U svijetu e-mailova, čak i najmanja promjena može vašu uredu poruku pretvoriti u fantastičnu. Podešavanje vašeg pisanja samo sitniš može biti razlika između važne veze koja pritiska ikonu smeća ili zapravo klikom na "Odgovori".
Kao neko ko vodi potpuno virtualnu organizaciju s više od 120 članova osoblja, vidio sam više od mog poštenog udjela fenomenalnih poruka e-pošte - i totalno podzemnih - i primijetio sam da je poruka poruke, profesionalizam (ili nedostatak) od toga) zbog čega se odlučujem hoću li pošiljatelju pomoći ili ne.
Dakle, što su ove sitne promjene koje vašu e-poštu mogu učiniti profesionalnijom (a samim tim i mnogo vjerojatnijom za postizanje onoga što želite)? Evo devet ključnih stvari koje morate imati na umu.
1. Imajte svrhovitu liniju predmeta
Bez obzira kome šaljete e-poštu, nikad ne ostavljajte naslovnu temu prazan ili nejasan (gledam u vas, "Pitanje" ili "Važna poruka"). Trik je biti što je moguće precizniji, ali i zadržati liniju oko četiri do devet riječi. Manje je više, ali ključno je započeti nešto - iskušati će čitatelja da klikne na vašu e-poštu i pomoći vam da ih kasnije nađete u pristigloj pošti.
Predmetna linija također može biti izvrsno mjesto da vam bude jasno koji su sljedeći koraci. Pokušajte dodati (Potrebno do utorka) ako postoji rok, (Nije hitno) ako nije osjetljivo na vrijeme, ili (Nije potreban odgovor) ako je FYI e-pošta na koju ne treba odgovor.
2. Napišite unatrag svoju e-poštu
Vjerojatno znate da bi svaki email trebao imati poziv na akciju. Bez obzira na to je li vam poslao e-poštu u određeno vrijeme ili dogovorio sastanak, svom čitatelju olakšajte da sazna što on ili ona treba učiniti sljedeće.
No, mnogi to drže u posljednjoj rečenici poruke. Da biste olakšali probavu svoje e-pošte, u prvu rečenicu stavite svoj specifični upit, a zatim dodajte sve podatke potrebne za sigurnosnu kopiju u sljedećim stavcima.
3. Dajte kontekst
Kad upućujete svoj poziv na akciju, obavezno uključite neku vrstu rečenice koja postavlja kontekst e-pošte ("Ovo je izvješće o kojem smo razgovarali na prošlom sastanku" ili "Ovo je praćenje s našeg događaja prošlog ponedjeljka").
4. Iskoristite razmak
To se definitivno čini kao ne-pametno, ali zapravo nije neuobičajeno primati e-poštu bez prekida između različitih odlomaka ili novih misli. Ništa nije odvratnije od primanja e-pošte koja izgleda kao zid teksta u kojem se pisac nije ni trudio razbiti rečenice na male, upravljive odlomke. Olakšajte čitatelju: dajte e-poštu početak, (kratku) sredinu i kraj.
5. Pridržavajte se jednog slova
Korištenje neonskih Comic Sans u e-pošti neće vas učiniti nezaboravnim, već će vas učiniti čudnim. Drugim riječima, uvijek držite zadani font i boju e-pošte. Također, nemojte koristiti više fontova u svojoj e-pošti. To se često događa slučajno kada ljudi kopiraju i lijepljuju informacije s drugih web mjesta, budući da klijenti e-pošte poput Gmail ne uklanjaju format. Da biste to izbjegli, pritisnite "shift + naredba + v", a ne samo "naredba + v", zbog čega će tekst odgovarati formatu u e-pošti.
6. Hrabro ili podvučeno - ali samo kad je stvarno potrebno
Ako vaša e-pošta sadrži više vrlo važnih pitanja ili pitanja, upotrijebite podebljano ili podcrtajte kako bi se ti dijelovi vaše poruke istakli. Pazite samo da pretjerate s oblikovanjem fonta - ne želite e-poštu koja je u cijelosti označena s kurzivom, podebljano i podcrtano.
7. Ispitajte sve
Svi znaju provjeriti pravopisne i gramatičke pogreške u e-porukama, ali jeste li provjerili jesu li datumi, naslovi događaja, rokovi i imena pravilno napisani? U mom slučaju, uvijek se pomalo nerviram kada ljudi dodaju taj dodatni "l" u "Lily" kako bi ga učinili "Lilly."
8. Neka vaš potpis bude jednostavan
Lijepo je imati potpis koji je više od samo vašeg imena, ali ne bi trebao zauzimati pola e-pošte. Ostavite duge citate, paragrafe s vašom životnom pričom, nastavite isječke, dobit ćete ideju. Samo vaše ime, vaš trenutni položaj i jedan ili dva načina da vas kontaktiraju (poput adrese e-pošte i Twittera obradu hiperveza).
Još jedna strana napomena: Vidio sam iznenađujući broj profesionalaca koji su na kraju svog potpisa e-pošte stavili vjerske citate i o tome je definitivno dobro razmisliti. Zapamtite, vjerovatno ne znate sustave vjerovanja većine ljudi kojima šaljete e-poštu, a ne želite da netko odlazi zbog nečega što je potpuno u vašoj kontroli.
9. Koristite BCC kada je potrebno
Umjesto da nekoga tko više nije dio razgovora držite na nitima, premjestite tu osobu na BCC (i obavezno mu javite kad to učinite!). Jednostavno „Prelazak na BCC“ na početku e-pošte trebao bi biti dovoljan da bi bili sigurni da su svi na istoj stranici.
Slanje sjajnih e-poruka odnosi se na savladavanje malih nijansi koje vaš čitatelj možda neće primijetiti, ali će ih podsvjesno cijeniti. Ooružani ovim popisom jedan ste korak bliže majstoru pristigle pošte.
