjer, ako se vaš šef pokaže za stolom i pita kako mislite da radi, recite joj da cijenite priliku da podijeli svoje misli i zamolite je da detaljnije raspravlja o onome čemu se nada.
Zatim, kada budete imali bolju ideju o tome što ona čeka, pokušajte zakazati određeno vrijeme za razgovor, pa ćete imati vremena za razmišljanje o svojim odgovorima. Vjerujte mi, bit će to bolji, produktivniji razgovor za vas oboje. Uzmite u obzir da ako planirate iznijeti bilo kakve kritike, trebali biste proći gore navedene korake 1 do 3. To što vaš šef je zatražio povratne informacije ne znači da biste trebali štedjeti na pripremi - i to samo zato što je pitala kako radi u upravljanju projektom ne znači da želi čuti kako to sve zeza.
Dijeljenje povratnih informacija s šefom zahtijeva mnogo razmišljanja, priprema i empatije - to nije nešto čemu olako pristupate. Ali pažljivim planiranjem i dalje možete dati svom menadžeru povratne informacije koje su mu potrebne kako bi obojica mogla uspjeti.
