Čestitamo! Prošli ste kroz težak dio: unajmite novo izravno izvješće koje će se pridružiti vašim redovima. Nadam se da će uskoro započeti i možete započeti sa svim uzbudljivim ciljevima koje ste im postavili u novoj ulozi.
No, prije nego što dođe njihov prvi dan, nekoliko je stvari koje biste vi kao menadžer trebali učiniti kako biste se pripremili kako biste dočekali novog zaposlenika otvorenih ruku. Neki su više logistički - poput smisla gdje će sjediti i na čemu će raditi prvi tjedan - dok drugi žele osigurati da se osoba osjeća cijenjena, uključena i ugodno uđe u novo radno okruženje. Zapravo, mnogi od ovih savjeta crpe se iz stvari koje radimo ovdje u The Museu, kada se novi zaposlenici pridruže našem timu.
Evo što trebate učiniti u tjednu prije dolaska.
1. Povežite se s njima na LinkedIn-u
Usko ćete surađivati, pa zašto ih ne biste pustili u vašu profesionalnu mrežu? Sigurno ne želite da ih nespretno tražite nakon višemjesečnog svakodnevnog sjedenja pored njih.
Uz to, ovo je sjajna prilika da ih pozdravim prije nego što uopće uđu u ured. Kada tražite zahtjev za povezivanje, dodajte lijepu bilješku uz redoslijed:
Ili
2. Napravite brodski dokument
Ovo je vjerojatno najvažniji korak koji morate poduzeti kad god zaposlite nekoga novog. Ovaj će dokument biti splav osobe kada se postavi u njihovu ulogu. Trebao bi uključivati:
- Vaši ciljevi za osobu u prvih 30, 60 i 90 dana
- Pregled zadataka za koje očekujete da ih posjeduju ili preuzimaju
- Sve potrebne dokumente, veze, kalendare ili prijave koji će im biti potrebni
- Bilo koji sastanci za koje se očekuje da će im prisustvovati u prvih nekoliko tjedana ili redovito
- Imena, kontakt informacije i pozadina članova tima i kolega s kojima će raditi
Na kraju, što više dokumentujete bolje - na taj način proaktivno odgovarate na bilo koja pitanja koja imaju.
U mnogim slučajevima čak bi moglo imati smisla da direktni suigrači osobe dodaju informacije o projektima na kojima će raditi zajedno ili o kojima bi trebali znati. To vam omogućava novo zapošljavanje, a istovremeno omogućuje i drugim izravnim izvještajima da se više uključe u trening svog novog suigrača.
Srećom po vas, za vas smo imali savršen predložak za ukrcavanje. Osmislio naš osnivač i predsjednik Alex Cavoulacos, ovo je predložak koji često koristimo kako bi se pomogli smjestiti naše najnovije članove tima.
3. Zapišite svoja početna pitanja
Vaša glava vjerojatno pliva s idejama, pitanjima i mogućnostima za ovog novog zaposlenika.
Umjesto da te misli nestanu, pokrenite dokument da biste zabilježili sve što vam padne na pamet. Možda ćete im trebati ili im se ne želite obratiti kad osoba zapravo krene, ali ako ih napišete, osjećat ćete se sigurnim da ste sve pokrili.
4. Pucaj u njih e-poštu
Najbolji šefovi to rade! Zašto? Pa, kako ističe pisac i urednik Muse Stav Ziv, vaš je novi zaposlenik vjerojatno upravo prošao iscrpljujuću dionicu davanja obavijesti i prelaska iz svoje posljednje uloge. I, "kao menadžer koji želi da ta osoba trči o zemlju, očigledno biste mrzili da vaš sjajni novi zaposlenik krene na stresnu notu."
Slanje e-pošte prije nego što počnu prenijeti koliko ste sretni što se pridružite timu, učinit će ih toliko uzbuđenijima zbog njihove sljedeće avanture. Može pokriti i neke važne stvari. Očito ih želite pozdraviti s timom, ali možete ih upotrijebiti - ako HR već nije - da biste se obratili službenom datumu i vremenu dolaska, raspravljali o dress codeu ili kulturi tvrtke, zatražili sve relevantne dokumente poput putovnice ili osobne iskaznice ili čak dati opis njihova prvog dana rasporeda.
Naravno, uvijek biste trebali završiti tako da im date do znanja da rado odgovarate na bilo kakva pitanja prije nego što započnu. Kao netko tko je bio s druge strane, siguran sam da znate koliko zastrašujuće može biti započeti novi posao s nultim kontekstom. Stoga im stvarno olakšajte da se ugodno hodaju kroz vrata prvog dana.
o tome kako bi ta e-pošta dobrodošlice trebala izgledati (i upotrijebite zgodan predložak!).
5. Dovedite njihov red za stol
Možda će trebati neka informatička pomoć, ali provjerite je li sve tehničko uklonjeno. Postizanje ovog postupka štedi vam trošenje tri sata dnevno, smišljanje načina uključivanja prijenosnog računala.
Imaju li računalo spremno za njih i naplaćuje li se i ažurira? Imaju li postavljen račun e-pošte? Kako o postavljanju vašeg internog sustava za razgovor ili drugih važnih programa kojima će im trebati pristup?
