Postoji posebna vrsta pretjerivanja koja dolazi sa ostavljanjem sastanka osjećajem još manje sigurnim u čemu je bila svrha nego kad ste ušli (u tom slučaju možda je nekom potreban ovaj vodič za vođenje učinkovitih sastanaka, ovaj obrazac dnevnog reda sastanka ili ovaj članak podcrtavajući kada biste doista trebali odgoditi taj sastanak).
Čak i ako stvari nisu tako ekstremne - možda ste imali poticajan i zanimljiv razgovor - i dalje je razočaravajuće ako se ništa ne čini iz toga. Ali postoji jednostavno rješenje: e-pošta nakon sastanka.
„Opća svrha je da svi budu odgovorni istim očekivanjima. Dakle, na istoj stranici imate tim koji radi na istim ciljevima, što stvari čini efikasnima i produktivnima, a također smanjuje frustracije “, kaže Heather Yurovsky, trenerica karijere Muse i osnivačica Shatter & Shine. "Nitko ne voli osjećati se kao da su sjedili na sastanku koji je imao dobar zamah i nakon toga se ništa ne događa."
Pročitajte sve o onome što trebate znati o slanju savršene e-pošte nakon sastanka - kako nikad ne biste bili odgovorni za sprečavanje napretka u onome što ste imali.
Tko treba poslati e-poštu nakon sastanka?
U redu, možda ste svi u ideji za naknadnu e-poštu. Ali kako znati jesi li ti taj koji bi ga trebao slati?
Često je to očito. Ako ste organizirali sastanak, stvorili dnevni red i vodili stvar, onda je velika vjerojatnost da bi trebao biti onaj koji zatvara petlju misijom nakon sastanka.
"Obično je na kraju sastanka jasno ko je odgovoran, ali ponekad to nije, pogotovo ako je možda riječ o novom projektu koji još nitko tehnički ne posjeduje", kaže Yurovsky. "Samo se želite osigurati da ne odlazite kao da lajete naredbe drugim ljudima i da to zaista dolazi od prave osobe koju će ljudi slušati i poštivati pravo vlasništva i rok."
Ako je riječ o dvosmislenijoj situaciji, razmislite ima li smisla da korak s tim zadatkom. "Na kraju sastanka, ako nije u potpunosti jasno tko je odgovoran za to i osjećate se spremnim nakon toga poslati e-poštu, tada podignite ruku i recite:" Hej, sretan što sam vam poslao e-poštu nakon sastanka, osim ako nema nikoga drugo za koje se čini da je prikladnije potjecati od njih ", kaže Yurovsky. "Znači, volontirate. Ne zovete nikoga da to stavi na njih, ali dajete i priliku drugima da kažu: "O, ne, mislim da to zapravo treba doći od Joea."
Koga treba uključiti?
Nakon što se polje "from" sredi, vrijeme je da razmislite o poljima "to" i "cc". Obavezno šaljite svoju bilješku svim sudionicima sastanka, uključujući i one koji su bili na popisu poziva, ali možda nisu mogli prisustvovati. Zatim razmislite je li na sastanku bilo tko s kojim ste shvatili da bi trebao biti prisutan, kao i bilo koji drugi dionik koji bi trebao nešto poduzeti ili imati vidljivost na tu temu. Na kraju, ako se bavite starijim kolegama, razmislite o kopiranju njihovih pomoćnika.
Kada treba izaći?
"Najbolje je poslati popis što je bliže moguće kako bi izašli sa sastanka", kaže Yurovsky. "Ako je sastanak na kraju dana i želite da pričekate prvo prvo jutro, to je u redu, ali što ste bliži sastanku, to se stvara veći zamah i on ne počinje padati na dno od gomile ljudi. "
Drugim riječima, razmislite o rezimeu sastanka i pošaljite ga dok je rasprava još uvijek svježa u vašim mislima i onima drugih. Ako unaprijed znate da ćete se vi baviti tom stavkom, možete čak i unaprijed planirati tako da odmah nakon sastanka blokirate vrijeme u kalendaru kako biste ga obavili.
Što bi trebalo uključivati?
"Svrha e-pošte je pribaviti sve osobe na istoj stranici", kaže trenerica karijere Muse Kristina Leonardi. Ali što se to točno događa kako bi se to dogodilo „ovisi o prirodi sastanka i koja je namjera, što je cilj?“, Kaže Leonardi.
"Ako je bilo problema ili izazova kojima se bavilo, a sastanak je riješio to pitanje ili izazov, to može biti poput zahvalnosti i samo čestitanja", objašnjava ona. Ili "može biti razjašnjenje uloga i smjera u određenom projektu ili naknadnih koraka koje je potrebno poduzeti i tko ih treba poduzeti."
Kao općenitu smjernicu, razmislite o sljedećem ili slijedećem:
- Zahvaljujem ljudima na njihovom vremenu i trudu
- Rezimiranje svih ključnih točaka obuhvaćenih ili raspravljenih tijekom sastanka
- Navodeći akcijske stavke i vlasnike kao i rokove za sljedeće korake
- Prilaganje ili povezivanje s bilo kojim relevantnim resursima i dokumentima
- Pozivanje ljudi da postave pitanja ili se ponovno okupe
Leonardi vas moli da to bude kratko i slatko. Ali čak i opseg e-pošte ovisi o sastanku. Ako izlazite sa uobičajenog mjesečnog sastanka tima ili relativno brzog i rutinskog sastanka za ažuriranje projekata, vaša e-pošta može to odraziti u njegovoj duljini. Ako šaljete naknadnu bilješku nakon dvosatnog sastanka odbora ili sesije strategije dubokog zarona, izgledat će malo drugačije. Isto vrijedi i za vaš ton.
"Uvijek želite biti ljubazni, čak i ako šaljete brzi e-mail", kaže Yurovsky. "Također želite pisati ne samo tonom organizacije, već i samog sastanka." Ukratko, nemojte sažimati povremeni sastanak sa svojim suigračima u previše formalnom tonu i nemojte slati rezime rukovoditelji koji zvuče kao da razgovarate sa svojim prijateljima u sretnom času.
Kao što kaže Yurovsky, "poznavanje vaše publike tamo čini veliku razliku."
Postoji li predložak koji mogu koristiti?
Zvuči dobro do sada? Kul, sad ste vjerojatno spremni na to. Evo predloška koji možete koristiti djelomično ili u cjelini, ovisno o situaciji.
- - dovršit će do
- - dovršit će do
- - dovršit će do
- - dovršit će do
Što je s primjerom?
Evo kako bi to moglo izgledati u praksi:
- Potrebna nam je jasnoća i dodatna obuka oko prodaje novog proizvoda da bismo bili uspješni u Q3, kao i novi dodatni materijali za internu i vanjsku upotrebu.
- Budući da se dijeljenje taktika na ovom susretu činilo tako korisnim, isprobati ćemo se kako se već u dva navrata družiti da češće prenosimo trikove i savjete.
- Postavite i pokrenite trening - Jackie će se završiti do 20. lipnja
- Napravite jedan list za internu upotrebu - Rob će dovršiti do 25. lipnja
- Ažurirajte prezentacijske materijale za vanjsku upotrebu - Jorge će biti dovršen do 30. lipnja
- Postavljanje ponavljajućih druženja - Quinn će se dovršiti do 1. srpnja
