Koji god podaci bili, a proračunske tablice, kao što je Excel, sjajno je mjesto za pohranu. Excel ima ugrađene alate koji vam pomažu u praćenju podataka i pronalaženju određenih informacija kada to želite. Sa svojim stotinama stupaca i tisuće redaka, Excel spreadsheet može držati ogromnu količinu podataka.
Excel je također jednostavniji za korištenje nego punopravni program baze podataka kao što je Microsoft Access. Podaci se lako unose u proračunsku tablicu, a sa samo nekoliko klikova miša možete sortirati podatke i pronaći ono što želite.
Unos podataka u tablice programa Excel
Osnovni format za pohranu podataka u programu Excel je tablica. U tablici se podaci unose u retke. Svaki je red poznat kao zapis. Nakon što je stvorena tablica, Excelovi alati za podatke mogu se koristiti za pretraživanje, sortiranje i filtriranje zapisa kako bi se pronašli određene informacije.
Unošenje podataka tablice
Prvi korak u izradi tablice je unos podataka. Prilikom toga, važno je osigurati ispravno unos. Kao primjer, nemojte ostavljati prazne ćelije prilikom izrade tablice, takva bi radnja mogla uzrokovati probleme u budućnosti.
Pogreške u vezi s podacima uzrokovane pogrešnim unošenjem podataka izvor su mnogih problema vezanih uz upravljanje podacima. Ako su podaci na početku ispravno uneseni, vjerojatnije je da će vam program dati željene rezultate.
Excelove retke i stupce
Redci u tablici
Kao što je gore spomenuto, redovi podataka poznati su kao zapisi. Pri unosu zapisa držite ove smjernice:
- Ne ostavljajte prazne retke u tablici koja se kreira, čak ni između naslova i prvog reda podataka.
- Zapis može sadržavati podatke o samo jednoj posebnoj stavci.
- Zapis mora sadržavati sve podatke na popisu o toj stavci. Nema podataka o stavci u više od jednog retka.
- Da biste stvorili popis, tablica podataka mora sadržavati najmanje dva zapisa podataka.
Stupci u tablici
Dok se retke u tablici nazivaju zapisi, stupci su poznati kao polja, Svaki stupac treba naslov da identificira podatke koje sadrži; ta se naslova nazivaju nazivi polja.
- Polja se koriste kako bi se osiguralo da se podaci za svaki zapis upisuju u istom slijedu.
- Provjerite jesu li svi podaci u stupcu uneseni pomoću istog formata. Ako započnete unositi brojke kao znamenke (npr. 10 ili 20), držite ih. Nemojte mijenjati dio puta i početi unositi brojeve kao riječi (npr. Deset ili dvadeset). Budite dosljedni.
- Ne ostavljajte prazne stupce u tablici.
- Da biste izradili popis, tablica mora biti barem dva stupca široka.
Izrada popisa u programu Excel
Korištenje opcije filtra
Nakon što su podaci ispravno uneseni u stol s odgovarajućim zaglavljima, može se pretvoriti u popis koristiti filtar opcija.
- Odaberi bilo koja stanica u tablici.
- izabrati Početna> Razvrstaj i filtriranje> Filtriraj s kartice Početna.
- Stol sada prikazuje male strelice padajućeg izbornika pokraj svakog zaglavlja.
Upravljanje vašim popisima podataka
- Uz svaki naziv polja bit će prikazane strelice prema dolje koje otvaraju padajuće izbornike prilikom klikanja.
- Padajući izbornici sadrže opcije za sortiranje popisa bilo kojim nazivom polja i za pretraživanje popisa za zapise koji odgovaraju određenim kriterijima.