Je li njihov radni prostor čist i prazan? Jeste li sigurni da ste iselili sve što je pripadalo posljednjoj osobi koja je tamo sjedila? Postoji li neka druga oprema - tipkovnica, miš, USB, dodatni monitor, produžni kabel ili kabinet za arhiviranje - oni će vam možda trebati?
To je najvjerojatnije prvo zaustavljanje vašeg novog zaposlenika kada stignu, pa mu napravite prostor za dobrodošlicu. Nikada ne škodi bacanje u zamjenu neke tvrtke, njihov omiljeni zalogaj ili čak i karticu koju potpisuje tim!
6. Slanje svih relevantnih dokumenata
Oni se mogu uključiti u vašu e-poštu s novim najamom, ali također može imati smisla dijeliti sve dokumente za koje želite da ih prethodno pregledaju u zasebnoj e-pošti. Ovo bi mogao biti priručnik zaposlenika vaše tvrtke i paket pogodnosti ili dokument o ukrcavanju vašeg tima.
Bez obzira na to, dajte osobi kontekstu kako bi znala zašto dijelite te dokumente, što oni znače za njihovu ulogu, kad očekujete da ih pregledaju i ako trebaju bilo što pripremiti.
(Oh, i naravno, osigurajte da su svi ti resursi ažurni i točni prije no što ih novi najam iskopa.)
7. Pronađite urednika "Mentor"
Možda vaša tvrtka ima program prijatelja. U The Muse, svaki novi najam dobiva "Muse Buddy" drugog tima koji oni hvataju kavu prvi tjedan kako bi razgovarali o kulturi naše tvrtke i družili se izvan ureda.
Ako nema formalnog sustava, razmislite o uparivanju svog nadolazećeg zaposlenja s „mentorom“ izvan vašeg tima - to može biti netko s kim ne može raditi izravno ili netko u potpuno drugom odjelu.
To pomaže novom najamniku da odmah upozna druge u tvrtki, a također im pruža i drugi otvor za postavljanje pitanja za koja bi se mogli boriti s menadžerom kojeg jedva poznaju. Imati kontakt s trećom stranom može olakšati neke njihove brige i omogućiti im da budu otvoreniji i znatiželjniji u vezi s kulturom i tijekom rada vaše tvrtke.
Samo budite sigurni da je tko god ste izabrali dostupan i željan mentora - ništa gore nego da svoj novi najam povežete s nekim tko ih odmah duhovi.
8. Blokirajte vrijeme u vlastitom kalendaru i postavite sve važne sastanke
Baš kao što je potrebno da pripremite svoj novi najam za ukrcavanje, tako se morate pripremiti za obavljanje plovila.
Obuka novog zaposlenika iziskuje vrijeme - vrijeme koje obično trošite na svakodnevne obaveze. Zato je pametno proaktivno odložiti utore kada ćete blisko surađivati s tom osobom tako da možete procijeniti kako ćete obaviti ostatak svog posla.
Ne samo da biste trebali zakazati barem jedan sastanak jedan na jedan svaki dan, njihov prvi tjedan da biste provjerili svoj napredak, već i odrediti vrijeme za bilo kakve treninge kojima će trebati prisustvovati kojima ćete se pridružiti.
Na taj način dobivate priliku rezervirati bilo koju konferencijsku sobu ili druge resurse koji bi vam mogli trebati. Ako, primjerice, radite na udaljenom zaposleniku, htjet ćete osigurati da vaš video chat funkcionira i da oboje imate prostora za privatni razgovor. Ili, ako trebate petljati u trećem članu tima (ili nekoliko njih), trebali biste provjeriti jesu li dostupni za sastanak s tim danom.
9. Zakažite zajednički ručak / kavu / piće
Udaranje u teren je prioritet, ali isto tako je upoznavanje vašeg zaposlenika kao osobe (sa životom izvan posla!) - i omogućavanje upoznavanju ostatka vašeg tima.
Zakažite svoj izlet (ili dva) za svoj tim da zajedno uzmete ručak, kavu ili piće, tako da je to ispred svih kalendara prije vremena. Možete ostati intimni samo sa svojim izravnim timom, ali ako je riječ o manjoj tvrtki, možete razmotriti da pozovete i druge odjele s kojima radite.
Ne radi se o pokazivanju vašeg najnovijeg talenta, već o pružanju mogućnosti novom zaposleniku da se poveže sa kolegama izvan ureda. I kao vrsta šefa koji cijeni prijateljstvo i zabavu koliko i naporan rad. Držite razgovor o temama koje nisu povezane s radom (ali držite ga prikladno). Ako vam trebaju neki pokretači razgovora, pogledajte ova sjajna pitanja za upoznavanje.
Kad sam prvi put započeo, čitav urednički tim izašao je na lijep ručak, a od tada smo to učinili i za ostale članove tima. Ne samo da je bila poslastica sputavanje na kartici tvrtke, već je i odmah razbila svaku nespretnost koju smo osjećali jedni prema drugima.
Označite sve ove stvari sa svog popisa i vaš novi zaposlenik započet će s najboljom mogućom napomenom - a tako ćete i vi!
