Ako ste novi u upravljanju, vjerojatno je sigurno reći da ste se borili s delegiranjem. Budući da se učinkovitost vašeg tima odražava izravno na vas, morate biti sigurni da sami rješavate sve, zar ne?
Pretpostavljam da nemate takvo vrijeme. Plus, tim timom ljudi kojima upravljate? Pa, imate ih s razlogom.
Znam, znam - teško je pustiti kontrolu. No delegiranjem zadataka onima koji vas okružuju, možete im pomoći da budu produktivniji, pružite im mogućnosti rasta i omoguće vam da budu sastavni dio postignuća vaše tvrtke - sve dio vašeg posla kao menadžera. Kao bonus, oslobodit ćete neko vrijeme i zapravo biti šef.
Ako ste kontrolor, vrijeme je da se povučete i skinite neke od tih zadataka s vašeg tanjura. Evo kako se postaviti za uspješnu delegaciju.
Izgovorite se za odmor
Ako se ustručavate delegirati jer mislite da nitko drugi ne može obaviti zadatak "kako treba", niste izvršili svoj posao šefa. Dio vašeg opisa posla je podučavanje, vođenje i obuka zaposlenika kako bi stekli vještine potrebne za obavljanje zadataka, kao i (ili bolje od vas).
Ili se možda bojite da će vam odbacivanje previše zadataka nebitno učiniti - što biste trebali raditi s praznim popisom obaveza?
Nemojte se brinuti ni za tu situaciju. Važno je imati vremena za velike slike: usmjeravanje projekata svog tima, pomaganje u postizanju većih ciljeva, zapošljavanje pravih ljudi i nesmetano odvijanje procesa. Osim toga, ako imate slobodnog vremena, moći ćete ga potrošiti trenirajući članove svog tima jedan na jedan, što će dugoročno učiniti svima učinkovitijim. Zapamtite, čak i ako sami ne dovršite zadatke i projekte, presudni ste za krajnji rezultat.
Odaberite pravu osobu za posao
Ovo je pravilo # 1 kada je u pitanju delegiranje: Dodijelite zadatke na temelju najboljih vještina svake osobe ili - ako je prikladno - na temelju vještina koje ljudi žele razviti. Na primjer, ako delegirate odluke o nadolazećem konferencijskom događaju, odaberite osobu koja dosljedno drži logistiku i koja je dobra s dobavljačima ili je dodijelite osobi koja je zatražila priliku da preuzme veću ulogu planiranja događaja.
Također je važno uzeti u obzir trenutni radni teret zaposlenika. Možda nekome neko vrijeme nije zadao velik zadatak i čini se da nije potpuno angažiran. Postavljanje njenog voditelja za sljedeći važan projekt ispunit će joj vrijeme smislenim radom i pružiti joj priliku da zasja, što može pružiti prijeko potrebno povećanje produktivnosti. S druge strane, ako je netko preopterećen projektima, neće raditi najbolje što može, ma koliko bila sjajna.
Kad zaposlenik kojeg odaberete ima vještine (i vrijeme) za delegirani zadatak, vjerojatnije je da će uspjeti - i vi ćete se osjećati puno samouvjerenije kad ćete je prepustiti preuzimanju.
Pokažite im veliku sliku
Prije nego što počnete dijeliti zadatke, važno je shvatiti što točno dodjeljujete. To ne znači da trebate odlučiti kako će se neki zadatak izvršiti (to delegirate!), Ali trebali biste odgovoriti na sljedeća pitanja: Što konkretno tražite? Zašto to treba učiniti? Koji je najbolji ishod? Koji je rok za gotov proizvod?
Zatim navedite te podatke osobi koju ste odabrali. Zaposlenici su puno uspješniji kad mogu vidjeti širu sliku jer razumiju kako će se njihov dio uklopiti u ukupni cilj. Odatle mogu odlučiti kako se riješiti zadatka kako biste u potpunosti ispunili vaša (i tvrtke) očekivanja.
Dajte samo dovoljno uputstva
Jednom kad predate zadatak, oduprite se porivu da upravlja mikronom. Znam da je primamljivo, pogotovo kad primijetiš nešto što bi učinio drugačije, ali zapamti: Nisi ti to što radiš.
Ovdje je dobra linija. Dok biste trebali odgovarati na pitanja i osigurati da posao bude gotov, ne biste trebali baviti sitnicama (barem još ne) - posebno ako vas ne pitaju. Na primjer, ako ste nekoga zamolili da napiše izvještaj, svratite i pogledajte kako to ide. Ako vas pita odakle najčešće vučete prodajne brojeve, to će vam biti korisne informacije koje biste mogli podijeliti, jer ju usmjeravaju u pravom smjeru. Ali nemojte govoriti o njezinim brojevima kad "samo prolazite" ili ne započinjte s raspravom o drugoj rečenici u četvrtom stavku treće stranice.
Nakon što delegirate, na vama je da osigurate da vaš zaposlenik ne koristi vaše smjernice kao škrtost. Ponekad se zaposlenici nerviraju oko donošenja odluka i prijavljuju se s vama na svakom koraku, ali podsjetite ih (i sebe) zašto ste im dodijelili projekte prije svega: jer ste znali da će oni sjajno obaviti posao. Prenijet će da imate potpuno povjerenje u svoj tim, a taj će osjećaj povjerenja potaknuti njihovu motivaciju za uspjeh.
Slijedite povratne informacije
Kad je sve rečeno i gotovo, važno je pružiti povratne informacije o gotovom proizvodu vaših zaposlenika. Jesu li poslušali vaše upute? Jesu li se pridržavali rokova? Je li vas projekt odnio i pitate se zašto ga niste delegirali prije? Ili ste možda imali nekoga ko je promašio pa bi mogao upotrijebiti neke konstruktivne kritike. Bez obzira na ishod, morate se prijaviti nakon svakog projekta kako biste objasnili svoja razmišljanja.
Iskoristite priliku i zatražite povratne informacije o svojim sposobnostima delegiranja. Jeste li dali dovoljno uputa? Jeste li zapravo dopustili svojim zaposlenicima da se sami bave poslom? Što sljedeći put možete učiniti drugačije? Jedini način na koji se proces delegiranja može olakšati jest otvoreno priopćavanje onoga što je pošlo po zlu i što je moglo biti bolje.
Delegat može otvoriti sate dodatnog vremena, omogućavajući vama i vašem timu eksponencijalno produktivniji. Dakle, onoliko koliko želite da zadržite kontrolu nad svakim zadnjim zadatkom, dajte svom timu priliku da se domogne ploče. Hej, mogli bi vas iznenaditi! I zapamtite: kad su uspjeli, dobro ste obavili svoj posao.
