Ostanite na vrhu svoje e-pošte tako što ćete se s vremenom baviti sutra

Ako u pristigloj pošti imate više od jednog dana, "rješavanje svake poruke u trenutku kada stigne-prilagodba ne funkcionira za vas.

Nije tvoja greška. Ovaj pristup može raditi samo za one čiji je jedini zadatak odgovoriti na e-poštu što je brže moguće.

Srećom, malo drugačiji put vam omogućuje da rade bez prekida putem e-pošte, i dalje odgovorite u razumnom roku, nemate e-mailove koji su prošli po mjesecima i riješite se i preplaćenih poruka e-pošte.

Ostanite na vrhu svoje e-pošte rješavajući ga sutra

Da biste dobili zahvat na vašoj e-pošti:

• Skini pogled s pristigle pošte.
  • Provjerite jeste li isključili automatsku provjeru e-pošte i obavijesti o novoj e-pošti.
• Postupajte sa svim poštom koja je jučer stigla, u onoliko šarži koliko vam je stalo.
  • Što je manje šarži, to bolje. Ako se sve jučerašnje e-pošte ponašate u jednom pokretu, vjerojatno imate najmanje vremena i truda.
  • Rasporedite vrijeme za obradu e-pošte.
  • Postupajte s porukama.
  • Ako poruka zahtijeva istraživanje, zakazujte to istraživanje za sutra i obavijestite pošiljatelja da ćete se vratiti na njih. Ako je potrebno više posla, rasporedite tijekom duljeg razdoblja.
    • Provjerite jeste li pronašli izvornu poruku kada je posao završen. Pošiljatelj i, najvažnije, datum bilježen zajedno s zadatkom trebao bi biti dovoljno. U programu Mac OS X Mail možete koristiti i LinkABoo.
  • Možete upotrijebiti pametnu mapu koja prikazuje samo poruke koje su jučer stigle, primijeniti zastavice (primjerice, oznake s oznakama naizmjence) ili se osloniti na sortiranje po datumu dolaska.
• Povremeno možete provjeriti pristiglu poštu za sve potrebne e-poruke hitno djelovanje.

Ako vas to zahtijeva, obradite poštu češće nego dnevno - tri puta dnevno, na primjer. Bez obzira na razdoblje koje odaberete, ključni element je taj da je popis e-pošte zatvoren za nove unose dok radite na njemu.

Zašto svakodnevno obraditi pristiglu poštu?

Osim ako se češće moram baviti poštom, pozivam vas da isprobate dnevnu obradu. Ima dodatne prednosti:

• Vi ne slučajno postavite prethodni odgovor odmah, predanost koja se ne može ispuniti.
• Dnevni raspored lako je pamtiti i pamtiti.
• Možete odabrati savršeno doba dana za svaku vrstu poruke.

Najprije rukujte najlakšim e-poštom!

Čak i ako to obično nije vaš stil,

• pokušajte eksperimentirati s najlakšim porukama.

Kada dođete do više izazovanih poruka e-pošte, stalni napredak već ih je malo pripitovao. Ako ste brzo skenirali komplicirano, prije nego što ste se lagano kretali, potrošili ste neko vrijeme s rješenjima.

Što ako propustim dan pražnjenja ulazne pošte?

Ako propustite nekoliko dana zbog putovanja ili odmora, to nije velika stvar.

• Obratite se e-mailovima kao da su jučer stigli.

Često, prolazak kroz dva dana ili čak tjedan dana e-pošte ne traži sve više vremena i truda nego što se njime obrađuju.

Ako je hrpa poruka e-pošte toliko visoka da se ne možete nositi s tim u jednom danu, neka vam druga strategija pomogne:

Kako ukloniti zaostatak e-pošte

Da biste dobili osloboditi od zaostataka e-pošte:

1. Stvorite novu mapu.
2. Premjestite sve izvanredne poruke e-pošte iz pristigle pošte u tu mapu.
3. Svakog dana i prije bilo čega, napravite nešto s barem jednom od poruka u mapi zaostataka.
   1. Ne morate joj odgovoriti. Ne morate ga podnijeti. Učinite nešto, ipak. Na primjer, potražite web mjesto koje vam može pomoći. Ili potražite adresu e-pošte (ili broj) nekoga tko vam može pomoći.
   2. Neki će vam dani učiniti taj minimum. Sjajno! Na mnogim drugima ćete se nositi s gomilom poruka u jednom pokretu. Sjajno!
4. Ručka sve nove pošte kao gore.