Prije neki dan poslao sam e-poštu svom kolegi s nekoliko pitanja i dobio sam odgovor: "Više sam telefonska osoba - možete li me nazvati zbog toga?"
Moram reći, bio sam pomalo šokiran.
Nije često da sretnete nekoga tko preferira preuzimanje telefona za vođenje posla. S obzirom na izbor, pretpostavljam da bi većina zaposlenika na uobičajenom radnom mjestu svakog dana odabrala e-poštu putem telefonskog poziva. I ima smisla: e-pošta je brza, učinkovita i ne pruža mogućnost neugodnih tišina ili ometanja pozadinske buke.
No usprkos prevelikim preferencijama za e-poštu, postoji nekoliko situacija koje jednostavno bolje rade kad podignete telefon.
1. Hitno
Oko 60% ljudi čeka dva puna dana da odgovore na e-poštu u vezi s radom. Dakle, ako pošaljete e-poštu na koju je potreban odgovor što prije - čak i sa naslovnom linijom koja uključuje "Hitno!" - postoji velika šansa da ćete ostati osvježeni u pristigloj pošti narednih 48 sati, prelazeći prstima za odgovor.
S druge strane, telefoniranje o kritičnoj stvari može vam pomoći da prenesete osjećaj hitnosti, pobrinite se da druga osoba točno zna što treba učiniti i odgovoriti na sva pitanja bez pribjegavanja neprekidnom lancu e-pošte., Kad prekinete vezu, možete biti sigurni da su svi na istoj stranici i razumiju što se mora dogoditi za rješavanje problema.
2. Ne dobijate odgovor
Možda ste poslali e-poštom zahtjev koji nije baš hitan, ali u nekom je trenutku potreban odgovor - i nakon nekoliko dana šutnje, postajete mračni.
Postoji samo toliko puta da možete podnijeti zahtjev zajedno s drugom e-poštom koja kaže: „Hej, samo sam htio nastaviti s ovim putem - jeste li ga imali priliku pogledati?“
Ako ne dobijete odgovor nakon originalne poruke e-pošte i jedne daljnje poruke, zadani telefonski poziv. Imat ćete mnogo bolje šanse da odmah dobijete odgovor ili barem da ga stavite na radar svog suradnika kao pitanja koja treba njegovu pažnju.
3. Potrebno je više od nekoliko rečenica
Vjerojatno ste u nekom trenutku dobili roman e-pošte koji vam je trebalo 20 minuta da pročitate - a na kraju ste vam ostavili pitanja od strane prijave. Ne podvrgavajte druge tom mučenju.
Ako sve što trebate prenijeti traje više od nekoliko odlomaka - recimo, objašnjavate nijanse zadatka ili pojašnjavate postupak odjela nekom drugom timu - često je učinkovitije preuzeti telefon. To će drugoj osobi omogućiti da postavlja pitanja, a iz tona njezinog glasa, kada spustite slušalicu, možete biti sigurni da je ona potpuno razumije.
4. Želite iskrenu povratnu informaciju
Možda imate sjajnu ideju za članak ili prodaju, a želite vidjeti što vaš kolega misli prije nego što započnete.
Pomoću e-pošte možete dobiti odgovor poput: "U redu. To zvuči dobro. "Iako je odgovor pozitivan, on ne izaziva nikakve zabrinutosti niti stvara dodatne prijedloge. Ukratko, nije baš korisna povratna informacija.
Međutim, telefonski poziv - koji po prirodi moli za više od brzog, nekomercijalnog odgovora - omogućit će vam da čujete ton svog suradnika, uronite dublje u nijanse vaše ideje, riješite sva pitanja koja vaš kolega ima i, općenito, dobiti promišljeniji, iskrene povratne informacije.
5. Želite uspostaviti vezu
E-pošta je izvrsna za brzu i učinkovitu komunikaciju. Ali ponekad vam je potreban osobniji dodir - primjerice, kada se obraćate novom udaljenom kolegi ili klijentu tvrtke.
Svakako, možete napisati savršeno lijep uvodni email. Ali telefonski poziv može vam pomoći da prenesete toplinu i istinitost koja e-pošta ne može - a to vam ne može pomoći da izgradite stvarni odnos s osobom s druge strane, umjesto da postanete još jedan kontakt e-poštom u njegovom adresaru,
6. Ne želite zapis o razgovoru
Za bolje ili gore, e-poruke su zauvijek sačuvane negdje vani, spremne za citiranje ili prosljeđivanje u trenu.
Dakle, ako trebate razgovarati o povjerljivim ili osjetljivim informacijama koje još ne pripadaju pismeno, poput glasina o udruživanju tvrtke ili o suradnji koju je zaposlila konkurentska tvrtka, najbolji je telefonski poziv.
To vrijedi i za povremene razgovore koje biste radije držali privatnima, primjerice kad vam je potrebna pomoć suradnika da ispunite zahtjev u posljednjem trenutku i želite objasniti okolnosti situacije - poput, "Ne volim te pitati za uslugu u 16:45, ali moj je direktor bacio loptu na Smithov prijedlog i večeras moramo to izvući. "
To je možda istina i sigurno vam pomaže objasniti kontekst zahtjeva, ali nije baš nešto što bi trebalo vratiti put vašem menadžeru putem preusmjeranog lanca e-pošte. Na telefonu možete biti iskreni bez preusmjeravanja riječi da dođu na pogrešno mjesto (dobro, sve dok zatvorite vrata ureda).
Aaron Kwittken, generalni direktor i vodeći partner tvrtke Kwittken, to može sažeti najbolje: "Sve o čemu morate razmišljati dva puta, bilo što za što mislite da bi moglo biti osjetljivo, sve što mislite da zahtijeva vaše vještine odnosa … apsolutno bi trebali uzeti telefon."
