Prije nekoliko tjedana pisao sam o nepisanim pravilima e-pošte i bio sam ispucan time koliko ljudi smatra korisnim. Ispada da, postoji puno pravila od kojih bismo svi mogli imati koristi od dobivanja papira!
Imajući to u vidu, sastavit ću još nekoliko tih popisa, počevši od drugog najvećeg mjesta boli u uredu: sastanaka. Pročitajte pravila koja morate znati kako voditi uspješan sastanak, a kolege posvuda će vam zahvaliti.
Provjerite da li vam stvarno treba sastanak prije nego što ga zakažete. Je li ovo moguće riješiti za 10 minuta na telefon ili umjesto e-pošte?
Svaki sastanak treba imati svrhu: Ili trebate donijeti odluku ili zajedno dovršiti akciju. Davanje ažuriranja gotovo se uvijek može dogoditi e-poštom.
Ne planirajte više vremena nego što vam treba. Većina sastanaka zakazana je za cijeli sat, kada bi trebali biti 20 minuta, 30 minuta ili 45 minuta - max .
Počnite na vrijeme. Ne čekajte nevolje - to ih samo ohrabruje.
Završite na vrijeme. Govoreći: „Znam da imamo puno posla, pa pokušajmo to držati ispod 30 minuta“, podsjetit će ljude da želite efikasan sastanak jednako kao i oni.
Pozovite samo ljude koji apsolutno trebaju biti tamo. Što više ljudi bude na sastanku, to se manje može završiti.
Svaki bi sastanak trebao imati nekoga prije određenog vremena za njegovo vođenje. Ako niste vi, navedite nekoga drugog (i pobrinite se da ta osoba zna da je on odgovoran).
Kuhajte nekoliko minuta za čavrljanje na početku sastanka. Mi smo ljudi, a ne roboti, a izgradnja odnosa s kolegama pomaže poslu neometanije.
Ako želite da ljudi nešto pročitaju prije vremena, dobro je poslati ih barem tri sata prije, a dan prije je bolje. Slanje prije 20 minuta beskorisno je.
Rezervirajte svoj prostor za sastanke ispred vremena ili se dajte sebi 10 minuta prije sastanka kako biste to shvatili. Hodanje po hodnicima sa svima koji se vuku gube vrijeme.
Odredite dnevni red i podijelite ga na početku sastanka kako biste svi ostali na tragu.
Ako želite da ljudi obrate pažnju, nemojte im davati nekoliko materijala na početku sastanka. Počet će ih prelistavati i odvratit će ih pažnju.
Ne provjeravajte telefon ili e-poštu tijekom sastanka. Svatko može reći što radite i oni će početi raditi isto.
Pratite sljedeće korake u toku sastanka. Sve stavke o djelovanju trebaju se poslati okolo kao podsjetnik nakon sastanka.
Akcijska stavka bez da joj je netko dodijeljen nije vrijedna. U većini slučajeva potreban je i rok.
Ako netko previše govori, odsjecite ga (lijepo). Isto tako, ako netko govori premalo, pokušajte ga angažirati.
Ako razgovor pređe iz teme, prihvatljivo je i neophodno da ga ponovo zakrijete. Jednostavno, „Rasporedimo vrijeme za raspravu o tome kasnije ako je korisno, jer nam preostaje samo 10 minuta“, savršeno funkcionira.
Ako je sastanak dug više od sat vremena, zakažite vrijeme za pauze i obavijestite polaznike o njima prije vremena. Znajući da mogu provjeriti svoju e-poštu za 45 minuta, pomoći će im da se sada usredotoče.
Pazi na govor tijela. Lako možete reći je li ljudima dosadno, isključeno ili se osjećate izgubljeno vrijeme, sve dok ga tražite.
Ako je potrebno, dodijelite primatelju bilježaka kako biste se mogli usredotočiti na vođenje sastanka.
Redovito procijenite jesu li ponavljajući sastanci u vašem kalendaru uopće potrebni i ako jesu, ako format, duljina i polaznici doprinose njihovoj učinkovitosti. Ako ne? Promijenite ih!
