Sjećam se vremena kad sam morao ući u ured svog šefa i reći joj da sam upalio pisač, a da je bljesnula poruka koja glasi: "Izgaranje mastila."
Srećom, to je bila samo smetnja kako bi osoblje moglo otpjevati njezin "Sretan rođendan", ali prilično nevjerojatan dio priče bio je njezina reakcija. Nije učinila ništa - osim što je tražila da napustim njen sastanak. Tek kad sam se drugi put vratio u punoj (lažnoj) panici, napokon je sišao u stan za razgledavanje cijelog osoblja kako stoji oko tanjura s kolačima.
Kad sam je pitao zašto se ona isprva nije srušila - mislim, požar je prilično ozbiljan, zar ne? - rekla je, „Mislila sam da će se dogoditi jedna od dvije stvari: ili ćete je riješiti ili dim alarm bi se ugasio i svi bismo morali evakuirati. No dok se to nije dogodilo, namjeravao sam završiti svoj sastanak. Znači, sišla je drugi put jer sam našla nešto što joj zapravo zaslužuje pažnju - pomisao da bih bacio ravno u zajednički prostor.
Naučite iz mog iskustva: Ako imate loše vijesti i zapravo trebate pažnju šefa, tri bi stvari uvijek trebali uzeti u obzir.
1. Izaberite trenutak
Pripremili smo iznenađenje mog šefa tijekom sastanka, jer su svi bili na njemu i bio je to savršen trenutak za nas. Ali pogrešno smo procijenili vjernost moga šefa njenim obvezama. Dakle, prvo je presudno da nađete vrijeme koje će imati najviše smisla za vašeg supervizora (jer, da, to može varirati od trenutka kada bi to radilo za vas) i razmotriti pitanje hitnosti ne sa svog stratišta, već od njezinog,
Na primjer, recimo da srušite poslužitelj. Možda mislite da trebate odmah ovo sekunde reći svom šefu - ali možda bi bilo bolje prvo nazvati tehničku podršku i vidjeti postoji li jednostavan popravak? Ili možda imate ružno trčanje s glavnim klijentom. Možda ćete trebati neko vrijeme da ga obradujete i ponovno premjestite s kolegom, ali ako postoji vjerojatnost da će klijent što prije nazvati vašeg nadzornika, vjerojatno biste trebali prenijeti vijest prije nego što dođete do nimalo ugodnih iznenađenja.
Ako vam je potrebno da odmah razgovarate sa šefom, posebno iz osobnih razloga, izjavite da su to posebne okolnosti. Započnite razgovor riječima: "Znam da ovo možda nije najbolje vrijeme, ali moram nešto ozbiljno razgovarati."
2. Odaberite svoje riječi (i ton) mudro
Sad kad ste našli pravo vrijeme, morate osmisliti svoju poruku. Uvijek kažite kraj priče najprije: „Borio sam se kroz prezentaciju koju sam održao danas popodne i mogao bih reći da naš klijent nije zadovoljan.“ Zatim, izvinite se (ako je prikladno) i opišite pitanja za koja mislite da su pridonijela snafu. Završite predloženjem predloženih koraka akcije ili traženjem savjeta.
Sjetite se da će način na koji dostavljate teške vijesti voditi reakciju šefa. U redu je ako vaš ton odražava ozbiljnost situacije koja vam se događa, jer ljudi cijene iskrenost. Ali oduprite se iskušenju da prekomjerno tematizirate problem koji ste uspjeli dobiti pod nadzorom (bez obzira na to koliko truda je uložilo). Na primjer, "Shvatio sam da postoji nered u bazi podataka, a proveli smo jutro popravljajući je", dovoljno je. Što ste više odmjereni u izražavanju svojih vijesti, to ćete se sposobnije pojaviti.
Ako je situacija ozbiljna i osobne prirode - npr. Prestajete ili morate odmah otići iz osobnih razloga - započnite sastanak primjenom pristupa manje-više-više. Uvijek možete dati više informacija tijekom razgovora.
3. Izložite sljedeće korake
Kad je problem problem, razgovori mogu se voditi na dva načina: mogu biti fokusirani na problem ili rješenje. I dok ne možete kontrolirati kako vaš šef usmjerava na svoja pitanja - npr. "Kako se to dogodilo?" Nasuprot, "Što mislite da bismo trebali učiniti u vezi s tim?" - možete odabrati kako strukturirate svoje odgovore.
Nakon što ste prekrili ono što je propalo, prebacite zupčanike rekavši: "Evo što predviđam za sljedeće korake." Ako vas šef nastavi privući natrag na problem, upotrijebite izraze koji razmišljaju naprijed, "To je razlog zašto mislim da trebali bismo poduzeti sljedeće korake da se to više ne ponovi. "
Teške situacije (obično) se mogu ublažiti ako imate plan za sljedeće što će se dogoditi. Ako ne znate sljedeće korake, barem možete prepoznati koja vam je podrška potrebna sada ili u budućnosti - jer uostalom, obojica želite uspješan ishod.
Suočavanje s lošim vijestima je dovoljno teško - i dijeliti ga sa šefom može biti potpuno bolno. Ali pomoću ovih savjeta vodite produktivan razgovor i time ćete umanjiti daljnju štetu.
