Konačno! 23 nepisana pravila e-pošte

Tek kad sam pomogao bratu starcu s koledža da hakira (zamijeni, postavio) poštu i objasnio neke nijanse ove sveprisutne metode komunikacije, shvatio sam koliko se nepisanih pravila e-pošte razvilo tijekom godina.

Neki od njih su prilično očiti, ali vrijedi ih ponoviti (jer i dalje vidim kako ih ljudi s vremena na vrijeme razbijaju). I drugi nisu odmah intuitivni - ali, ako ih se univerzalno slijedi, pomogli bi nam svima da bolje pošaljemo i odgovorimo na e-poštu.

Dakle, pišem ih pismeno. Pregledajte popis i ponovite za mnom: "Svečano se zaklinjem da ću zauvijek slijediti pravila e-pošte."

Predmetna linija uvijek treba biti opisna. "Intro" nije dovoljno opisan. "Intro: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)" je bolji.
Svaku e-poštu držite što je moguće kraće; štedi vam vrijeme i što je još važnije, poštuje vrijeme primatelja.
Što brže odgovorite, dopušteno vam je kraće reagiranje.
Uvijek uključite jednu liniju konteksta ako primatelj ne očekuje ovu poruku e-pošte. Ovo je jednako relevantno za e-poštu s prvom prilikom („Ovdje smo se sreli“) kao i za e-poštu nekome s kim redovito radite („Ova e-pošta govori o sljedećoj fazi tog projekta na kojem radimo zajedno“).
Prvo u e-poštu stavite svoje „pitaj“ ili „stavke radnje“, a ne zadnje, i učinite ih eksplicitnima. Primatelju treba biti odmah jasno što želite.
Ako postoji rok, recite tako. Ako zahtjev nije hitan, recite tako.
Ako vam ne treba odgovor, a adresa e-pošte je samo FYI, recite to.
Sva pitanja postavite što je moguće konkretnije. "Što mislite o prijedlogu?" Nije dobro pitanje. "Možemo li nastaviti s prijedlogom dobavljača od 20.000 dolara do petka?"
Kad je to moguće, koristite oznake ili numerirane liste. Lakše ih je preskočiti nego blokove teksta.
Kad je nešto zaista važno, podebljajte.
Nemojte pretjerano upotrebljavati podebljane e-poruke.
Koristite čitljive fontove. Comic Sans nije čitljiv font.
Ako primite upit od nekog drugog, ali ne možete odgovoriti odmah, odgovorite obavještavajući ga ili ćete znati kada ćete ga dobiti. To će vam uštedjeti e-poštu za prijavu i pomoći drugoj osobi za planiranje.
Uvijek CC potreban je najmanji broj ljudi potreban za posao. Što je više ljudi u lancu e-pošte, niži je osjećaj odgovornosti odgovoriti.
Koristite "Odgovori svima" samo kad je to zaista potrebno. Nitko ne voli tu osobu koja začepljuje pretinac cijelog odjela.
Ako je netko na niti e-pošte, on ili ona više ne treba biti, prebacite tu osobu na BCC u sljedećem odgovoru i recite to u prvom retku e-pošte. ("Sam, hvala što si upoznao Mariju i mene - premjestit ću te u BCC i odnijeti odavde.")
Uvijek izvedite uvod s dvostrukim prijavljivanjem. Ako to ne učinite, ljudi će se početi bojati sluha od vas.
Nemojte oteti nit o jednoj temi da biste razgovarali o drugoj temi. Umjesto toga pokrenite novu nit e-pošte s odgovarajućom linijom predmeta i primateljima.
Ne gomilajte se. Nitko ne treba dvadesetu adresu e-pošte „I meni je ovo izgledalo sjajno!“
Ako šaljete e-poštu u poslovne svrhe, u podnožju navedite svoje podatke za kontakt i naslov. Što je jednostavnije, to je bolje.
Ako šaljete e-poštu vrlo zauzetom osobom, potpuno je prihvatljivo i pomalo se očekuje da početni e-mail vratite njemu ili njoj s pratećom porukom nakon tjedan ili dva. Većina zauzetih ljudi zahtijeva barem jedno od ovih. Ne radi više od tri.
Nije prihvatljivo praćenje poruke e-pošte u roku od 48 sati, osim ako je zaista hitno. Mnogi ljudi poštuju e-poštu kao oblik prepiske i mogu jednostavno imati više prioritete nego odgovor na vas.
Ako primite ili želite poslati bijesnu e-poštu, pričekajte. Ako je hitno, umjesto toga stupite na telefon.