Bilo da pokušavate impresionirati svog novog šefa ili pucate na promociju, teško je reći ne raditi više. Napokon, želite da svi vide vaš marljiv, prihvatajući izazov, zabranjiv za bilo što. Nažalost, svaki novi projekt na koji pristanete sudjelovati dolazi sa vremenskim rokom - i prije nego što to znate, jedva držite glavu iznad vode.
Kad se osjećate kao da projekti počinju prolaziti kroz pukotine ili jednostavno ne možete dati sve od sebe jer ste preniski, dovoljno je vremena da se riješite situacije prije nego što vaš popis obveza postane najbolji. Evo nekoliko načina da se riješite ogromnog posla i vratite se na pravi put.
1. Napravite raspored
Pridržavajte se glavnog rasporeda svih krajnjih rokova postavljanjem kalendara na iCal ili Google kalendaru ili pomoću lijepog planera (volim postavljanje tjednih bilježnica Moleskine). Gledanje svega na jednom mjestu može vam pomoći da odredite svoje prioritete jer ćete točno znati što slijedi, danima i tjednima unaprijed.
Ali nemojte se zaustaviti na tome - trik u organizaciji svog vremena je da svoje projekte podijelite na mini ciljeve koje ćete lakše postići. Mali, ostvarivi ciljevi pomoći će vam da propadnete kroz teške projekte i ostanete na putu.
Na primjer, za planiranje velikog radnog događaja potrebno je da koordinirate određeni broj grupa, unutar i izvan ureda. Umjesto da postavite jedan veliki rok na datum događaja, zakažite ga na manje zadatke tijekom tjedana koji su predvodili događaj, poput provjere da vaš ugostitelj ima svoj jelovnik, dovršite točan broj sudionika i provjeru i ispis brošura. Ispunjavanjem ovih mini ciljeva na putu osigurat ćete da ništa ne ostane do posljednje minute.
2. Budite upozoreni
Postavljanje glavnog rasporeda samo je polovina bitke - druga polovica ga zapravo koristi. Ako nemate naviku svakodnevno provjeravati kalendar, možda će vam trebati mali pritisak u pravom smjeru, pa nakon što odredite rokove za sebe, postavite i neka upozorenja. Skočni prozor na vašem računalu ili telefonu može vas brzo podsjetiti što se događa (pogledajte aplikacije poput 2Do, Wunderlist i Todoist) ili, ako koristite alat za planiranje papira, postavite vizualna upozorenja sa Post-om koji vas podsjeća onoga što se događa tijekom predstojećeg tjedna.
Ta upozorenja mogu uključivati kontrolne točke za velike rokove (npr., Na pola puta do roka za vaš projekt, možete postaviti alarm da biste bili sigurni da tražite od svog supervizora da pregleda nacrt izvješća) ili samo općenite svakodnevne podsjetnike (na primjer, postavljanje upozorenja za ponedjeljak i srijedu, tako da možete biti sigurni da ste na putu prije nego što vam ponestane vremena na kraju radnog tjedna).
3. Organizirajte
Kada radite na više projekata istovremeno, vaša poštanska pošta može brzo eksplodirati u ogroman nered informacija. I dok ne možete zaustaviti protok poruka e-pošte, barem možete zadržati svoje zadatke organiziranim i razdvojenim.
Pokušajte dodati mape i kodiranje bojama u mapu pristigle pošte kako biste lakše pronašli važne informacije kada su vam potrebne. Na primjer, stvorite zasebnu mapu za svaki određeni zadatak na kojem radite, što će vam omogućiti lako pretraživanje razgovora ili datoteka koje su vam potrebne.
Da biste otišli korak dalje, čak možete postaviti pravilo u programu Outlook za slanje e-pošte s određene adrese ili s određenim izrazima u retku naslova u navedene mape koje ste stvorili. Gmail čini isto ako postavite filtar. Bilo koja metoda omogućuje vam da prethodno sortirate pristiglu poštu, tako da ne morate trošiti dragocjeno vrijeme prolazeći kroz nered!
4. Izbacite male stvari s puta
Jeste li zaduženi za ponavljajuća izvješća ili proračunske tablice koje moraju izlaziti tjedno ili mjesečno? Da biste uštedjeli vrijeme i energiju (i oslobodili dragocjeni prostor na već prepunom popisu obaveza), stvorite predložak za svako izvješće, umjesto da svaki put krenete od nule.
Primite li stalno e-poštu s sličnim pitanjima? Stvorite konzervirane odgovore u Gmailu ili držite Word dokument na radnoj površini s odgovorima na uobičajena pitanja (npr. Kako koristiti FTP stranicu, kome se obratiti za korisničku službu ili datume za nadolazeće sajmove). Ako nešto jednostavno možete izrezati i zalijepiti, odgovaranje na rutinske poruke e-pošte zahtijeva manje vremena.
Ako rano napravite male stvari i učinite je što pojednostavljenijom, daje vam više prostora za rad na složenim projektima.
5. Ostanite u toku
Odvojite nekoliko minuta prije odlaska uvečer kako biste se osvrnuli na svoj raspored i ažurirali ga svojim dnevnim napretkom (čak i samo što radite ovaj tjedan je velika pomoć!). Nisi sasvim dovršio zadatak? Premjestite ga na sljedeći dan ili sljedeći vremenski blok koji ste zakazali za taj određeni projekt. Također pomaže da se svaki dan (ili čak samo jednom tjedno) zakaže neko slobodno vrijeme, što će vam omogućiti da budete fleksibilniji ako ne ispunite mini-cilj i trebate preurediti svoj raspored.
Promatranje onoga što svakodnevno radite ne može vam samo pomoći da se osjećate prenapučeno, već vam može pomoći i procijeniti koliko vam je zapravo potrebno za određeni projekt ili zadatak. I znajući to, prepoznat ćete točno koliko možete ubuduće preuzeti!
6. Razgovarajte o dijeljenju
Ako počnete shvaćati da se neki od vaših mini ciljeva ne ostvaruju zato što nema dovoljno vremena, jer drugi projekti imaju prioritet ili zato što nove odgovornosti neprestano slijeću na vaš stol, možda je vrijeme da razgovarate sa svojim nadzornika o preraspodjeli nekih vaših radova.
To je još jedan razlog zašto je detaljan raspored vaših projekata planiran po danima i tjednima presudan: Ako imate jasnu ideju što trebate učiniti i u kojem vremenskom okviru, vaš šef može lako vidjeti što stoji na vašem tanjuru. Tada zajedno možete odrediti što je najvažnije ostati na vašem neposrednom popisu obaveza i šta možete prebaciti natrag ili prenijeti nekom drugom.
Da, može vam biti teško otpustiti, ali uvijek je važnije podijeliti radno opterećenje s ostatkom svog tima i odrediti svoje rokove nego pokušati dokazati da se možete nositi s time i ne sasvim stići.
Konačno, kad počnete osjećati kao da ga gubite, duboko udahnite. Zapamtite, kontrola se odnosi na to da se organizirate i da budete iskreni u onome što možete podnijeti.
