Većina ljudi prihvaća da su sastanci dio posla - ali to ne znači i da u njima uživaju. Kao što pokazuje ova infografska slika, menadžeri troše između 35-50% svog vremena na sastanke, a do četiri sata tjedno samo na ažuriranja statusa. I isti ti šefovi 67% sastanaka smatraju neuspjehom.
Pokušajte ih izbjeći, a oni su nevjerojatno važni za vašu karijeru. Sastanci su profesionalna faza - tamo drugi vide vašu sposobnost vođenja. Način na koji možete prevladati, rješavati teška pitanja i olakšati raspravu govori mnogo o vašem kapacitetu. Ljudi ovo vrijeme koriste za procjenu i prosuđivanje drugih. Čak i ako mirno sjedite i slušate, šaljete poruku.
Bez obzira na razloge zbog kojih se bore na sastancima, pametni profesionalci znaju da moraju pronaći način da ih iskoriste za stjecanje i širenje vjerodostojnosti. Umjesto da se pokušate saviti ili odgurnuti, evo pet načina da najbolje iskoristite svaki sastanak na kojem se nalazite.
1. Ulazite svoj glas u sobu rano
Dinamika sastanka rano je utvrđena od strane većine govornih govornika. Stoga, nastojte razgovarati u prvih pet minuta kako biste pokazali povjerenje i uspostavili svoj glas. Ne samo da imate koristi od davanja svojih ideja tamo dok su svi još svježi i obraćaju pažnju, vaši će komentari biti vjerovatno navedeni kasnije, što će vam pružiti i druge otvore.
2. Gradite na tuđim mislima
Dijalog na sastancima može brzo ići, a ideje se brzo izbacuju. Ako drugi ljudi uzmu točke koje ste željeli reći, možda ćete osjećati da trebate pričekati da se istinski izvorna, kreativna misao izjasni. Ali to je visoka traka i može vas držati po strani (možda i tijekom cijelog sastanka).
Umjesto toga, primjetite što drugi govore i potražite zajedničke teme koje razgovor mogu voditi naprijed. Može biti jednostavno reći: „Čuo sam da troje ljudi spominje izmjene proizvoda, kako bi to moglo izgledati?“ Ili „Ako učinimo korak natrag, jedina stvar na kojoj se zaglavimo je vremenski tijek.“ također može biti koristan način za sprečavanje ljudi da razgovaraju jedni o drugima i potaknuti ih da pronađu područja dogovora.
3. Postavljajte snažna pitanja
Jedna od uobičajenih kritika sastanaka je da previše govore i nemaju dovoljno slušanja. Kad su ljudi pretjerano usredotočeni na izvlačenje ideja, možete se razdvojiti tako da potaknete grupu da slušaju jedni druge. Ovo je uloga koja se rijetko igra, ali je potrebna i cijenjena - ona pokazuje povjerenje da bi sve napravili stanku i razmišljanje.
Jedan jednostavan način za to je postavljanje moćnih pitanja. To su pitanja "kako" i "što", a ne pitanja "zašto". Budući da ljude ne stavljaju u obrambeni stav ili ne istraju u činjenicama, potiču ljude da se otvore i razmišljaju ekspanzivno.
Na primjer, možete pitati:
- Koji je najvažniji aspekt ove odluke?
- Kako ćemo mjeriti uspjeh ovoga?
- U čemu se razlikuje ovaj prijedlog od onoga što smo isprobali prije?
- Koje su teme koje vidite u nastajanju?
4. Budite spremni (ali ostanite fleksibilni)
Ako se pripremate za sastanke, odmah ulazite sa pozicije snage. To bi moglo značiti čitanje dnevnog reda, unaprijed istraživanje ili prethodno stvaranje ideja.
Većina nas zna da ako želimo izgraditi vjerodostojnost, zajedničko stvaranje misli prije vremena pomoći će nam da se pokažemo s povjerenjem. No također moramo uzeti u obzir varijabilnost sastanaka. Za sve naše pripreme, vjerovatnije je da stvari neće ići baš onako kako smo planirali s toliko mnogo ljudi i čimbenika (ponestaje vremena, tehnologija ne radi, ključni igrači se ne prikazuju).
Dakle, oboje biste se trebali pripremiti za sastanak i pripremiti se da budete fleksibilni.
Na primjer, ako imate zakazano 15 minuta, pripremite potpunu i sažetu prezentaciju za slučaj da vam se vrijeme stisne. Ako istražite pozadinske teme, također istražite tangencijalne teme koje se mogu pojaviti. Ako se tema koju želite adresirati baci ispod stola, pitajte možete li odvojeno doprijeti do sudionika i razgovarati dalje.
Ako se pripremite, prikazujete svoje strateško razmišljanje, a fleksibilnost pokazuje da ste brzi na nogama - oba ključna svojstva velikog vođe.
5. Naglasite sljedeće korake
U mom trenerskom radu, daleko najveća zamjerka koju čujem na sastancima je da se od njih ništa ne događa. Svakako, svi znaju da bi trebali završiti s podjelom odgovornosti, ali malo ih se zapravo događa. Budući da želimo da vrijeme našeg sastanka bude korisno, korisno je kada netko preuzme inicijativu da zatraži sljedeće korake i zadatke prije nego što ga završi.
Ako vodite sastanak, to je jednostavno učiniti. Ako ste samo sudionik, može se osjećati teže.
Ne dopustite da vas to zaustavi. To pokazuje vodstvo da izjavi: „Nije mi jasno koji su sljedeći koraci za svakog od nas; Bilo bi korisno razjasniti prije nego što završimo. "Čak možete ponuditi i praćenje sljedećih koraka za grupu, ako je prikladno, što vam daje dodatnu priliku za sljedeći sastanak.
Iako se možda nećete veseliti nadolazećem sastanku, koristeći ih kao priliku da nađete više kao vođa, oni će se početi osjećati vrijednijima (i produktivnijima).
